連絡の催促を丁寧なビジネスメールをChatGPT（無料版）に依頼してみた話

進捗確認のメール作成にChatGPTを活用してみた！

仕事で進捗確認のメールを送らなければならない場面に直面すること、ありますよね。相手の状況を配慮しつつ、こちらの状況も丁寧に伝えたい…そんなとき、私はAIツール「ChatGPT」を活用してみました。今回は、相手とのやり取りを振り返りながら、ChatGPTがどのように役立ったかをまとめます。

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### **やり取りの経緯**

電子書籍の編集作業を依頼している相手とのメールのやり取りが以下のように進みました。

#### **16日 昼：相手からのメール**
> **件名:** 進捗状況のご報告  
> お世話になっております。  
> ご連絡が遅くなり申し訳ございません。第0章の内容、大変素敵で、つい読み込んでしまいました！現在、序盤の確認作業を進めておりますが、少しお時間をいただいております。進捗としては、今週中にレイアウト提案まで進めたいと思っています。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

#### **16日 夜：相手からの追加メール**
> **件名:** 作業の進め方について  
> 先ほどお伝えした通り、第0章の確認を行っています。こちらでのレイアウト案が完成次第、改めてご連絡いたします。お待たせしてしまい申し訳ありませんが、もう少しお時間をいただけますと幸いです。

#### **16日 夜（その1時間後）：こちらから送ったメール**
> **件名:** 確認と今後の進め方について  
> お世話になっております。早速のご連絡ありがとうございます。第0章の確認作業について承知しました。現在、進捗状況やスケジュール感について少しお伺いしたいのですが、以下の点について教えていただけますでしょうか？  
>
> - レイアウト案の完成時期の目安  
> - 編集に使用されているソフト（こちらで編集可能であれば補完作業も検討しています）  
> - 全体のスケジュールについて何か変更がある場合はご共有ください  
>
> お忙しい中恐れ入りますが、進捗状況を教えていただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

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### **20日 朝の状況：返信がなく困った状態**

16日夜にこちらから送ったメール以降、**20日朝8時現在**まで返信がありません。相手も忙しいことは理解していますが、こちらの作業に影響が出始めたため、進捗確認を改めて行う必要があると感じました。

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### **ChatGPTに相談してみた！**

「どうしたら相手の負担を減らしつつ、こちらの意図をしっかり伝えられるか？」という観点でChatGPTに相談しました。以下のような条件を提示しました：

1. 相手の状況に配慮しつつ、進捗確認を丁寧に行いたい  
2. こちら側で作業を補完する提案を盛り込みたい  
3. 明確な期限を伝えて、相手の返信を促したい  

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### **ChatGPTが提案したメール**

ChatGPTは、以下のような丁寧かつ具体的な進捗確認メールを提案してくれました。

**件名:** 【再確認】進捗状況と今後の作業について  

> お世話になっております。  
> ご多忙の中、お仕事を進めていただきありがとうございます。  
> 16日にご連絡いただいた内容、確認させていただきました。その後、進捗状況についてお伺いしたく再度ご連絡させていただきました。  
>
> 以下の点について、教えていただけますと幸いです：  
>
> 1. レイアウト案の進捗状況と完成時期の見通し  
> 2. 編集に使用されているソフト（こちらでも作業可能であればファイルの共有をお願いできればと思っています）  
> 3. 全体のスケジュールや作業方針の変更について  
>
> お忙しい中恐縮ではございますが、**21日まで**にご返信をいただけると幸いです。もちろん、状況に応じて柔軟に対応させていただきますので、遠慮なくご相談ください。  
>
> 引き続きよろしくお願いいたします。  

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### **メールを送ってみた感想**

ChatGPTの提案を参考に、自分の状況に合わせて少し修正を加えた形でメールを送信しました。このメールのポイントは以下の通りです：

1. **相手の負担を考慮した表現**  
  「ご多忙の中ありがとうございます」「柔軟に対応します」など、相手を気遣う言葉を挟むことで、こちらの意図がより伝わりやすくなります。

2. **具体的な質問項目**  
  進捗状況や使用ソフトについて具体的に尋ねることで、相手が回答しやすい形にしました。

3. **返信期限を明確に伝える**  
  21日までに返信をお願いする形にし、相手が期限を把握しやすいよう配慮しました。

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### **まとめ：AIの力で円滑なやり取りを！**

今回、ChatGPTを使ったことで、以下のメリットを感じました：

- **冷静な文面が作れる**  
  感情的にならず、相手に配慮したメールが作成できる。  

- **短時間で適切な対応ができる**  
  忙しい中でメール文を考える時間が短縮され、迅速な対応が可能に。  

- **交渉や確認がスムーズになる**  
  具体的な質問と期限を設けることで、相手も返事がしやすくなる。  

今後もこうした状況で、ChatGPTの力を借りて効率的なコミュニケーションを図りたいと思います！

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**おわりに**  
進捗確認のメール作成で悩んだ際には、ぜひChatGPTを活用してみてください！的確で丁寧なアプローチをサポートしてくれるので、仕事がスムーズに進むはずです。