中小企業診断士 中小企業大学校診断士養成課程のあれこれ②
前回に引き続いて養成課程中にあると便利だったものについて自分の記憶をさかのぼりながら整理してみたいと思います。
前回はPCやガジェット関係を中心に記載したので、今回はツールやソフトの記載です。
ツールやソフト
1.生成AI
１つ１つ分けても良いのですが、細かくなりすぎるので一括させていただきました。自分自身が養成課程中に使用した生成AIは大きく2つでした。
(1) ChatGPT https://chatgpt.com/
活用していない、という人はそんなに多くないと思うので改めて記載するまでもないのですがやっぱり便利です。
養成課程中の使い方は色々とあると思いますが、自分が思い出す限りでChatGPTで行った作業としては
・自分自身の書いた文章の校正
・アイディアの具体化のための壁打ち
・ランディングページ作成のためのHTML作成
・投資効果判断のためのNPV計算（計算式の確認）
・商圏設定と戦略に基づく新規顧客増加率の計算（プロセスの整理）
・プレスリリース作成のための原稿案作成
・専門用語や技術的な用語の整理
・イメージ図やデザイン案の作成
などでしょうか。もっと色々とやっているのですが履歴を見ても目的が思い出せないので具体例として適切でなさそうなので割愛しました。
無料版でもそれなりに使用できますが少なくとも半年間はパフォーマンスの最高活用のため、有料版の使用をおすすめします。
後述しますが、Notionとの連携でGPTのログをDB化することができます。自分はNotionと連携し始めたのが8月中旬くらいだったので、もっと早く整理すれば目的やGPTのプロンプトで注意した点などを残すことが出来たなぁと後悔しています。
使い方は使用する人によって無限大に広がると思いますので、ぜひ有効活用していただければと思います。1点注意があるとすればChatGPTに学習させないためにオプトアウトの設定をすることくらいですね。
実習先の情報をそのまま入れる人はいないと思いますが（というか情報取り扱い上絶対にNGで退校処分案件です）入力した内容は具体的であればあるほど自分の欲しい情報として跳ね返るので、学習されないことに越したことはないと思います。とはいえ入力の際に実際のデータや数字をそのまま入れることが無いようご注意ください。
(2) Perplexity https://www.perplexity.ai/
自分は養成課程中にこれを知ったのですが、もっと早く知りたかったサイトNo1でした。
簡単に言ってしまうと検索エンジンなのですが、ChatGPTのように1つのツリー内で対話型の検索を行うことが可能で、且つ情報のソース先（引用元）も併せて提示してくれるため外部情報を収集するのが通常検索よりも圧倒的に効率化できるのが特徴です。
実習先企業の業界情報や製品に関する情報を集める際に非常に役立っており、こちらも課金しようか本気で悩みました。
使用頻度としてはやはりGPTにはやや劣るため課金まではいきませんでしたが、養成課程卒業後も仕事でバリバリに役立っております。
注意点としてはどの生成AIもそうですが、回答には間違った内容も含まれているので鵜呑みにしないこと、自分自身でしっかりと確認することですね。
GPTと違ってまだ効果的な活用ができていないので他の方がどのように使用しているか色々と聞いてみたいです。
※この記事を書いている途中でchatGPTを使っていたらGPTにも情報のリンク先が表示されるようになっていました。（画像参照）
個人的な感覚ではまだPerplexityの方が幅が広い気がするので並行して使うのは変わらないと思っています。
(3) 画像生成AI系
これについては養成課程中何を使用していたか記録がないので具体的なサイトなどがお伝え出来なくて申し訳ありません。（ChatGPT課金をしていればGPTで生成できます）
上記2つは文字を中心としたアウトプット支援が主でしたが、1つ画像を作り出せる生成AIを活用して良かった点が2つあります。
1つ目はより自分の頭の中を整理する事が出来ること。プロンプトの打ち方にもよりますがGPTなどは基本的に文字でこちらの希望する答えを出してくれるため、その内容を誰かに伝えるには図や表やイラストなどで可視化する作業が必要になります。生成された内容を一度可視化することで自分の求めている内容になっているかどうかを別な視点で確認する事が出来るので、可視化する手段の1つとしてのイラスト生成系AIはかなり便利です。
