東京都の文書管理規則と、男女共同参画課の(怪しい)収受印につきまして

2023年3月12日 15:42

収受印あれこれとなんかアレ

日付がキメラだの、後から別のデータ印ハメ込んだんじゃないかだの、砂ケシ改竄（鼠）疑惑だの、なんか色々ありますが。
そもそも気になったんです、「収受印が掠れてるのはアリか」。
で、東京都の文書管理規則を漁ってみたのですが。

皆様が話題にしている「収受印」、これそもそも様式外なのですけれども！？。

東京都には、文書を扱う機関「東京都総務局総務部文書課」があります。
文書管理規定そのものは、局単位や部単位でもあるのですが、ざっと目を通した限り、東京都総務局総務部文書課が公開している、「東京都文書管理規則」のコピペで、まあこいつに則って運用されているようです。

まず文書とは、第二条に規定されております。

「紙の上に永続すべき状態」、つまり消すな直すな改竄するな、ってことですね。

また、文書の管理は、「文書総合管理システム」なるもので管理されているみたいなのですが。
第八条の二。

その件名、第十二条第一項の文書記号、同条第四項の文書番号、第三十八条第一項の分類記号、第四十八条第一項の保存期間その他の総務局長が定める文書等の管理上必要な事項

文書総合管理システムには、文書の各種プロパティを記録しているだけで、文書の本文そのものは登録されていないようです。
日付情報に関しては、明確に記載されているのは「保存期間」だけで、収受日時は記録されているかどうか不明です（が、普通記録するよねえ、、、総務局長が定めていて欲しい）。

収受には、おおまかに２種類あるみたい
まず、郵送とかで、封筒とかの塊で都が受け取って、ソイツを担当部署とかに渡すケース。
第十三条に規定されてます。

この場合、文書は総務部の文書課長が一度受け取って、「第三号様式による東京都収受印」を捺印、処理していくみたい。

次に、都の担当局が直接受け取るケース、窓口とかでね。
第十六条に規定されとります。

この場合、収受の対象となる書類は、「第四号様式による収受印」を捺印して処理していくみたい。
収受の対象にならない書類は受領印を押す、となるので、暇空さんが公開した文書の一部で、なんかちっこい受領印押してあるのあるのは、そういうことみたい。

この別記は、上記URLからは辿れませんが、東京都例規集データベースから「文書管理規則」を検索することで、別記が参照できます。

第三号様式は、こんなの

第四号様式は、こんなの

あれ？。

このヘンな収受印、「東京都収受」ではなく、課単位での収受なので、本来は第四号様式じゃないとダメで、第四号様式だと、「日付」だけではなく「登録番号」も記載が必要なはずですけれども！？。

いや、規定があるなら、せめて守って欲しいし。
守れない規定なら、規定そのものを見直して欲しいし。
そもそも改竄の余地がある文書管理をしないで欲しいし。

多分これ、この様式守ってない局だのハンコだの、たーーくさん出てくる予感。