人生の扉#05　困難とチャレンジーオフィススタンダード策定ー

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【連載「人生の扉」について】
FOSC代表理事の小山さんに、どのような会社人生を歩んできたか、そしてそれを支えてきたものは何かを「人生の扉」というシリーズで語っていただきました。
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それはオフィス管理課係長時代の出来事でした。総務部長から部長室に呼ばれ「スペースに関して、適切に利用するルールがない。小山君、案を作りまとめてくれないか」と相談されました。高度成長期に入りソニーは月単位で事業部が増え、それに伴い社員も増加していったのです。

オフィスのスペースは早いもの勝ち、力の強いもの勝ちでは、ソニーの将来を担うビジネスインキュベーションに対して禍根を残すことになってしまいます。そこで検討されたのがオフィススペースを適切に利用できるようにするオフィススタンダードの策定です。

成長期を迎えたSONYの総務戦略。そして新しい物が好きな私に白羽の矢が立ちました。

スペースの利用について策定したのは、以下の理念・コンセプト・ガイドラインです。

▷オフィススタンダードの理念
社員の生活の場としてのオフィス、創造性を発揮できるオフィスであり、その根幹にあるのはソニーの会社設立趣意書に謳われている「自由闊達にして愉快なる理想工場の建設」そのもので社員が活き活き働けることを目指しています。

▷コンセプト
①スペースの有効活用と適正化
②業務形態に応じたスペース配分
③機能的で使いやすい家具の選定
④快適なオフィス環境作り（狭い、汚い、暗い→安全、安心、快適）

▷ガイドラインの３本柱
①スペース基準（役員、マネジャー、事務系、技術系）
②標準オフィス家具（デスク、チェアー、収納キャビネット）
③オフィス環境指針（建築内装、空調、照明、騒音、安全防災、トイレ等パブリックスペース）

オフィススタンダード構築と同時に、オフィス担当４名が現状のレイアウト状況を現地踏査し、そのデータをCADにインプットしていきました。

技術系で利用されていたロッキード社のCADAMを使っての作業で、レイアウトシミュレーションまでスピード感をもって行うことができるようになり、課員９名のうち５名の社員がトレーニングをしてCADを扱えるようになったのです。１９８９年のことです。

一方、ガイドラインができても従ってもらえない事例もありました。工場への転出で事業部に空きスペースができても本社総務（オフィス管理課）へ返却しない事業部の総務部長も・・・。

結局、私から「協力してもらえないならあなたの部門のスペースはすべて差し上げる。その代わり今後一切会社はサポートしない。それでも良ければお好きにどうぞ！」と伝えることにしました。

事業部の総務部長は「いや、そんなつもりはではないのでガイドラインに従います。今後ともサポートをお願いします。」と手のひらを返してきました。

また、ガイドラインでは本部長は個室を持てることになっていましたが、組織のリストラで複数の本部長が副本部長になることが決まった際、個室明け渡しの説得はオフィス管理の担当で、理解を得るためには相当の苦労がありました。説明の仕方が生意気だとかで上司にクレームが入ったりもしました。

上司は「小山の言い方に問題があったかもしれない。しかし彼の言っていることは間違っていないので、そこは分かってあげてほしい」と相手に伝えてくれました。その電話やり取りの話を聞いたときに大いに反省したものです。

個室を撤去するにもお金がかかります。四面囲われた部屋の扉側の一面の壁のみを撤去し、個室をオープンスタイルにして万事丸く収めたケースもありました。

どんな時でも知恵と勇気と工夫が必要だと思った次第です。

続く

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