もう1つはクリエイト技術がそこまで高くなくとも一定のクオリティの画像やイラストが作成できた事。養成課程中の基本はどれだけ思考を回すことが出来るかにかかっていると言っても過言ではありません。
最初の1カ月半くらいは実習に向けた基本的な思考を演習というグループ討議を通じて身に着ける事になります。この演習もただの座学ではなく班員での議論を行いその結果をプレゼン用にまとめる事が多いです。
戦略策定の演習だけを見てもなぜその戦略や戦術を選んだのか、実現のためにはどのようにアクションプランにつなげるのか、そもそも選んだ戦略は経営理念やドメインと整合性が図れているかなど常に思考がいったりきたりすることになるため、最終的な報告書やプレゼン資料を作成している頃にはもうへとへとになります。（少なくとも自分はそうでした）そんな中でこちらの望むイメージを一定クオリティでアウトプットしてくれる画像生成AIはとても貴重でした。実習では班やインストラクターの方針、自分が担当する場所にもよりますがイメージ案などで使用する事もあるかもしれません。画像編集や自分で描くのが苦手な人にとっては活用必須だと思います。
2.Office系ソフトの機能
なんだか生成AIでだいぶ長くなってしまいました。どうしても冗長になってしまうのが自分の悪い癖とは思っているのでなるべく簡潔に且つポイントは抑えていきたいと思います。
2番目に紹介するのは半年間で嫌でも使うOffice系のソフト3種です。
中小企業大学校の募集の際にも記載があったかと思いますがWord Excel PowerPoint は100％使います。避けて通れません。
そこに加えて近年では演習や実習のファイル管理はTeamsを使っているので、こちらも使用方法について予習しておくことをお勧めします。
各ソフト毎にこの機能が使用できると効率化が図れると思う点を記載していきたいと思います。
(1) Word
最初から最後まで使用するWordは普段から使用している人が多いのでそこまで困る事はない・・・ように思えます。
基本的な機能についてはそうなのですが、自分も養成課程に参加するまでまったく使ったことのない機能があり、それが報告書作成を行う際に絶対に覚えておいた方が良い機能だったのでここで紹介します。
それがこちら参考資料タブにある「目次」と「図表番号」です。
機能としてはそのままの通り、Wordに目次を加える、図表番号を挿入するだけなのですが、この機能をしっかり使えると各個人が作成した報告書を最終的に1つにまとめる作業（マージ作業と呼んでいました）にかかる時間が劇的に変わります。
具体的な使い方については申し訳ありませんが各個人で確認いただき、可能であれば養成課程参加前には自分で設定できるようになると他の人からは神様と崇められること間違いなしです。
(2) Excel
Excelは普段使っているかどうかが参加する方で結構バラついていた記憶があります。（金融機関の方は社内システムを使うので普段あまり使っていない人が多かったかも？）
Wordと比較するとそこまでではないですが、実習中に行うアンケート集計では確実に使用しますし、製造業実習で原価計算をはじめとした各種分析内容を集計するのはExcelで行うので基本的な使い方は確認が必要です。
マクロやVBAまでの知識は必要ありませんが（もちろんあるに越したことはないです）
ピボットテーブル、テーブル機能、一般的に使用する関数、グラフ作成は最低限かなと思います。事前課題でおそらく財務分析を行う必要があるのでついでに覚えてしまいましょう。
(3) PowerPoint
これはさらに使いなれている人とそうでない人の差が大きかったです。
Wordに並んで必ず報告会で使用するので養成課程の面接審査の際に苦戦した方は要予習です。
パワポについては操作方法に加えて表示タブにある「スライドマスター」を事前に確認できると良いと思います。
報告会に向けて、各自が報告書に対応したプレゼン用資料を作るのですが、この資料も最終的にマージするので全体的な統一感を出すために最初からスライドのテンプレートを作成することが出来ます。見た目だけでなくフォントやページ番号を最初から指定しておくとマージ後の調整が必要ないので時間短縮になります。
