ビジネスマナーの基本かつ重要ポイントである #整理整頓 とは何かとコツを解説！職場環境を清潔にして仕事の効率UP！ #フォルダ整理 #メール整理 #デスクトップ整理
仕事と整理整頓は一見関係ないように思えますが、実は職場環境の整理整頓が出来ている人は、仕事でも高い成果をあげていると言われているのです。基本的な整理整頓を行う事で、気が散らず仕事のパフォーマンスもアップするなど、整理整頓をすれば長所も数多くあります。
ですが、具体的にどうやって整理整頓をすれば良いのかわからないという方もいらっしゃいます。ビジネスシーンで整理整頓を行う重要性や、整理整頓のコツについて紹介します。
ビジネスシーンでの整理整頓の長所とは？
整理整頓の1番の長所は数多くあります。その中でも大きな長所をそれぞれ解説します。
職場環境が変わる
ドキュメントや私物で溢れかえっている人を、周りの人はどう思っているのでしょうか。職場にも色々な人がいます。「他人の身の回りなんて気にならない」という人もいれば「あの人の机は整理整頓が出来ていなくてこっちまで迷惑だ」と感じている人もいます。
職場は多くの人が1日の半分程度を過ごす場所となります。整理整頓をされた職場で気持ちよく過ごす事で、従業員が気持ちよく業務を進める事が出来るだけではなく、仕事がパフォーマンスよく進むようになる事もあります。
パフォーマンスの向上
整理整頓が出来ていない職場では、多くの無駄が溢れている可能性があります。その「無駄」は「パフォーマンス」の足枷となっているのです。整理整頓によって無駄を省く事が出来るので自然とパフォーマンスが向上します。
セキュリティの向上
例えば、散らかっているデスクに顧客の個人データを置いていたが、散らかりすぎてどこに行ったかわからなくなってしまったというトラブルは取り返しがつきません。
大切な個人データを間違って破棄してしまった可能性や、他のドキュメントと紛れて持ち出してしまった可能性など、デスクが散らかっていたから起こってしまうトラブルもあります。整理整頓を行う事で、このようなセキュリティ面でのトラブルも防げます。
無駄な時間を削減
仕事で使う重要な資料や道具は、整理整頓されている場所で保管していれば、必要になった時にすぐに取り出せるという長所があります。
とくに急いでいる時ほど、焦って探し物に時間がかかってしまいます。探し物をしている時間はかなり無駄な時間を過ごしている事になります。整理整頓をして、この無駄な時間が省けるようにして下さい。
失敗・ミスなどを低減
多くのミスは、集中力不足が原因で起こっています。整理整頓出来ていない職場環境では気が散ってしまい、集中する事が出来ません。
整理整頓が出来ている職場環境であれば、気が散る物もない為、長時間集中力を保って仕事を進められる効果が期待出来ます。また、整理整頓を行う事でドキュメントの紛失や間違いも防げます。
ビジネスシーンでの整理整頓のコツ
ビジネスシーンで整理整頓を行うコツは以下の通りです。
まずは全て取り出す
まずは、全て取り出して下さい。デスクであれば、メモ帳や付箋、ペンやクリップ、その他ドキュメントなど整理整頓する必要のある物をすべてボックスなどから取り出して下さい。
これをする事で、どれくらいの物を整理整頓しなければいけないのかがわかるようになるので、目処が立ちやすくスムーズに作業を進める事が出来ます。
いる物・不要な物を分ける
全ての物を取り出したら、次に「いる物」「不要な物」をグループ分けして下さい。ここで、いる物と不要な物の基準を作らずに分てしまうと時間がかかってしまいます。
いる物と不要な物を分ける基準としては「ここ1ヶ月で使ったかどうか」「今後使う機会が確実に決まっているかどうか」などを判断基準にする事をおすすめします。
「どっちかわからない…」と迷っている物は「一時的」な保管をおすすめします。この場合は保管期間を決めて、やっぱり重要だと判断した場合は収納場所へしまって、重要ではないと判断した場合は破棄するようにして下さい。
不要な物は捨てる
整理整頓が出来ない人の特徴の一つが「物を捨てられない」というところがあります。思い切って、重要じゃない要らないと判断した物は捨ててしまって下さい。また、私物でかつ中古品として売却出来る物は売却するのもいいです。
ただし、請求書・明細書・領収書などの保管義務のある重要な物は誤って処分しないよう気をつけて下さい。さらに、個人情報などが含まれた重要ドキュメントを破棄する場合は「シュレッダー」にかけて処分するようにして下さい。
いる物を収納する
例えば、仕事で頻繁に使う重要な物は取り出しやすい場所に収納して、1週間に1度や1ヶ月に1度など、たまにしか使わない物は従業員全員が見つけやすい場所へ保管するようにして下さい。
必要性の高い物を手元に置いておく事でパフォーマンスが高まりますが、あまり頻繁に使わない物も手元においてしまうと、散らかる原因にもなります。また、保管場所などはあらかじめ全員で共有するようにして下さい。
ビジネスシーンの整理整頓は「習慣化」
ビジネスシーンでは急な仕事が入ってしまい「出したら出しっぱなし」になる状況になりやすいです。一番良いのは「出したら元の場所に戻す」ですが、ビジネスシーンではそうはいかない事もあるかと思います。
なので、1日の仕事の終わりに整理整頓を行う習慣をつけたり、毎週決まった曜日に整理整頓を行うなどと、整理整頓を行う時間を儲けるようにして、きれいな状態を保つようにして下さい。
職場環境が整理整頓されれば仕事のパフォーマンスも大幅UP！基本とないがしろにしてはいけない重要なポイント！
整理整頓は、仕事において長所が数多くあります。仕事が出来る人は身の回りの整理整頓が出来ているといわれているほど、職場環境の状態は仕事にも影響してくると言えます。
これを機に、自分の身の回りの整理整頓を定期的に行うよう取り組んでみて下さい。基本な部分でありながらも軽視出来ない重要なポイントなのでコツを掴んでサクサク掃除を出来る人になると良いです。