本社で働く私の制作アイデア4選
こんにちは！
大手小売業で働いている、ネットスーパー戦略担当です！
私の会社では、デジタルツールを知らないがゆえにムリムダムラが横行する場面が多く存在します😢Excelを人差し指で操作している人がいるほど、、、、
少しでも改善が出来るよう、今回は私の仕事に関する"効率改善アイデア"を4つ紹介していこうと思っています！
本社スタッフの業務は大抵これ！
もちろん部署にもよりますが、
1.報告資料作成
2.データ分析
3.各方面とのメールのやり取り
4.スケジュール管理
ここが出来るとおおむね役立てる仕事ができると考えています！
(偏見の部分はあるかもしれません)
1.報告資料作成
この業務が大方を占めているんではないかと思うほど報告のタイミングがたくさんあります。
資料作りの為に一日時間が無くなることも、、、
イメージとしては、毎週会議がありその会議で先週やったことについての報告をします。
もちろんその会議で各方面から指摘を受けるので、指摘されたものを資料としてまとめる必要があります。そしてそのまとめた資料を次週に報告をする。そんなサイクルで毎日が進みます。
つまり、会議が多い部署/人ほど報告資料の量は増えます。上層部だけでなく、各エリアに落とすための資料も必要ですし、同じチーム内で認識を合わせるための資料も必要となります。
人によっては報告業務にほとんどの時間を割かれている人もいるほどです！
2.データ分析
報告をするにも、データがないと報告もできません。
各店のデータがある場合はそのデータをまとめ、ない場合は自分でそのデータを取る為に店舗に連絡をするなどして、毎週何らかのデータを集め分析を実施しています。
なのでスタッフ人材の人たちはExcelなどを使い毎週データを集めては、自分用に加工をしています。
スタッフにとっては必要不可欠な仕事になります。
3.メールのやり取り
会議と同じように、毎週各方面から大量のメールが送られてきます。
みなさまもお分かりかもしれませんが、店舗、エリアスタッフ、チームメンバー、上長、上層部、メーカーなど各方面からメールが送られてくるので、仕事のスタートはメールの処理から始まります。
まずは、メールを処理し、やっと報告業務や、データ分析に時間を充てることになります。
4.スケジュール管理
最後に、上記のタスクたちを期日までに終わらせるためのスケジュール管理が挙げられます。
もちろんそれぞれのタスクに期日がありますので、ここを漏らすと仕事が出来ないレッテルが貼られます(^_^;)
なので、スケジュール帳が必須！！！
先日、チームメンバーの手帳を見せていただきましたが、真っ黒に埋まっていました💦
そんな本社で働く際に欠かせない4つの要素、
「報告資料まとめ」
「データ分析」
「メールのやり取り」
「スケジュール管理」
に焦点を当て、
それぞれにおいてデジタルツールを活用した効率的な解決アイデアを見つけるべく"アイデア発想法"を用いて、それぞれの課題解決アイデアを発掘していきます！
今回は自作(CodePen)の
4つの仕事と、複数のデジタル技術を1:1で掛け合わせて表示させるツール
を使い、アイデアを抽出してみました！
作成手順はこちらの記事で👇
報告資料作成×メタバース
まずは報告資料作成×メタバースで出来ることを探してみました！
他のユーザーと交流
メタバース内では他のユーザーとテキストチャットや音声で会話をしたり、コミュニケーションを図ることができます。
アバターを使うことでよりリアルに近い形で他のユーザーとコミュニケーションをとることができ、実際にその人と近くで話しているような感覚で楽しむことができます。
他のユーザーとの交流がテキストチャットや音声で可能な為、スムーズなコミュニケーションを図ることが出来る！
これで報告資料作成の効率化が図れるの？？？？とお思いの方！
効率化が図れる方法を見つけました！
そもそも報告資料の作成が何度も何度もある理由は、普段のコミュニケーションの浅さが挙げられます。
