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妻の会社が、業務効率化の宝庫だった。（訳：業務内容聞いて、発狂した。）

ふじわらこうすけ

こんにちは。ふじわらです。

普段、IT・WEB系の会社で働いています。
そんな会社でも、業務効率化できそうなことはたくさんあるのですが、基本的には個々人が工夫しているので「めっちゃ無駄！」みたいなことはあまりないです。

話は変わって。
最近、妻が働き始めた会社の話を聞くのですが
それがもう、すごいんです。
すごいんです。（２回目）

業務効率化の宝庫。
聞けば聞くほど、効率化するところしかない。

よし！んー！解決してみよう！

※私はエンジニアではないので、言葉の使い方が間違っていることや「もっとこうした方が良いのでは！」のようなことがあると思います。
その際は、コメントで指摘いただけると嬉しいです！（成長します）

謎の作業〜これは何に使われているのか〜

まず、ざっくり聞いたのはこんな感じ。

  1. 講師の人に、紙へ講義スケジュールを書いてもらう

  2. 受け取ったスケジュールをエクセルに打ち込む

  3. 講義を行う場所ごと、日付ごとに、貸出申請書を１枚ずつ書く（発狂）
    ※体育館や、会議室など、運営母体が違う。

まず、2のタイミングでエクセルに打ち込まれたデータが何に使われているかが分からないところからのスタートなのですが…

そんなことよりも、３番の作業が恐ろしかった。

こんな目にもなっちゃうよ。

軽く数百枚はあるんですよね。
これを手書き…？だめだよ。腱鞘炎になっちゃう。（手書きだろうが、PC入力だろうが）

今日は、この部分を自動化しちゃおうと思います。

今日使ったもの

  • make：ツール同士の連携を行います

  • webflow：フォームを作成（GoogleフォームなどでもOK）

  • Google Sheets：フォームに入力された内容を格納

  • GoogleDocument：申請書類のテンプレートを作成

完成物のイメージ

フォームで入力された内容を元に、申請書書類が完成！
あとは、それを印刷（orメールで送付）できればOK

講師の方が入力したら、スプレッドシートに書き込まれる。

まず、講師の方から紙ベースでスケジュールを入力してもらうのをやめたい。

そして、エクセルへ手動入力していたものを、全て廃止。
全て自動でスプレッドシートへ格納されるようにします。

１.フォームに入力されたデータを受け取る

こんな感じのフォームを用意してみました。
講師の方には、このフォームを使ってスケジュールを入力してもらいます。

ちょっと長いから、本当は2ステップとかに分けたいところ。

上記フォームの「クラスを登録する」をクリックすると、Webhooksでデータが受け取れるようにしました。

実際にデータを受け取ると、下記のようになります。

2.受け取ったデータを、GoogleSheetへ書き込む

1で取得したデータを、GoogleSheetへ書き込んでいきます。
あらかじめ、Google Sheetへ項目を記載しておき、項目名に合わせてデータが格納されるように設定。

実行すると、無事に書き込まれました。

カラムが多いので、画像小さくてごめんなさい。

さて、いよいよ次からが本題です。

場所の貸出申請書を作成する

3&4&5.申請書に必要な情報だけを取得し、配列化

先ほど取得したデータは、あくまで「新しいクラスを始めるため」のデータになるので、「貸出申請書」用にデータをまとめていきます。
まずは、必要なデータを整理します。

今回用意したテンプレートはこんな感じです。

  • 申請年月日

  • 借りる場所

  • 貸出希望日

  • 使用目的

  • 利用時間

この5つが分かればOKです。
この中で、提出する紙ごとに異なるのは「貸出希望日」のみだったので、貸出希望日を配列化します。

これで、OKです。
何をやっているかよく分からない！という方は、下記画像の比較をご覧ください。

こちらが、最初に格納した形です。

こちらが、先ほど日付を配列化した後に、スプレッドシートに書き込んだ形です。

要は、前者は「クラスごとのデータ」です。
プログラミング教室や、体操教室など、クラス単位で1行ごと書き込まれます。

後者は、利用日時ごとのデータです。
このあと作成する「申請書を作成するため」には、日付ごとにデータを分ける必要があるため、この作業をしています。

６番のモジュールは、このシートをお見せするためのものなので、なくてもOKです。

７.ワードのテンプレートに、取得したデータを流し込む

いよいよメインディッシュです。

まず、Google Documentで書類のテンプレートを用意しておきます。
Word形式であれば、アップロードして利用可能です。

内容が変動するものに関して{{}}で括って記載をしておきます。

今回は、下記6つを用意しました。
{{場所}}
{{申請年月日}}
{{貸出希望日}}
{{クラス名}}
{{開始時間}}
{{終了時間}}

こちらを用意した状態で、makeでGoogle Documentのモジュールを利用すると、下記のように、データを代入できるようになります。

申請年月日のみ補足をすると、現時点の日時を取得し、任意の年月日形式に置き換えるように指示を出しています。
今回はYYYY年MM月DD日としているので、2023年02月25日となります。
これをYYYY/MM/DDとすれば2023/02/25となりますので、利用シーンに合わせて変更してください。

ここまで準備ができれば、いよいよフォームを入力してみましょう。

さあこい！！！

フォームを入力すると…
指定したGoogle Driveに書類が5つ出来上がりました！

喜ぶのはまだ早い！

中身を見てみましょう。



ちゃんと貸出希望日ごとに書類が作成できていますね！
これで、こちらは何をしなくても、申請用の書類が出来上がりました。

講師の方への負担も少なくできて、一石二鳥です。
5時間分／月　くらいの業務効率にはなったはず。

道のりは長い。

今回の業務効率化の話は、ほんの一部。
まだまだ恐ろしい業務が眠っていそうなので、ことあるごとに提案していこうと思います。

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