課題探求ジャーニー”効率化を目指して”
こんにちは！こんばんは！
プロのダイエッターで今はデジタルのアマチュア選手、おみえです。
私は地方のスーパーでテナント管理業務をしています。
今回の記事ではテナント管理部門における日常業務とそこで直面する課題、及びそれらに対する具体的な解決策について掘り下げます。
テナント管理部門の日常
契約から修繕まで、全てを一手に
私たちの部署は、テナントに関連するさまざまな業務を一手に担っています。イメージしやすいのは、「マンションの管理会社」のような存在でしょうか。具体的には、契約の締結から修繕、テナントからの各種対応、そして日々の運営・管理業務に至るまで、幅広い業務を行っており、私は主に管理業務を担当しており、社内部署間の調整役として日々業務を行っています。
前回の記事で私が働く部署の仲間たちをご紹介しました。
チームや登場人物について触れていますのでご覧いただければ幸いです。
課題探求ジャーニー
チームメンバー
今回、課題探求を旅するチームメンバーは以下の３４人です。
現状の課題
①書類問題の自動化
課題：書類作成の多さ
１件の契約を処理する際、契約書や付随する書類、決裁、押印申請、送付状など、約10個の異なる書類を個別に作成する必要があります。
・マネージャー：１件の契約に時間がかかるし同時にいろいろやらないといけないから、次に作らなきゃいけない書類がわからなくなる。
・私の相談役同僚：外出が多いから、事務作業をする日を決めて集中して取り組まないとなかなか進まない。
・フレッシュ新人：紙の量が多すぎます。書類郵送の準備も地味に時間がかかり、手間です。
解決案：書類の自動化
既存の「決裁起案ツール」に契約書類を連携させることは技術的に可能ですが、契約書はWord、押印申請はExcelなど、異なるファイル形式が問題です。以前、Excelで契約書を作成し、連携させるツールを別の方が作成しましたが、手入力の方が速いとお蔵入りになりました。マネージャーからは人間が作ると間違いがあるから入力する手間すら省ける自動作成がいいよねとの意見でした。確かに既存の契約台帳等のデータをいかした自動作成がいいかもしれません。
②問い合わせ自動返信
課題：問い合わせ対応
新規で出店を考えている企業や個人から多くの問い合わせが寄せられます。現在はホームページでテナント募集を掲載しており、問い合わせフォームからメールがきますが、一旦マネージャーに届き、その後、担当者が対応します。
・私の相談役同僚：都度電話やメールで対応するが結構時間がかかる。自動返送機能とかあればいいのに、チャットボットみたいなのとか。
・フレッシュ新人：どう対応していいのかまだわからない、定型文とかあったらいいのに。
解決策：自動返送、チャットボット
お問合せへの自動返信は、一定の効果があるかもしれませんが、詳細な内容に対する自動返信は難しいです。チャットボット機能を導入すれば、問合せ者は手軽に情報を確認でき、さらには担当の対応時間の削減にもつながります。これならば、異動してきたばかりの新人でも対応可能です。
③報告業務の自動化
課題：資料作成が多い
①の書類作成が多い問題に通じるものがありますが、社内全体会議資料の作成、他部署への連絡、新規出店報告等。会議用の資料作成も現在の業務負担となっています。
・マネージャー：実績数値の報告資料とか複雑すぎる。Excelが得意じゃないと作れない、自分にはハードルが高い。
・私の相談役同僚：同じスケジュールの報告なのに部署内用と社内用とフォーマットが違うから２つやらないといけない。無駄が多い。
・私：とにかく他部署に報告するだけでもメール入力したりPDF化したり時間がかかる。
解決案：テンプレートの標準化と自動化
報告書類についてはテンプレートがありますが、個々の作成によってレイアウトが崩れたりする場合もあります。契約書類同様に、書類作成には自動化が必要だと思います。私自身も報告用に管理するデータが多いので、Excel機能を駆使していますが、それでもまだ手作業が多いです。自身の自動化については下記のようなプロトアウトを作成し実験を試みています。メールの自動送信なども有効かと思います。
フィードバック検証
チームメンバーと課題について話してきましたが、業務でいろいろツールを作成もしてきました。私がいろいろ作成しだしたきっかけは、メンバーからの「めんどくさい」という言葉でした。メンバーにとって説明も少なく直感的に便利なものをと思って作ったツールをいくつかご紹介します！
・商談記録（AppSheet）
今までExcelで作成した商談記録をメールに添付して報告だったものを、WEBからフォーム入力に変更しました。
・契約進捗確認（AppSheet）
Excelでの管理だった各担当の進捗状況をアプリ化しました。
・Googleカレンダー自動入力ツール（スプレッドシート＋GAS）
⇒ スプレッドシートに入力したスケジュールを自動でGoogleカレンダーに登録できるようにしました。直接Googleカレンダーに登録した方が早いと使用している人は一部に…。
・決裁起案ツール（Excel）
⇒ 入力シートに契約条件を入力したら初回に取引先に渡す「条件表」と「決裁本文」を同時自動作成できるようにしました。
【 実際使ってみた感想 】
・マネージャー：今までうちの部署は共有や可視化ができてなかったからわかりやすくなったよね
・私の相談役同僚：決裁起案ツールは便利！便利なものでもやっぱり使わない人いるよね。今までやってた方法を変えるって結構ハードル高いから
私が作成したツールは、一方的に「これは便利だ！」と思い込んで作成し、押し付けてしまっていないか心配していましたが、幸いにも反応は悪くなかったので、ひとまず安心しました。今後もチームメンバーに相談しながら使ってもらってフィードバックしてもらえるようにしていこうと思います。
まとめ
チームメンバーと話し合った課題については、私も以前から感じていたものが多いです。確かに有料サービスを利用すれば多くの問題が解決できます。実際に、いくつかのサービスの見積もりを取得し、検討も進めていました。しかし、デジタル技術の学習を始めた今、自分自身で解決できる方法もあるのではないかと考えています。
自動化は業務改善に大きな効果をもたらすものの、使い勝手が良くなければ広く受け入れられません。すべてを自動化するのではなく、人の手を必要とする作業と自動化する作業を見極め、どの業務の時間を削減するかを慎重に検討していきたいと思います。
