社内提案施策の企画・運営ポイント～アイデアを引き出す組織作り～
こんにちは。
リンクアンドモチベーションプロセスデザインユニットのYuikaです。
今回は、先日部署内で実施を社内提案大会について記載したいと思います！
会社の事業成長に向けて、従業員から広くアイデアや意見を募集する「社内提案制度」や、「新規事業提案」の機会がある企業様は少なくないと思います。
一方で、運営事務局側としては「機会を設けたものの、そもそも提案がでてこない」「期待する基準の提案が少ない」という悩みや、
応募する側の社員としても「チャレンジしたいものの何を提案してよいかわからない」といった悩みがあがってくるのは「あるある」ではないでしょうか。
今回は、そんな「あるある」をふまえ、プロセスデザインユニットで提案大会を実施する際工夫したポイントについてまとめて行きたいと思います。
ポイント①：「そもそも自組織で実施すべきか？」の判断
ポイントの1つ目は、「社内提案や新規事業提案」を実施する組織の土台は整っているか？が大事ということです。
今回プロセスデザインユニットでは、エンゲージメントサーベイを振り返る中で、「エンゲージメント状態がよく、一定職場に対して満足をしている」という前提があったため、職場のステップアップのために「今」取り組むことを決めました。
エンゲージメント状態がよく、一定職場に対して満足をしている」状態とは、具体的にどんな状態か少し補足すると、下記のような状況です。
メンバーがチーム、個人ミッションに対して納得感を持てている
（管理職が適切に会社情報と接続を図っている、メンバーが受け止めることができている）職場内で業務をする上で滞りなくコミュニケーションが取れる状態ができている
一人一人が自身の目標達成に向けてコミットできている
職場内で悪口、いじめ等がない
マズローの欲求階層説における第５階層を満たしていくための機会としての施策が「社内提案や新規事業提案」であり、
第４階層までの欲求が満たされてはじめて、前向きに取り組める土壌が整いうというイメージです。
もちろん、事業成果等から逆算し「次世代のリーダー育成」という課題から決めた側面もありましたが、「エンゲージメント状態はどうなのか？」
「メンバーが安心して働ける職場であるか？」は、大事にしたポイントです。
組織状態を考慮せず施策を実行することは、施策が不発に終わってしまうリスクが高いということは念頭に置くべきことであると思っております。
ポイント②：「なぜやるのか？」の伝達
実施に当たっては、まずは「動機付け」が重要です。
自社、自職場において一人一人の提案がなぜ必要なのかを明らかにし、共有することで、提案意欲の醸成だけでなく、目的意識をもって取り組んでもらうことができるのではないかと思っております。
例えば、プロセスデザインユニットでは事業の変化から、組織・人材へ求められるものの変化に焦点をあてて、提案大会の必要性を整理しました。
より上位の戦略や会社の目指す方向性を踏まえることは、メンバーの視座を上げたり、視野を広げたりするきっかけを創出する副次的な効果も得られるためお勧めです。
ポイント③：「何を考えるべきか？」の提示
今回、提案大会はメンバー全員が対象だったこともあり、いきなり「事業成長につながるものなら、何でもいいから提案して！」といってもなかなかすぐには出てこない、というような状況でした。
「意欲はある、でも何を提案すべきかわからない」という状況は、よく起きうることだと思います。
そこでプロセスデザインユニットでは、提案の内容のレベルを３つに分け、
メンバーに取り組むレベル感を自己選択してもらいました。
結果として、プロセスデザインユニットでは全員が「Level2」もしくは「Level３」で取り組むという結果になったのですが、
人によっては「ハードルを上げすぎてしまって着手できない」という状態も起こりうる中では、思考の一歩目としてメンバーが考える切り口をつくるということもポイントではないかと思いました。
また、自己選択機会を設けることによって、主体性の醸成につながるという副次的な効果も見込めると思います。
今回は、提案内容のレベル感を分けることで、提案内容のガイドラインを構築しましたが、提案施策を行う目的をふまえ、事業分野や、フレームワーク等を活用して提示するのも有効かもしれません。
ポイント④：「相談役」の設定
最後にもう一点工夫した点としては、提案を個々人が考えるにあたっての「相談役」を設定したことです。今回はチームリーダーに相談役として、1on1の時間など使い、提案内容に関する壁打ち相手になっていただきました。
あくまで「壁打ち」ではありますが、一人で考えていて進まないという状態を防ぐことができます。
また、「相談」のMTGを先に入れてしまうことで、提案内容をまとめていくためのスケジュールのマイルストーン効果なども発揮するので、
相談役を決めるだけでなく、先に相談するスケジュールをおさえる、ということもポイントになるかなと思っております。
今後の展望
上記のようなポイントを考慮しながら、プロセスデザインユニットでは提案大会を実施し、様々な着眼点から課題や課題解決の提案があがってきました。（振り返ってみてポイントを棚卸した部分もあります）
ただ、実際にはまだ動かせていない提案がほとんどというのが現状です。
提案して終わり、ではなく事業成果に結びつけていくためにも、
今後どのように部署の戦略に落とし込んでいくかをしっかり考えていければと思います！
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