IVS 2024 体験記 ~ 初めてリアルイベントに出展する企業さまへ ~ 対面イベント 設計・運営のいろは
皆さんこんにちは 🙋🏻♀️ ポテンシャライトの阿部です。
実は先日、ポテンシャライトもIVS 2024に参加させていただきました✨
ポテンシャライトにとって、イベントへの出展経験はあるものの、本格的なブースを設置して複数日参加するようないわゆる「大規模なリアルイベント」への出展は初めてでした。
また当社の特徴として、積極的な営業活動（アウトバウンドセールス）やマーケティング施策（広告など）による顧客（リード）獲得は一切行なっておらず、お問い合わせ（インバウンド）と顧客・社員のつながりからのお引き合いにより経営をしております。このため、あまり不特定多数のイベント参加者の方と接点を持つことがありません。そんななか今回は、IVS運営に関わりのある当社メンバーからのご縁もあってこのような貴重なイベントに参加させていただきました。
🤔 < リアルイベントって実際どうやって作り上げて行けばいいんだ…？
筆者自らもはじめてのリアルイベント出展だからこそ、たくさん悩み・とにかくアクションした数週間でした。出展の準備や当日の運営から感じた難しさや次回以降活かせそうなポイントをnoteにまとめてみました。本noteがベンチャー / スタートアップ企業さまにとって今後リアルイベントに出展される際のちょっとした参考になれば幸いです。
※ 本noteでは、あくまでもポテンシャライトが日々採用のご支援をさせていただく中で感じた / 実施した内容を軸に執筆しております。”当事者の一視点” として参考程度にご覧いただけますと幸いです。
では、早速はじめましょう！
1. 準備編：~ 2週間前
今回は、リアルイベントに「出展することが決まってから」のアクションをnoteにまとめます。そのため「どのようなイベントがあるか」や「どのような観点で出展するべきイベントを選ぶべきか」などについてはまた別途採用マーケティング関連のnoteでまとめられればと思います。
▼ 出展が決まってから ~ 2週間前までのアクション
- 運営メンバーの募集
- 出展することの「意味付け」（≒ 出展する意味・目的の整理）
- 予算策定
- コンテンツ設計（概要の確定）
1-1. 運営メンバーの募集
まず、当社がIVSへの出展の可能性を持った時に「じゃあ誰がいくか」という議論になりました。これはポテンシャライト特有の議題かも知れませんが、当社が「マーケティングや広報の専任者を配置していない」ことが起因しています。
※ 組織OKRとして、主業務”以外”の課題解決を実行するPJとそれぞれ対応するメンバーは存在しているのですが、機能役割としては配置しておりません。
そのため「IVSをPJとして発足、参加するメンバーを集める」ことが必要でした。
ベンチャー / スタートアップ企業さまにおいても「日常的なPJ兼任」はあるある…かもしれませんが、当社も「日常の主業務が完全に実行できている前提」で年次・年齢問わず全社に参加メンバーを募りました。
その結果、IVS 2024は「4名のメンバー」で運営していくことが決定しました。
1-2. 出展することの「意味付け」（ ≒ 出展する意味・目的の整理 ）
次に「ポテンシャライトはどうしてIVSに参加するんだっけ？」という部分を設計しました。常に目的意識を持ってアクションすること、またどんな出展ブースにするかなどの議論を円滑にするため「コンセプト」というものを設定しました。
これによりどのようなアクションや意思決定も目的からブレることなく実行できたと感じております。「出展することがゴールではない」と位置付けるだけでも「出展にかける工数（時間や実費）が無駄にならない」と感じましたのでおすすめです。
▼ ポテンシャライトの IVS 2024 出展コンセプト
Concept：“BE-INFINITY” 「“無限“を目指せ」
Value：
- “Best preparation” 「最善の準備を」
- “High Highlighting” 「目立つ群のなかで最も目立て」
- “Respect of all”「全てに最高の敬意を」
1-3. 予算策定
予算については、参加される企業さまによって様々かと思います。
今回ポテンシャライトがIVS 2024に参加して感じたのは「各社さま装飾品とノベルティにしっかり投資されている」ということです。
▼ ブース装飾品の例
- のぼり
- パーテーション
- テーブルクロス
- フォトセッション用のロゴボード
…などなど
これらは一度購入すると半永久的に使用できるため、一度ご用意される価値があるなと感じました。ポテンシャライトもこのパーテーションがなかったらだいぶ簡素なブースになってしまっていたかなと思うので持っていってよかったです🙌
これらの「（繰り返し使うことを前提とした）装飾品」の他に、各社さま力を入れていたのが「ブースでお渡しするノベルティ」です。
▼ ノベルティの例
- ポテンシャライトが試したもの
- 酒豪伝説（ウコンサプリ）
- 紙石鹸
- 会社ロゴステッカー
- 紙うちわ
- 他社さまがご用意されていたもの（一部抜粋して記載します）
- うちわ
- お菓子（ロゴアイシングクッキー / 羊羹など）
- ピン
- 栓抜き
- ウェットティッシュ
- 他にもまだまだ特徴的なノベルティがございました
これらをきっかけとしてブースにお立ち寄りいただくことがあり、会話のきっかけになるのであればリアルイベントでもかなり有効だなと感じました。
一方で・・・
▼ そんなに用意しなくても良いかなと感じたもの
- 折込パンフレット
ポテンシャライトは今回、初めての参加ということもあり「どうやって自社サービスを伝えるのか・・？」といったことを考えていたため「折込パンフレットでしっかり伝えよう！」と2000部用意しました。
