#わかりやすいシフト表 はExcelで作るのがおすすめ！ #シフト作り方コツ を簡単にご紹介！ #見やすい勤務シフト表
シフトを管理を行う為には見やすいシフト表がとても便利です。シフト表の便利なツールがたくさん出来ている世の中ですが、Excelで管理し続けている会社も多いのではないですか。
コツを掴めば初心者の方でも簡単に作れます。シフト表の作り方のコツを解説するので日付をパッと見て分かりやすいような表作成に生かして下さい。
シフト表とは？
アルバイトやパート従業員などの勤務体制をまとめた表の事をシフト表と言います。別名「ローテーション表」「シフト管理表」ともいいます。
シフト表と勤務表の違いとは？
厳密に言うとシフト表は、労働の状態を表すものですが、勤務表は、出勤状態を表すものを言います。会社によって勤務表としていてシフト表のような使い方をしているところもあります。
シフト表の目的
シフト表は以下の目的を持っています。
従業員の適切な出勤管理
休暇管理
業務の効率化
生産性の向上
売上・利益アップ
シフト表でシフト管理を行う事で毎日の出勤スタッフの人数調整が出来たり、忙しい時間帯を中心に従業員を多めに出勤させるなど業務の効率化の他、人件費を削減する効果も得られます。
見やすいシフト表を作るまでの流れ
シフト表を作る為には、まず、従業員からシフトの希望日を取る必要があります。皆さんの希望している休みや勤務したい日付を、提出期限日を決めてその日までに提出してもらいます。
次に希望通りにカレンダーなどに書き出していきます。最後に、人数調整をして正式なシフト表を作るようにして下さい。
シフト表をExcelで作るメリット・デメリットとは？
シフト表をExcelで管理を行うには、メリット・デメリットがあります。それぞれ見ていきます。
メリット
シフト表をExcelで管理している方は多く、またネット上でもたくさんの無料ダウンロード可能なひな形が解説されています。
自由に編集が出来るので、応用も利く点も大きなメリットです。また、わからない事があってもWeb上で検索すればすぐに情報が見られる点も便利ですよ。
デメリット
シフト表をExcelで作るデメリットは、入力ミスがあればすべて狂ってしまうおそれがある事です。例えば誤って1つの関数を消してしまうと、すべて狂ってしまうなどのデメリットはあります。
なので、シフト表を管理を行う人を絞っていればこういったミスも減らす事が出来ます。
シフト表の種類
シフト表には主に4つの種類があります。
タイムシフト・・その日付に不可欠な人員が記載してあり、毎日交換する必要がある
週間シフト・・・1週間の間で誰がどのくらい入っているのかが明確に把握
月間シフト・・・1ヶ月の間で誰がどのくらい入っているのかが明確に把握
休暇管理シフト・・・一般的には正社員の休暇管理をおこなう時に用いられます。
シフト表を作る際の注意点
以下の様な点に気をつけて作るようにします。
労働基準法に従う
休暇や休憩時間、残業時間などは労働基準法で厳しく定められています。
労働基準法に違反していると、罰則が課せられるだけではなく逮捕されてしまう可能性もあります。「知らなかった」では済まされないので、シフト表をつくる人はしっかりと労働基準法について勉強しておくようにします。
希望は平等に
シフトが不平等になってしまうと不満が生まれ、トラブルが起こりやすくなってしまいます。従業員の希望はなるべく平等に通す事が大切です。
土日の休みは均等に
残業が偏らないように
有給休暇は平等に
これらへの配慮も大切です。誰かに負担が偏るようなシフトの組み方はNGです。
シフト表をExcelで作る時のコツ
シフト表をExcelで作る場合は、以下の点に気をつけて作成してみて下さい！
メリハリをつける
見やすいシフト表の為には、レイアウトにメリハリを付けて作る事が大きなポイントになります。例えば、休みはピンク色、従業員の希望によるシフトであれば水色、夜勤の時間帯は背景を灰色に変えるなど…。その他にも枠の大きさ、色分けなどの工夫をして作成します。
プリント前に一度プレビューで確認
作成したシフト表は印刷をして、従業員に配ったり部屋に貼り付けている会社も多いかと思います。パソコンで見る画面と実際に印刷した物では大きく異なる事があります。
例えば、A4サイズで作成したのに小さい、逆に大きすぎてはみ出してしまっている、文字が思っていたよりも小さいなど…。プレビューで確認しながら作るとスムーズに作る事が出来ますよ！
シフト表の作成を簡単にしてくれる為に役立つ関数
役立つ関数とそれぞれなぜ役立つのかについてご解説いたします。
DATE関数
DATE関数の使い方はセルの中に「＝DATE（●,●,1）」と入力します。すればその年の該当する月日が自動的に入力されます。
例えば、2020（←A1）年5（←C1）月の場合…。「＝DATE（A1,C1,1）」とセルB2に入力すればします。すればB2には「2020/5/1」と表示されます。あとはB2からドラックしていけば日付の入力が一瞬で完了します。
また、それぞれに西暦が不可欠ない場合はすべての日付を選択して右クリック→セルの書式設定→ユーザー定義→「ｄ」→OKを選択すれば日付だけの表示に変更出来ます。
WEEKDAY関数
次に、曜日を表す「WEEKDAY」の関数についてです。曜日を入力したい場所B3（ここでは例としてB3とします）にWEEKDAYの関数を置きます。この関数の（）内には、曜日を表示させたい日付があるセルを選択して下さい。
ここでは「B2」として「＝WEEKDAY（B2）」と入力したら、曜日が表示されます。B3からドラックしていけばそれぞれの日付の曜日が一瞬で完成します。
「曜日」表示をなくしたい場合、セルの書式設定→ユーザー定義→aaaを選択すれば「日」「月」の表示に変更されます。反対に曜日表示をさせたい場合は「aaaa」を選択すれば表紙されるようになります。
COUNTIF関数
COUNTIF関数は「選択したセルの中から、検索条件と一致するものを抽出」という関数です。その日付の出勤人数や勤務合計時間を自動的に計算してくれるので、シフト管理が一段とし易くなります。
例えば、早番を「◎」遅番を「□」休みを「×」とします。これらの数を集計したい場合、この数を入れたいセルに「＝COUNTIF」と入力します。
そして、集計したい範囲を選択して下さい。最後に条件となる「◎」を入れると簡単に抽出出来ます。続けて「□」「×」もそれぞれやっていきます。
日付もパッと分かりやすい見やすいシフト表は重宝するので作り方をマスターしよう！
シフト表をExcelで作る最大のメリットは、作り方や上手に作るコツを調べれば簡単に出てくる点や、ひな形のダウンロードサイトが豊富にあるという事です。
自分で作るのが難しいという場合は、無料でダウンロード出来るひな形サイトを使うのもおすすめです。
日付を誰にとっても見やすい簡単なシフト表を作れば従業員にとっても勤務する日付や休暇を取る日付を誤認なく理解出来るので安定した現場の稼働が可能となります。