【事例解説】730時間分の作業を0分に短縮！ツールを活用した効率化の成功例
こんにちは！今日はいかがお過ごしでしょうか？
今回は、「730時間分の作業を0分に短縮した方法」という事例をご紹介します。この話は、私が先日ある企業様とお話しした際に、非常に大きな反響をいただいた内容です。効率化や自動化に興味のある方にとって参考になると思いますので、ぜひ最後までお読みください。
３児の母で大黒柱。1年で６カ国を家族で旅行しながらも自動化に役立つオンライン講座を提供しているファネルデザイナー下坂栄里子です。
730時間の負担を解消した企業様の現状
作業内容：毎日2時間の顧客リスト管理
この企業様では、毎日広告から新規顧客のリストが入ってくる仕組みを活用していました。しかし、そのリスト管理に毎日約2時間を費やしていたのです。
具体的には以下のような作業を行っていました：
新規登録者のデータを広告システムからコピー＆ペーストでワークシートに転記。
顧客リストを手作業で整え、各部署に配布。
個別相談の予約メールを一件ずつ送信。
この作業は完全に手動で行われており、年間で約730時間もの時間がかかっていました。
解決策：ツールを活用した効率化
この作業を大幅に効率化するために、**Zapier（ザピア）**というツールを導入しました。Zapierは、異なるツール同士を連携させ、自動化を実現するためのプラットフォームです。
Zapierを使った自動化の仕組み
顧客データの自動転記
新規顧客が広告システムに登録されたら、Zapierが自動でそのデータをGoogleスプレッドシートに転記します。自動メール送信
登録後、Zapierが顧客に対して自動的に予約フォームリンクを送信します。これにより、手動でメールを送る必要がなくなりました。自動予約システムの連携
顧客が予約フォームで希望日時を入力すると、Zapierが自動的にZoomリンクを発行し、顧客と担当者に送信します。社内連携の効率化
予約情報は、Zapierを通じて社内のチャットツール（例：SlackやChatwork）に投稿され、チーム全体で共有されるようにしました。
具体的な成果
1日2時間かかっていた作業が完全に0分になり、年間730時間もの時間を節約できました。これにより、スタッフはより重要な業務に集中できるようになり、結果的にチーム全体の生産性が向上しました。
無料で始められるZapierの魅力
Zapierは基本的な機能を無料で利用できるため、初めて自動化に取り組む企業や個人にもおすすめです。
無料プランの制限
無料プランでは、3つの「Zap」（自動化ルール）を作成可能。これでも多くの業務が効率化できます。多様なツールとの連携
Zapierは数千種類以上のツールと連携可能。Googleスプレッドシートやメール配信ツール、予約システムなど、さまざまなツールを組み合わせて利用できます。
大手企業も知らない無料ツールの力
この企業様は、以前は業務効率化のためにカスタムシステムを導入しようと検討していました。その見積もりは、なんと200万円以上。しかし、Zapierを活用することで、これらの機能を無料または低コストで実現することができました。
自動化の導入を成功させるポイント
1. 現在の作業を洗い出す
まずは、日々の業務の中で繰り返し行っている手動作業をリストアップしましょう。「これを自動化できたら楽になるのでは？」という視点で考えることが大切です。
2. 小さな一歩から始める
いきなり全てを自動化するのではなく、1つの作業から始めるのが成功のコツです。今回の事例でも、まずは顧客リスト管理から取り組みました。
3. ツールを活用する
Zapierのようなツールを活用することで、初期費用やランニングコストを抑えながら自動化を実現できます。
まとめ
今回の事例では、Zapierを活用して、年間730時間分の作業を0分に短縮しました。このように、自動化ツールを上手に活用することで、小さな力でもビジネスを大きく効率化することが可能です。
もしあなたも日々の業務に追われていると感じているなら、ぜひZapierや他の自動化ツールの活用を検討してみてください。
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