【FaMil通信#74】自社ビル管理業務の悩みや疑問をシェア！担当者座談会（後編）
こんにちは！株式会社FaMilです。
前編に続き、自社ビルに拠点を持ち、管理業務を担っている担当者のみなさんによる座談会をお届けします。後編は、今回の会場をご提供いただいたココネ株式会社のオフィス見学から始まります。
（前編はコチラ↓）
ココネさんのオフィスを見学！
FaMil 対談の合間に、ココネ株式会社さんのオフィスを見学させていただきました。
Oさん 自社ビルならではの活用をされていると思いましたね。同じ自社ビルでもこんなに違うのかと(笑)。大きな建物っていいですね。
FaMil 自社に取り入れられそうなエッセンスはありましたか？
Oさん ジムを置いてみたい！ けど、今の建物じゃ無理か。
髙木さん 私はデザインに統一感があったのが印象的でした。デザインは同じ方が担当されているのでしょうか？
筒井さん 移転以降は、既存のものに合わせてデザインをしてもらっています。
FaMil その他、特徴的な設備と言えばどこでしょうか？
筒井さん 以前セントラルキッチンがあった場所を活用して厨房スペースを設けています。ココネでは昔から、直接雇用のシェフがメンバーの健康のためにランチを作って提供する 文化があります。以前いた賃貸のオフィスでは、同じビルに厨房をつくることができなかったため、別の建物に設置した厨房から料理を運んでくる形を取っていました。この建物で初めて、オフィスと厨房が同じ建物になり、温かいメニューを提供してくれています。
また、この建物に移転した2020年4月は新型コロナウイルスの第一波の渦中ということもあり、働き方も変わる中での設計・移転でした。そのため、ジムについてはどのようにスペースをとるか決め切れないまま移転を始めざるを得ませんでしたが、その後リモート勤務が根付く中で改めて座席を効率化し、生まれたスペースにジムを設けることができました。
設備関係で今、改善を進めようとしているのが、照明についてです。今は温白色照明にしていますが、PCのモニター色に干渉するという課題もあり、中長期的に改善策を練っているところです。
髙木さん 弊社は現場から反対が出て、場所によっては照明は真っ白な蛍光色に戻しました。BGMも試したのですが、誰も喜んでくれませんでした（笑）。ダウンライトの器具交換で調整することもあります。そんなこともあって結局面倒なので、自分で電気工事士の資格を取りました。
全員 えっ！
筒井さん モニターにカバーをつけたこともありますが…照明はすごく難しいですね。LEDの寿命を計算して次の修繕計画を作っていて、調光調色ができるようにというのも検討しています。
髙木さん 弊社は調光調色をつけた部屋もあるけど、結局ほぼ固定になっています。
筒井さん そうですか。やっぱり難しいですね…。
出社状況による変化は？
筒井さん みなさん、出社状況って今いかがですか？ 弊社はコロナ禍でオフィスを移転して、リモートが根付いたのですが、今は週2回までリモート勤務可となっています。約500人のうち、常時出社しているのは300人くらいです。
髙木さん 弊社の場合、2021年は約4割、今はおおむね戻ってきて6割ほどの出社率です。部署によって濃淡がついていますね。不公平感が出ないといいな、とは思っているのですが。
Oさん 弊社はもともと出社派が多く、コロナ禍でも7割、今は100％に近い出社率です。フリーアドレス制にしていたのですが、だんだんと固定席化してきて、席が足りなくなってきている状況です。
特に、店舗の場合は対面での対応が基本なので、顔を合わせて伝える、書類を渡す、印鑑をもらいに行くという習慣が抜けないんです。電子化も、なかなか進まないですね。部署ごとに電子化が進み、フォーマットが整っていなかったり、個別にアプリを使っていたり、ツールの課題もあります。
髙木さん 弊社はバックオフィスの約半分がフリーアドレス、撮影で動く制作部は固定席です。
筒井さん 弊社もフリーアドレスを導入していますが、そろそろキャパの問題が出てきました。
Ｏさん 効率を考えるとフリーアドレスがベターですが、居場所としての固定席の役割ってありますよね。
働きやすい仕組みづくり
FaMil 「ファミリーデー」の取り組みについても教えてください。
筒井さん ココネメンバーの家族や友人を呼んで、ヨーヨー吊りなど縁日的な催しを実施したり、ドローンを体験してもらったり。デザイナーが企画したプラバンづくりもやりました。協賛形式にして、商品券を発行して地域に還元したこともあります 。
FaMil 地域に密着したすばらしい取り組みですよね。
髙木さん 子育て中の方に、勤務日数×1時間の有給が付与される仕組みもすごいなと思いました。
筒井さん 「小4の壁」問題で、学童を利用できなくなるタイミングで困る社員が多く、昔からココネにある仕組み です 。
FaMil ココネさんのオフィスはもちろん、人事制度など仕組みづくりがすごいですよね。自社に持ち帰りたいのですが、いったいどこから手をつけていいんだろう（笑）。
筒井さん その他、移転でオフィスの場所が変わったことから、アクセスしやすいように三軒茶屋駅からシャトルバスを運行する案も出ていました。引っ越し補助の制度もできましたね。オフィス内はほぼ固定席になり、利用率は現在ほぼ100％です。今後、採用が進んだときには他拠点も使ったオフィスプランの検討が必要になると思っています。
対談を終えて
白井さん 最初は、会社それぞれで管理状況や課題が全然違うのではと思っていたのですが、思ったよりもたくさん共通点があったことに驚き、そしてみなさんの工夫を感じました。自社ビルのメリットを再認識し、また、近隣関係を含めて会社は成り立っていることも改めて実感しましたね。対談前とは自分の意識が変わり、大切な時間になったと思います。
Oさん ココネさんのオフィスにはすっかり圧倒されましたね。「次どうする？」を考える姿勢には感銘を受けました。私自身は、つい目の前の出来事への対処に追われてしまい、10年先、20年先のビジョンを考えることがなかったからです。コンサル会社さんに入ってもらうなど、今後はもっと未来のことを考えていきたいと思いました。
髙木さん 本当に参考になる点がたくさんで、「同じ悩みがあるんだ」という安心感にもつながりました。驚いた部分とほっとした部分が盛りだくさんでした。
筒井さん みなさんのお話を聞いて、今後はトラブルがあっても前向きに取り組めそうだと思えました（笑）。目の前のことがつい最優先になりがちですが、まずは1～2年先の近い将来から「あるべき姿」を描いていきたいと感じました。
FaMil 普段は賃貸ビルのお客様が多いので、自社ビルは自由度が違うと思いました。考えを実現できるすばらしい環境があるので、みなさんのこれからのオフィスづくりが楽しみだなと思いました。もっと自社ビル管理についても勉強していきたいと思います。
オフィス見学では目からウロコの気づきもたくさん！ 中長期スパンでの改修計画や周辺との関係づくりはそれぞれ大変ですが、本来的にやはり必要なものだと再認識できました。
こうした情報交換の場が増えればオフィスもバージョンアップしていきそうですよね。今後もまたぜひ機会を設けたいと思います。
オフィス見学にご協力いただいたココネ株式会社の皆様、そしてご参加いただいた皆様、ありがとうございました！
前編はコチラ↓