フロントエンドカンファレンス北海道2024 運営紹介
みなさんこんにちは！フロントエンドカンファレンス北海道コアスタッフのたかぎとねこ（@takagimeow）です！
フロントエンドカンファレンス北海道2024、開催まで残り１ヶ月を切りました！
応援していただいている全ての方々のおかげによって、私たち運営チームは着々と準備を進めることができております。この場を借りて、感謝申し上げます。
さて本日は、私たち運営チームがどのような体制を組み、日々活動を行っているのか、ご紹介したいと思います。
運営チームの全体像
私も含めた 23 人のメンバーがスタッフとして参加しています。
各メンバーは、広報チーム、スポンサーチーム、会場チーム、懇親会チーム、配信チーム、制作物チーム、会計チーム、LP制作チームの計8つのチームにそれぞれが分かれて所属しています。
そして、各チームそれぞれ担当のリーダーがアサインされ、そのリーダーを中心として作業を行なっています。
所属しているメンバーの中には掛け持ちで複数のチームに分かれて活動している方々もおり、困っているチームのサポートを主に担当していただいています。
連絡や相談はすべて Discord 上で行われており、基本的な物事はチャットベースで相談・決定されます。また、進捗状況や、困っていることの相談など行うためのミーティングも隔週で開催しています。
各チームの紹介
ここからは各チームが具体的にどのようなことを行なっているのかを紹介したいと思います。
広報チーム
広報チームでは、SNS での発信や広報記事の執筆などを行っています。
例えば、SNS では、各トークの概要やリンク、またはスポンサーに関する紹介やチケットに関する情報などを X を通じて発信しています。
また、X では伝えきれないフロントエンドカンファレンス北海道2024の情報などは note を通じて発信しています。
スポンサーチーム
スポンサーチームでは、スポンサープランの企画立案、各スポンサー様からのお問い合わせ対応などを行っています。
具体的には、各種スポンサープランの内容や価格の設定、スポンサープランの販売管理を行っています。
また、当日荷物の搬入を希望するスポンサー様に向けた配送の手続き等を行ったりなど、当日必要となる対応などを協議し事前に行っています。
会場チーム
会場チームでは、フロントエンドカンファレンス北海道2024の開催場所の決定から、会場のレイアウト、開催にあたって必要な備品の調達などを行っています。
例えば、会場視察や、フロアレイアウトの設計から各ルームへの導線の確保、さらには椅子や机、Wi-Fi も含めた当日参加者が快適に楽しんでいただくために必要な機材の確保やレンタルの手続きなどを行っています。
懇親会チーム
懇親会チームでは、懇親会会場を決定したり、ケータリングに必要な食べ物や飲み物の選定や発注などを行っています。
北海道で開催するにあたり、道外から来場される方が多いため、北海道らしさを演出する食べ物を選んだり、飲み物についても、お酒を飲める人と飲めない人両方が楽しめるような選択を行っています。
配信チーム
配信チームでは、オンラインでの配信に必要な機材の用意や配信機材の設営などを行っています。
今回、セッションを行う部屋が2つに別れるため、各会場に設置されるモニターにどのように映像を映すのかや、参加者に対してどのくらいの規模のモニターもしくはスクリーンを設置すべきかなど、配信運用に必要な決定や作業などを行っています。
配信については、とても専門的な知識が求められるため、カンファレンスでの配信経験のある専任のスタッフを中心にこれらを担当しています。
制作物チーム
制作物チームでは、来場者に配布されるノベルティの企画立案から、会場に設置されるバナーのデザインから発注までを行っています。
例えば、当日スタンプラリーが開催される予定となっているのですが、その景品のデザインから発注までも行っています。また、受付時に参加者にお配りするネームカードの制作やコアスタッフが着用するTシャツのデザイン等も行っています。
会計チーム
会計チームでは、予算の決定や、各種チケットの販売方法の選定や販売数の管理、加えて領収書の発行やスポンサー様からの入金の管理などを行っています。
こちらは主に、一般社団法人LOCAL 様によるサポートによって運用されており、スムーズな販売の流れなどを構築できたのは、他ならぬ LOCAL 様のおかげでした。本当にありがとうございました。
LP制作チーム
最後に、LP制作チームでは、フロントエンドカンファレンス北海道2024のホームページの開発から、リリース、そして運用までを行っています。
今回、コアチームに参加している大学生の方々を中心に、時には壁に衝突しながらも、各メンバーに相談しつつ、無事に完成させることができました。
まとめ
いかがでしたでしょうか？改めてとなりますが、フロントエンドカンファレンス北海道2024の開催まで残り1ヶ月を切りました。各メンバーが、各チームそれぞれの役割を全うし、各スポンサーの方々のお力添えを得ながら、着実に開催に向けて進んでおります。
これからカンファレンスを開催したい方々や、フロントエンドカンファレンス北海道2024がどのように運営されているのかに興味があった方々にとって、この記事が役立っていただけると幸いです。