パワポについては機能よりも、プレゼン用資料をどのように作ると良いかを先に学んでおく方が大切かもしれません。プレゼン用資料を普段から作成している人はそこまで多くないと思いますので先手必勝です。
2月下旬を目安に自己紹介用のパワポを作成し提出する必要があるので不慣れな方はこの機会に色々と慣れておくといいと思います。
自分はこの本を参考にしていました。（今もしています）
（4)Office系ソフトまとめ
どれもそうですが基本的な操作が出来ればまず大丈夫ですが、各種機能を使いこなせるほど作業効率が上昇し結果的に自分の睡眠時間確保に繋がりますので覚えて損はないと思います。どっちみち卒業後診断士として活動する上では避けて通れないと思うので・・・
3.その他便利ツール
この辺りは人によってそれぞれだとは思うのですが、自分が養成課程前からやっていた事がそのまま養成課程中の作業効率upにつながったツールを1つ紹介できればと思います。
・情報管理アプリケーション「Notion」
紹介するのはNotionというアプリケーション。これも今更紹介されても、という方がいるとは思いますが、少なくとも養成課程中、自分のクラス内で3人くらいに使い方を聞かれたのでまだまだ使用者は多くないのかもしれません。
上のリンク先を見て頂ければわかるのですが基本なんでもできます。逆になんでもできすぎるので何をしていいのかわからないという方が多いのかもしれません。
他の人が作成したテンプレートを自分のNotionにインストールすることが出来るので思ったより自分好みにカスタマイズするのは難しくないと思います。
自分は個人に関わる情報の一元管理のために使っていたので、そのまま養成課程中も同様の使い方をしています。
生成AIのChatGPTのところでも記載しましたが、Notionと連携できるサービスが意外と多いところもポイントです。
下記に連携サービスをいくつか掲載します。
・ChatGPT to Notion
これはChromeのアドインですぐ使えます。
ChatGPTのチャット全体だけでなく個別の返事を選択してNotionへ飛ばすことが出来るのがとても便利。Notion上ではタグ付けやコメントを入れることで情報を整理できるのでGPTの履歴から探す必要もありません。
・Save to Notion
こちらのアドインはWebページをNotionに保存するアドイン。ブックマーク保存は皆さんもやっているかと思いますがNotionで管理することが出来るのでどのブラウザにも反映させることが出来ます。
これらのアドインはchromeとありますがもちろんEdgeでも使えます。
・Instant Notion
これはiPhone、iPadのみで使用できるアプリです。（有料）iPhoneなどでとったメモをすべてNotionに転送することが出来る優れものです。流通業実習の競合店調査や先進地視察の際に現地で気になったところをiPhoneでメモしてすべてNotionに集約、大学校に戻ってその内容を改めて整理していました。
他にも連携できるサービスはあるので自分もまだまだ勉強中ですがそれぞれの特徴を把握し、情報管理に役立てて頂ければ幸いです。
ちなみに自分がNotionで管理している情報としては、上記で紹介した3つの他に
・読書メモ（Kindleのハイライト取りまとめを別枠）
・趣味のラーメン食べ歩きをまとめたDB
・所属している楽団で演奏した楽曲リスト
・登録しているサブスクリプション管理
・一週間のタスク管理
などが入っています。
おわりに
2回に分けて養成課程に参加する際のあれこれを殴り書きしてみました。
詳細にしようと思うと長くなり、コンパクトにまとめようとすると細かい部分が伝わらなくなりとなかなか悩みながら書いてみましたがご覧いただいた方の参考に少しでもなれば幸いです。
まだまだお伝えしきれない部分は多いので何か気になる点がありましたらお気軽に連絡いただければお応えします！
中小企業大学校の養成課程はもちろんですが、他の登録養成課程に参加される方が無事卒業し、中小企業診断士として登録できるよう陰ながら応援させていただきます。
最後までお読みいただきありがとうございました。