【時間管理編】ねこっち流仕事術
みなさん！
こんにちは
Ful Forceのかねこです。
以前お声がありました、時間管理術についてお話しさせていただきます！
少し長くなってしまうかもしれませんが、最後までお付き合いいただけると幸いです。
①24時間を何に使っているか集計する
最初にみなさんに質問です。
みなさんは1日のスケジュールを細かく管理されていますか？
自分の1日を何で構成しているか、細かく把握してる方は少ないかも。
しかし、これを怠ると「きづいたら、、、」とか「知らぬうちに時間が、、、」といった現象が起こります。
私も、いつも時間が足りないと思い、夜遅くまでパソコンとにらめっこしていました。
しかし、細かく計測してみると「SNS見てる時間長くない？」とか、「トイレ休憩から、寝転んでないか！？」と気づくことができました。
「時間が足りない！」、「いつまでやっても終わらない！」と思っているひとはまずは1日の予定について計測してみてください。
横にタイマーをおいて、何をやるにもタイマーを起動してから始めるのがおすすめです。
②タスクに予定時間を設ける
次に、日々の仕事に対して優先順位をつけていますか？
言われた仕事を言われた順に対応している限り、自分のタスクは永久に終わらないです。
そのためにまず、仕事に優先順位をつけましょう。
優先順位は以下のように順番付けできると言われます。
優先順位の付け方仕事の優先順位
3,4
この中で優先的に取り組むと良いのは、1と2の重要度の高いタスクです！
しかし、実際は3や4に時間を割いている方が多く、1はこなせても2までたどり着けない方が多く見受けられます。
しかし、仕事のできるひとは、2のタスクを最重要視しています。
１は意識せずとも自ら行いますが、２は緊急でないため意識的に時間を取らないと後回しになりがちです。
そのために必要なこととして、事前の時間確保が大切です。
20-21時は２のタスクをやる！といったように、事前に時間を確保することでそれ以外のことに頭を取られないよう準備しておくと、後回しせずに進めることができます。
③タスクを抱え込まない
次に、タスクを自分の手元に置きすぎないようにしましょう。
これは、多くの人が陥りがちです。
特に、「仕事をたくさん持っている自分かっこいい！」などと
変な勘違いをしている方もいますね💦
タスクは言い換えると「爆弾」💣です。
例 ゲーム：マリオパーティの「ボムへいわたし」のように、タスクという爆弾をいかに自分の手元に置かないかが重要です。
タスクを抱え込みすぎると、次々に爆発し責任が募っていき
最後に待っているのは降格かクビでしょう、、、。
周りにタスクを抱え込みがちな人がいたら、そっと伝えてあげてください。
④やることをまとめる
優先順位を決め、タスクを投げることを覚えましたかね。
もうすぐ終盤！、
次は、「やることをまとめる」です。
たとえば、日常のメールやLINEについて、どんな内容でも即レスしていませんか？
一見いいことのように思えますが、やっていたタスクを中断したり、思考を遮られているため思わぬタイムロスの原因になったりします。
「さっきタスクは抱え込まないっていってたじゃん！」となりますよね。
大切なことは、「決まった時間に返信する人」と周りに認識させることです
「〇〇さんは、緊急な案件以外の連絡は13時ごろ返信が来るだろうな、、とか、緊急な要件は電話で確認しないといけない人だ」と認識してもらうことで、余分な連絡が来にくくなります。
しかし、来た連絡をただ無視してあとで返すのはあまり印象が良くないので、「〇〇時にまとめて返信させていただきます。急を要する案件でしたら電話にてご一報いただけると幸いです。」という内容だけでも返しておくのがおすすめです。
あとは、後ほどまとめて返信の時間を作ればいいだけです。
これにより、あなたの作業はより効率的にできるはず！
是非試してみてください。
⑤終わりを決める
最後にタスクをこなす上で「終わりの時間」を決めましょう。
これは、先延ばし病にかかった方にうってつけの方法です。
やり方はシンプルです。
事前に時間(16−17時とか)を決めておき、その時間になったらタスクを終える。
これだけ
どんなに中途半端でも、これから作り上げるぞ！というときでも終わりにします。
引き伸ばしたり、延長してはいけません❌
おそらくはじめのうちは、設定した時間を過ぎてしまうことが多いでしょう。
しかし、もし過ぎてしまっても、続けず、必ず後日改めて設定してください。
これを繰り返すと、自分の仕事感がわかってきます。
(どのタスクにどれくらいかかるか)。
これがわかると、スムーズにスケジュールを立てることができ、結果的に全体の作業効率を上げることができます！。
いかがでしたでしょうか？
日々タスクに追われる人、仕事が終わらず健康を損ねてしまう人
これらを駆使して日々の仕事にもう少しゆとりある生活を手に入れることができたら幸いです。
最後まで御覧いただきありがとうございます！！
次回もお楽しみに