Wordの差し込み印刷で宛名ラベル作成

エクセルで名簿のデータをもとに、Wordで差し込み印刷をする方法の解説です。
結構利用している方は多いのではと思います。

差し込み印刷の代表格は年賀状アプリですね。
年賀状の表面（おもて面）ですが、主に使うデータは郵便番号、住所、名前とかでしょう。

ワードの差し込み印刷も同様で、エクセルのデータがきちん出来ていれば、半分終わったようなものですね。

ポイントはエクセル作成する場合、不要な行や列を入れておかないこと、
データベースのシートをコピーして必要な列だけを取り出した宛名印刷専用のシートにしたほうが、より間違えなくできると思います。
出来るならシートも一つだけのほうがいいかもですね、
別ファイルで・・・・

でも以上のことは絶対ではありません。反って混乱する場合もあるので、自状況にあわせてやってください。

実際のワードの方の作業に入りましょう！

新規作成から差し込み印刷のタブ、
その中の「差し込み印刷の開始」の「ラベル」を選択します。

差し込み印刷のタブをひらくと左から４番目にラベルという文字がありますからそちらを選択したくなりますが、
こちらは名刺とか、同じ内容の文字を入れる場合ですね、
差し込みをしない場合です。名刺とかなどですね。

話をもどって、さきほど案内したように・・
「差し込み印刷の開始」のいろいろある中の「ラベル」を選びます

そうするとラベルオプションという設定画面になり、
印刷する用紙の指定画面になります。
購入してあるラベル用紙を指定します。

次は、「宛先を選択」で差し込みに使うデータの指定になります。
ここではさきほど準備していたエクセルの名簿になります。

さて、宛名のデータのファイル・シートを指定すると、

こんどはワードの宛名ラベルのどのへんに、
それぞれのデータを差し込むかということになります。

それは「差し込みフィールドの挿入」というボタンから指定します・
そのボタンをクリックすると、エクセルのデータの項目名が表示されます。

この項目をクリックすると、ワードであらかじめカーソルを置いておいたところにその項目が入ることになります。

郵便番号、住所、名前ですね。
だいたいは年賀状と同じようなデータなると思います

この段階ではワードのラベルには項目名だけが表示され、どのように名前等が挿入されるのか見えません。
その場合には「結果のプレビュー」というボタンをクリックすれば実際のデータが見えるようになります。

しかもこの段階で、設定しているのは左側の一番上のラベルだけ。

指定・設定した一番左上のラベルのように、すべての枠にデータを入れるのは「複数ラベルに反映」というボタンを押します。
すると全てのデータが差し込まれることになります。

「結果のプレビュー」と「複数ラベルに反映」に順番はありません、。
その時の過程で使っていただいてオッケーです。

それから名簿にある全員の方を印刷する必要はないかもしれません。
この場合、エクセルのデータのレコードを削除したりする必要なありません。というか、してはいけません。

ワードの方で、出す、出さない人を設定することができます、
それは「アドレス帳の編集」というボタンがあるので、そちらのからチェックを外すだけで印刷しないようになります。（動画参照）

以上でオッケーです。
あとは印刷するだけですが、
ファイルから印刷では、現在見ている１ページだけしか印刷されません。

一番の右側にある「完了と差し込み」というとことからやりましょう。

これで、必要な全部のデータが印刷できるようになります。

始めての方には難しく感じるかもしれませんが、
回数を重ねるとそれほどでもないことはわかると思います。

ここでは今回は名簿からの差し込み印刷ですが、
考えるといろいろと活用方法があるように思います。

いちど経験してみてください。