叩いて強くなる書類。

こんにちはfreee Advisor Day2023（以降fAD）プロデューサーのREISHOです。前回、「世の中、行動（code）がすべて!?。」というお話をしました。その続きです。

マニュアルを作っています。いえ、車の運転の話ではありません。いや、BMXの技の練習ではありません。イベントの運用書です。運営マニュアルといえば、イベントのバイブル、コーラン、六法全書とでも申しましょうか。これさえ押さえておけばイベントの全てがわかるまさに解体新書的なものなのです。それだけに、作成がめちゃくちゃ大変です。今で大体50ページくらいあります。「え？それだけ？」と言われるイベントの手練れの方もいらっしゃるかもしれませんが、結構大変なんです。。。

運用フローひとつとっても、場合分けすべてを押さえて考えないとならないのです。例えば、「受付」のフローの章があったとします。通常のお客様が来る場合は、受付リスト（これも紙？電子？というのがありますよね）と「お名刺を一枚」頂戴して照合（名刺忘れたらどうする！？ほかに名前が確認できるもの？）するか、もしくは「申し込み完了メール」を見せてもらうか（あ！でも受付でスマホですぐに「申し込み完了メール」を見つけられる人の方が少ない？スマホが得意でお客様の方が多そう？）、イレギュラー対応のエスカレーションは誰にする？その人はその場所にベタ付き？、もらった名刺は「別途打ち込み」をする（するならいつ？リアルタイムでする必要ある？誰が来ているか共有するのが早いと「営業担当」がアプローチしやすい？）、いやそもそも、個人情報の取り扱いのパーミッションがあるから、「未登録の方は、ご面倒をかけますが、来場登録サイトから登録」してもらった方がいい？などなど…分岐して派生して、いろいろな場合分けの行動に回答が必要になってきます。でもこれをしっかりやっておかないと、現場で困るし慌ててしまい、なによりお客様にご迷惑をかけてしまうのでふんばりどころと思います。

こういう資料の詰めの場合は、多面的な見方でのディスカッションが大事で、関係者一同に会しての読み合わせをしたりします。それぞれの立場（役割）の視点からマニュアルの是非が見えるので良いのですが、時間はかかります。後はパートナー会社がいる場合、役割分担をしっかり決めておかないと後で「この作業はしてくれないの？」「いや、それはうちの業務範囲ではないです」「これは決めてなかったですね」「やりたいのですが、、、人員が足りません」なんてことも起きかねないです。どれだけ想定して、シミュレーションできるかがカギですが、ここでは今までの修羅場の経験が勘所として活きてきます。リスクと場合分けを考えすぎてもいけないのですが、押さえるところは押さえる。一ページ一ページ生み出すコストはなかなかに重いです。

さあ、ご来場者の満足のために一枚一枚、打つべし、打つべし！

To be continued…
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