これは、部長やマネージャーに話しかけようと思っても話しかけずらいなどに要因があると感じています。
メタバースでは、それぞれのステータスが分かり、さらにWeb上で簡単に話が出来るようになります！
例：いつでも声かけてね部屋を作成 など
ちなみに私が現在使っているメタバースはこちら👇
雑談部屋があったりします！ここに部長がいたら話しかけやすいですかね、、？逆に怖いかも笑
データ分析×Web開発
Excelで処理をするにも、データを拾ってきてそのデータを自分なりに加工して、ピポットテーブルなどでまとめてサマリのデータを出すなど
データをサマるまでに多くの工程を踏むことがざらにあります。
私もよく経験しているのでわかるのですが、ルーチン業務になった瞬間毎週同じパターンの仕事をしてしまっているんですよね、、
そんな毎週の同じパターンの仕事については、Web開発を通じてボタン一つで終わらせてしまえばいいじゃないか！！そんなアイデアです！
実際に私の知り合いが取り組んでいる記事があるので紹介します👇
VBAコードをChatGPTに聞くことでルーチン業務をボタン一つ？で解決しています！！すごい👏👏
このようにとにかく作って共有しての繰り返しで、インフラ化していくといいですよね🙂
メールのやり取り×ChatGPT
なにかできることはないか、、、、
本人に聞いてみました！
メールの草案を作ってもらったり、メールの要約をしてもらえるようです
送られてきたメールが長文で読むのが大変だったことはないですか？
私は、毎日そのような長文メールを目にしています。いつも頭をフル回転させてメールを読んでいます。
そんな処理を時短してくれるといいですよね！
実際に要約してみてもらいました！
●●部 各位 （※BCCで配信しています）
おつかれさまです。
○/○まで実施している（今からでも参加可能です） 生活習慣改善チャレンジ「△△キャンペーン」の参加のお知らせです。
こちらのメールは人事部より報告のあったキャンペーン未実施の方へ配信させていただいております。
（○○/○○時点） キャンペーン登録率は●●部計で××％（本社目標▼▼％）となっています キャンペーンに登録し、２つ以上の項目で改善できれば▽ポイント がもらえます。
詳細は下部のQRコードからアクセスすれば入手できますので、皆さま是非参加ください。
どうぞご協力のほどよろしくお願いいたします
要約後
【生活習慣改善キャンペーン参加のお知らせ】
●●部の皆様へ、○/○までの「△△キャンペーン」に参加を呼びかけます。登録率は●●部計で××％（目標▼▼％未達）。2項目以上の改善で▽ポイント獲得。QRコードから詳細参照。ご協力をお願いします。
こんなに短くなりました！！！しかも要点が抑えられている！！！！
これは助かる😭
注意点として、機密情報を含むメールはChatGPTに提供が出来ない為、社外秘以外のものになりますね、、、
メールとChatGPTでは制約が大きいかもしれません。
スケジュール管理×Glide
グライドではノーコードで簡単にWebフロントエンドが作成できます！
カレンダーアプリケーションを活用すれば、共有可能なスケジュールを作成し、チーム全体で予定を確認できます。
リマインダーや通知機能を利用して、重要なイベントや締切を見逃すことなく管理できます。
自分が最も使いやすい形でWebアプリを作成することで、スケジュール帳も不要になるかも！
実際にカレンダーアプリやメモ帳などの機能があるようなので、まずは自分用で実装してみようと思います！！！
会議議事録を取ってくれるWebサイトを作っている方もいたので、そんな機能も追加でアップデートするとスケジュール帳が手元になくてもいい日が来るかもしれないですね！！！
会議議事録を取ってくれるWebサイトを作った方の記事はこちら👇
といことで以上4つの効率改善アイデアを紹介してみました。
2/4アイデアが会社の制約との調整が必要なものでした😅会社との調整を突破することが企業のデジタル化には必須のようです、、
熱量をもってみんなで企業のデジタル化推進していきましょーー！
ではまた！