（デザイナー様にご依頼している時間がなかったためメンバーが作成しました）
（本来であればデザイナー様に作っていただいた方がより良いものになるかと思います）
ただ実際に出展してみると、行き交う参加者の皆さまにパンフレットを受け取っていただくことは想像以上に難しく、ペライチ（紙一枚）のチラシでもより読みやすいかなと思いました。
短い納期で少数から発注できるのもチラシの魅力かな〜と感じたところです。
1-4. コンテンツ設計（概要の決定）
出展が決まってからおおよそ2週間前までには「ブースでどのような体験ができるのか」という概要まで決まっている必要があるなと感じました。
- コンテンツによっては資料など外部発注必要のあるものが発生する
- コンテンツを円滑に運営できるために準備に時間がかかる
これらの主な理由から「ブースをどのような方向性にするか」の大枠でも決まっていること、運営メンバーでイメージできていることが重要かと思いました。
2. 準備編：1週間前 ~ 当日まで
運営メンバーやコンセプト、大枠のコンテンツを設計しているとあっという間に1週間前となります。ご用意されるノベルティ等によっては、発注から納品までに10日前後かかるものもありますので、これまで（約1週間前）には決定しておく必要があるかと思います。
2-1. 備品の発注 / 郵送手配
すでに少しだけ触れておりますが、ノベルティの発注の他にも備品の発注 / 郵送手配が必要になります。特に「郵送手配」についてはブース出展においてかなり注意しなければと感じたので詳細に記載します。
IVS 2024やもちろん他のイベントでもあると思うのですが「前日までに会場に郵送できるもの」と「当日に持ち込まなければならないもの」それぞれがあります。
また、一度会社で検品や納品ラベルをつけなければ会場で受け取ってもらえないなどの制限も発生します。
これらの用意は会場の場所にもよりますが「運送会社さまを利用しての搬入」になることがほとんどなので事前の手配が必須になります。
さらに、イベント出展の「帰りの郵送手配」も合わせて検討できるとベストです。
今回、ポテンシャライトでは事前にどこからどうやって荷物を送り返すか〜を考えており（運送会社さまの営業所に持ち込み ⇨ 京都から東京へ返送）疲れ切った出展後にあらかじめ考えておいてよかった〜となりました😭
2-2. コンテンツ設計 / 詳細
備品の発注、運送手配、諸々の「社外ステークホルダーとの調整」が終わった後に「社内でコンテンツを詰め切る」という作業に移りました。
正確にお伝えすると、それぞれ担当者を決めていたのですが「全員で共通認識を持って運営するコンテンツを詰める」という作業はかなり準備諸々のラストフェーズで実施しました。
前項でもお伝えしたとおり「出展の目的は●●で、●●な体験をお届けしたい」といったコンセプトが決まっているとこの辺りもスムーズに設計できているように思います。
3. 運営編：出展期間について
ここまで準備をするともうあとは出展するだけ…なのですが、当日運営してみてわかったこともいくつかまとめたいと思います。
3-1. 運営メンバーのシフトは柔軟に変更できた方が良い
ポテンシャライトは当日まで「2時間ごとに区切って休憩（ブース鑑賞など）に出る」と設計していました。 ※ 4名での運営なのでブース開演時間にブロックで2時間の休憩があるイメージ
ただこれが当日「30分の離席も難しいかも！？」といった状況に直面しました…！
- 顧客 / メンバーのフォローアップ対応
- ブースが混む時間帯…などなど
理由は様々ですが「メンバーが1名まるまる2時間抜けるのって難しい！？」という状況になりました。このことから当日はそれぞれが細切れに離席時間をとり、休憩など適宜運用しました。
このように「当日の変更はつきもの」と業務設計をする必要があるなと改めて感じました。
翌日2日目は早速諸々を変更し、最長2時間の休憩を挟みながらイベントを楽しむことができたように思います。
3-2. どんな忘れ物があるかわからない（寛容に受け止めることが大事）
筆者も完全に頭から抜けてしまっていたのですが、前日入りしてブース準備をするまで「プロジェクターを投影するスクリーンは買ったのに肝心なプロジェクターがない」ことに気づきませんでした…！
これはびっくりですよね💦
運営メンバーみんなでいっぱい考えて、それでも気づかなかったのは仕方ない！と感じたのですが、前日になんとか用意ができたので問題ありませんでした。
このように「行ってみないとわからない忘れ物・あったらよかったと思うもの」は必ずあります。
いちいちイライラしては何も進まないので「当日できることはなにか」にフォーカスすることがとても重要だと思いました。
当社からの運営メンバーはありがたいことに「じゃあこうするか〜」と割と楽観的なタイプだったので雰囲気が悪くなることもなく無事に終えられたのかなと思います。
このスタンスで運営ができると楽かも〜と思ったのでnoteにもまとめてみました。
ただ「忘れ物チェックリスト」はあっても良いかと思いましたので参考になれば幸いです。
4. 最後に
いかがでしたでしょうか。
今回は「ポテンシャライトが初めて大規模リアルイベントに参加してみてわかったこと」をまとめてみました。普段なかなか感じられない刺激を得ましたし、今後も機会があればぜひリアルイベントで多くの皆さまにお会いしていきたいなと感じたところです。
イベント出展には代理店さまのご協力のもと運営される企業さまも多いかと思います。ポテンシャライトも今後規模がもっと大きくなれば考えていきたいな〜と思うのですが、現状は「当社のメンバーで頑張る🔥」という温度感ですのでぜひ同様のフェーズ / 価値観の企業さまの参考になれば…と感じております。
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IVS 2024にご参加された皆さま、お疲れさまでした🎋✨