Salesforceを活用した請求書発行のBefore/ Afterの話。LayerXの場合
この記事は、6月から始まっている #LXベッテク月間 41日目の記事です。 前日の記事は山道さん（@talos_ayumichi）の「進捗を落とさないための入社OpsをNotionでシュッと構築したハナシ」でした。
こんにちは！LayerXでSalesforceを担当している、福太郎です。
先日、SalesZine Day 2022 Summerに「バクラク」営業管理の裏側〜毎月の目標を達成する秘訣〜と言うタイトルで登壇してきました。
後日、主催の株式会社翔泳社さんの方からレポートが出るということですので、詳細はそちらに譲ることとしまして、講演の中であった、請求書発行業務のBefore/Afterについてお話をしていきます。
かつての請求書発行フロー。
ではまず、昔の請求書発行フローを見てもらいましょう。なんだか嫌な予感がしますね。
ざっくりまとめると、以下のようなプロセスです。
契約が成立
売上（12個）をスプレッドシートに記載
スプレッドシートをピボットテーブルなどで別シートに加工
データを請求書作成システムにインポート
請求書を契約書と突合して内容確認
バクラク申請で申請・承認
ダウンロードして各営業担当に割り振り
各営業担当がGmailで送信
なかなか大変ですね。特に、最後の人力の送信のところが非常に大変です。
たとえば、50件の請求書を、10人で一人5件ずつ送るようなイメージになります。
この業務プロセスには、次のような弱点がありました。
売上の記載のところでミスりやすい
契約書と突合するのが大変
ダウンロードして割り振るのが大変
個別に送るのが大変。送り忘れちゃってないかの確認も大変
ccに社内のメアドを入れて送信して、送り忘れがないかチェックしていました。
現在の請求書発行フロー。
そんな請求書発行フローですが、このような感じに変貌を遂げております。
Salesforceの受注商談データをAPIで他のシステムに同期
一括で請求書を作成
システム内で承認
一括で送付
大変シンプルになりました。良くなったポイントとしては
受注データと請求データの不整合が発生しない
csv加工が発生しないので安全
一括で送付できるので楽ちん
請求についてのお問い合わせも集約できるので効率的
というところですね。
これにて、請求書発行業務にかかる時間・確認コストが大幅に削減されまして、めでたし・めでたしというわけでございます。
今後の予定
とまあ請求書の送付のところは効率化されたわけですが、まだまだ業務効率化の余地はありまくりです。
そもそも、サービス開始から2年弱で、類型2000社以上に導入されておるわけでして、足下もとんでもないスピードでお客様が増えておるわけでございまして、このあたりのオペレーションの効率化は至上命題なわけです。
今の所、以下が予定されております。
見積書作成の効率化（8月リリース）
契約プロセスの効率化（8月リリース）
バクラクサービスとSalesforceとのインテグレーション（ver1が8月リリース。長期のPJ）
Salesforceでの契約管理機能の強化（8月末〜9月リリースを目標に頑張る）
入金確認の効率化（9月以降・・・着手）
複数の支払い方法・複雑な支払・複数の料金体系への対応（時期未定）
どれもワクワクしますよね？
※ワクワクしてしまった方は、才能があります。ぜひLayerXに入社してください。
助けてほしいこと／当社の状況を冷静に
ここまでのところ、オペレーションの効率化はすごい順調に見えるじゃないですか。裏側では、結構苦労していたりするんです。
※請求書発行の効率化も、なんやかんや半年くらいかかっちゃってます。
※見積、契約も来月リリースですが、これも3か月くらいかかってようやく一息というところです。
現在、やらなあかんなぁと思っているポイントはこのあたりにあります。
もし知見がある方がいらっしゃったら、めちゃくちゃ活躍できるので、ぜひ入社を検討してください！
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