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就活をする上で会社説明会をはじめ、さまざまなスケジュールを組む事があります。しかし、さまざまな理由からそれらをキャンセルしなければならない…といった方も少なくありません。
その際、メールでキャンセルを伝える時にどのような文面を送るのがマナーなのか。就活でのキャンセルメールの書き方と例文を解説します。
前日や当日に説明会に行けなくなったら理由をどう伝えるべきかを知っておくと安心です。
説明会キャンセルメールの注意点は？
説明会をキャンセルする際、電話で対応する方もいます。しかし、現代では電話で伝える事がマナー違反となったり、繋がらずに何度も電話をかけるなど、それ自体が迷惑行為となる事があります。
その為、メールでその旨を伝えるといった事も少なくないのです。
さて、そんな就活におけるキャンセルメールですが、送る前に注意したい事が数点存在します。就活における注意したい事をお伝えします。
後に連絡はマナー違反
さまざまな理由から、どうしても事前にキャンセルメールが送れなかった。そんな方もいるかもしれません。
しかし、就活中とはいえ、メールのやり取りは社会人としての基本ルールのもとで交わされるのが基本。つまり、社会人として当たり前のマナー守る事が求められます。
その為、説明会などを無断で欠席し、さらにそれについて後から、「じつは〇〇でした」といった事でメールするのは論外なのです。
友達づきあいだったり、軽いノリで参加しているサークル活動とはワケが違います。どんな理由にせよ、事前に連絡するのがマナーです。
仮に、本当に身内の不幸や大きなトラブルなどに巻き込まれたというのであれば、その旨を伝える必要はあります。しかし、自分の勝手な理由でキャンセルをしたとなれば問題です。
当日連絡はよほどのトラブルでない限りは避ける
後日のキャンセル連絡は間違いなくマナー違反ですが、だからといって当日であればよいといった事でもありません。
以下のような理由であれば当日や前日のキャンセルはやむをえません。
体調不良
身内に不幸があった
事故に遭った
以下の理由でのキャンセルは社会人として通用しません。
スケジュールが合わなかった
企業に対する興味が失せた
めんどくさくなった
何らかの理由をつけてキャンセルしたい場合、それは当日に担当者がメールを見ていなかった場合、無断欠席だと思われてしまう恐れがあります。
トラブルであれば通常電話を一本入れておくはずです。仮に前日までにキャンセルメールを出す事が出来ていれば、履歴は残っている為、確認出来なかったのは企業側の落ち度になります。
今後考えられるトラブルを避ける為にもメールを出すのは必ず事前を徹底する事がおすすめです。
メールでキャンセルを伝える場合の例文
就活で使えるキャンセルメールの例文について解説します。例文をお伝えした後、注意点などについても解説していきます。
キャンセルメールの例文
件名 ○月○日 合同就職説明会のキャンセル願い ○○大学・氏名
○○株式会社 人事部 〇〇 様
いつも大変お世話になっております。
○○大学○○学部 ○○と申します。
○月○日に開催される貴社の合同就職説明会に参加予定でしたが、身内で不幸があり、伺えない状況となってしまいました。
丁寧にお取り計らいを頂いたにも関らず、誠に申し訳ございません。
本来であればお電話でお詫びを申し上げるところメールでのご連絡となってしまった事、重ねてお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
キャンセルメールの書き方
上記でお伝えしたメールは、ひとつの事例です。この限りではありませんが、シンプルに作る事が重要になってきます。キャンセルメールの書き方の基本について解説します。これを外さなければ相手に失礼と思われる事はありません。
【メールの書き方①】件名でわかるように
キャンセルメールに限らず、重要なポイントは件名で本文の内容が分かるようにしておく、といったところです。例えば、今回の主題は就活における何らかのキャンセルメールとなっています。
その為、上記の例文のように、「合同就職説明会のキャンセル願い」といった形で作成されている事が重要です。
就活生を取り仕切っている担当者の場合、数多くの学生とやり取りしなければなりません。その為、件名にしっかりと大学名や氏名など、誰からのメールかわかるようにしておくとよいです。
【メールの書き方②】本文は簡潔に
企業にキャンセルメールを送信する場合、内容は出来るだけシンプルにまとめておく事が基本です。例文のように、以下の構成で作るようにしたいところです。
氏名
参加予定だった事柄
キャンセルする旨
理由
お詫び
必須事項は、キャンセルする事柄、キャンセルする旨、お詫びの言葉です。
中には、理由を事細かに作成される方が少なくありません。もちろん、相手にわかりやすいように理由を伝える事は重要ですが、あまりプライベートな事を書かれても担当者は困惑してしまいます。
キャンセルメールは珍しい事ではありませんし、細かい理由までは記載する必要はありません。
ただし、「気が乗らなかった」とか「ほかの会社説明会に参加するので…」とか、「腹痛なので」など、社会人としてマナーがない理由は記載しないようにして下さい。
場合によってはリスケジュールを促してもいい
集団での説明会などではなく、個別にセッティングしてくれたものであれば、キャンセルメール内にリスケジュールを打診しても問題ありません。
その際は、しっかりとお詫びを込め、さらに自身である程度のリスケジュールを提案してもよいです。
就活におけるキャンセルメールは丁寧に作成！
就活でキャンセルメールを作る際、誠心誠意、お詫びをする事が大切です。出来るだけ、しっかりと丁寧に間違いのないようにメールを作る事をおすすめします。
やむを得ない理由であればドタキャンだという誤解を招かないようにするためにも明確に伝えておくと安心です。
最悪のケースでは仕方ありませんが、キャンセルをする場合は面接や説明会の前日や当日ではなく、早い段階で企業に伝えておきたいものです。
人事担当者も準備があるので不便や迷惑をかけることを最小限に抑えるという思いやりも大切です。