簡単！よく使う数字をためておいて、集める時間を減らす。
こんにちは、公認会計士の福原俊です。
本日は、よく使う数字をデータベースに保存したら便利なことをまとめました。ここでいうデータベースとは、Excelをつかって、数字をまとめておくことを指しています。
資料を作成していてよく思うこと
数字を使って、Excelで資料を作っていると、こんなことを考えたりしませんか。
資料を作るとき、毎回同じような数字を使っている
他の人も同じようなデータを落として、使っている
作業のステップを確認してみる
数字をシステムから落としてくる。
生データを加工して、資料を作る。
そして、1か月後にまた同じデータを落としてくる。
同じデータを落とすのに、同じことをやっています。
これは作業の重複といいます。
同じデータであれば、毎回落としてくる必要はないのです。
一度落としたら、その数字を使えるなら、とっておきましょう。
数字をダウンロードするにも時間がかかりますので。
どんな数字を取っておくといいの
よく使う数字からとっておくことから、まずは初めて見るといいです。
あなたがよく使っているものを取り出しやすくしておくだけでも、
便利です。
まずは、あなたが使っている数字はどんなものがあるかなと
見回してください。結構、たくさんありますよ、埋蔵金が。
数字を取っておくには、どんな形がいいのか
データを落としたら、そのままのデータを置いておけばいいのですか？
作業の効率性を考えると、そのまま置いておかないでください。
そのままだと、データをあけて、必要なところを見に行く必要があります。なので、よく使う数字だけを選んで、データベースに入れてください。
データベースにして収納しておくと便利
落としたデータをExcelにデータベースとして集めておくと、
必要なデータだけがパッとみてわかりやすくなります。
パット見てわかりやすくしておくと、取り出しやすくなります。
では、どんな形式がいいでしょうか？
これは落としてきたデータの形式を参考にするといいです。
なぜか？
よく使うデータをためるには、貼り付ける作業があります。
これをするには、元データの形式と、貼り付け先の形式が
同じだと、貼り付けやすいです。
大事なのは、いかに考えずに、その作業をできるかです。
他の人も使うなら、わかりやすい場所においておく
よく使うデータは、同じ部署のほかの人も使っているケースがよくあります。同じようにデータを毎度落とす時間や加工する時間を減ります。
同じような作業をしている人の時間まで、ぐっと減らすことができる。
まとめ
本日は、よく使う数字をデータベースにまとめることを、まとめました。
いかがだったでしょうか。
あなたも毎回この数字を使っているな、ほかにもこの数字を使っている人がいるなと感じましたら、データベースを作ってみてください。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。
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税務研究会でExcel活用について書いていますので、ぜひよろしかったらご活用ください。
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