社内業務マニュアル作成について

概要

今回は、社内業務マニュアルを作成するあたっての心構えや、細かい心構えについて書きます。

ここでいう社内業務マニュアルの定義について

社内業務マニュアルとは、会社の業務で使用する事項や、各種ツール(M365など)の使い方などを記載したマニュアルのことを指す。
社内業務マニュアルというのも文面が長いので、以下単純にマニュアルと書きます。

なぜマニュアルを作成するのか

間違えてはいけないのは"最終的には自分のため"である。
もう一度言う。マニュアルを作成するのは自分のためだ。
例えば、他人に見てもらいたい、社内全体の業務改善という側面からマニュアルを作成して、社内みんなに配布するとしてみましょう。
なるほど、1部の方は、あなたのマニュアルを読んでくれるかもしれない。
では、意地が悪いかもしれませんが、読んだという方へ、10日後にそのマニュアルについて質問をしてみましょう。
……結果はお分かりですね。

では逆に、10日後にあなたが書いたマニュアルに沿ってあなたが業務をするとしたら？
マニュアルを作る前と後とで、あなたの作業の動きはどうなりますか？

Noteで言うのもなんですが、
自分の書いた文章で他人の人生を変えられるだなんておこがましいものです。

マニュアル作成は、自分のため。その横展開で他人を救えたら最良。

そのぐらいの気持ちでやると、結構長続きします。

具体的なマニュアル作成の心構え

以下マークダウン形式で書きました。基本的に大体一読したら分かるような内容なので、注釈が必要なところだけ書きます

マニュアルは質より量
　→フォーマットを限定する(Word) 今回解説①
　　　ⅰ.事前にマニュアル用フォーマットを作成しておく
　　　　　→最初に「日付」「文責」「件名」「概要」を入れる
　　　　　→ページ数記載。1ファイル当たり最大6ページを心がける
　　　ⅱ.使う図は限定し、これもの以上は使わない
　　　　　→赤カッコ、赤矢印、オレンジ吹き出し(今回解説) ②
　　　　　→協調は太字か赤字のみ。文字の大きさは統一(10.5か12)
　　　ⅲ.スクショを多用
　　　　　→クリップボード(Windows＋V)に貯めておいてから作業開始　　　　　　　　　
                  →後々ややこしい個人情報は上から塗りつぶして再スクショ
　　　ⅳ.ChatGPTの活用
　　　　　→現行の方法よりより良い方法がないか事前に確認
　　　　　→社外に出してよさそうな情報は、WordごとChatGPTに上げて誤脱字修正
　　　ⅴ.保存場所の統一(OneDrive or SharePoint)
           ⅵ.自分のマニュアルを読んでくれるファンを作る
　　　　　→感想は決して求めない。読んでくれたらいいなあレベルで良い。

ⅰ.フォーマットを限定する(Word) 今回解説①

基本的に以下のフォーマットを使っています。

動画編集マニュアルフォーマット

　このような感じで、題名、日付、文責、概要を書いていきます。
　この中で最も重要で力を入れるべきなのは"題名"と"概要"です。
　概要を最初に書くことで、"自分は何のために書いているのか"がわかってきます。

赤カッコ、赤矢印、オレンジ吹き出し②

基本的に以下のものだけ使用します。
・矢印は遷移
・赤カッコはボタンの入力や注目
・吹き出しは解説
のために使用します。
その他、協調は太字や赤字だけと限定しておきます。

いかがでしたでしょうか？
少し観念的な話が長かったですが、マニュアル作成はどうしても観念的なところが出てしまうので退屈だったかもしれませんね。
本当に数より量で、毎日マニュアルを少しずつ作っていくと、どんどん作業効率が上がってきます。
いそがばまわれ。
ぜひマニュアルライフを！