シンプルに始める！スプレッドシートで顧客管理とタスク管理を一元化する方法

2024年12月16日 08:16

日々の業務で顧客情報の管理やタスクの進捗を整理する必要性を感じたことはありませんか？
大企業であれば専用のCRM（顧客管理システム）やプロジェクト管理ツールを導入することが一般的ですが、中小企業や個人事業主の場合、そこまで予算や時間を割くのは現実的ではないことも多いでしょう。
しかし、Googleスプレッドシートを活用すれば、簡単に顧客管理とタスク管理を一元化した仕組みを構築できます。

本日は、業務効率化を目指し、Googleスプレッドシートを使った簡単で実用的な管理方法をご紹介します。
具体的な設定方法や応用例についても触れるので、ぜひ参考にしてください。

1. 顧客管理とタスク管理を一元化するメリット

顧客管理とタスク管理を別々に行っている場合、次のような問題が発生しがちです。
• 情報の分断: 顧客情報はCRMに、タスク進捗は別のツールに記録していると、データを照らし合わせるのに時間がかかる。

• 更新漏れ: 複数のツールを管理することで、どれを更新すべきか混乱する。

• 非効率な報告作業: 上司や同僚に進捗を共有する際、手動でデータをまとめる手間が発生する。

一元化すれば、これらの問題を解決し、スムーズな情報共有と業務の効率化が期待できます。
Googleスプレッドシートなら、低コストでこれを実現可能です。

2. 基本のスプレッドシート構成を作る

まずは、シンプルな構成を考えてみましょう。以下のようなスプレッドシートを作成します。

1枚目: 顧客情報シート

顧客ID 顧客名 連絡先 ステータス 最終連絡日 次回対応予定日
001 株式会社A xxx@a.com 商談中 2024/12/14 2024/12/20
002 株式会社B yyy@b.com フォローアップ 2024/12/12 2024/12/18

• 顧客ID: 顧客を一意に識別するためのID。
• ステータス: 商談中、成約済みなどの現在の状況。
• 次回対応予定日: タスクの締め切りを記録。

2枚目: タスク管理シート

タスクID 顧客ID タスク内容 担当者 期限 ステータス
001-T1 001 提案書作成 田中 2024/12/16 未完了
002-T2 002 フォローアップメール 鈴木 2024/12/15 完了

• 顧客IDで顧客情報とリンクします。
• ステータスで進捗管理を簡単に。

3. 自動化で効率を最大化

手動で更新する部分を減らすため、Google Apps Script（GAS）を活用して自動化を行います。以下の2つの機能を実装することをおすすめします。

① ステータス更新の自動化

次回対応予定日が過ぎているタスクを自動的に「要確認」とマークするスクリプトを作成します。

function updateTaskStatus() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("タスク管理");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = new Date();

for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const dueDate = new Date(data[i][4]); // 期限
    if (dueDate < today && data[i][5] === "未完了") {
      sheet.getRange(i + 1, 6).setValue("要確認"); // ステータスを更新
    }
  }
}

• このスクリプトを毎日実行することで、対応漏れを防ぎます。

② メール通知の自動送信

重要な期限が近づいた場合に、担当者に自動でメールを送る仕組みを作ります。

function sendReminderEmails() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("タスク管理");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = new Date();
  today.setDate(today.getDate() + 1); // 明日を基準に
 
 for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const dueDate = new Date(data[i][4]); // 期限
    if (dueDate.toDateString() === today.toDateString() && data[i][5] === "未完了") {
      const email = "担当者のメールアドレス"; // ここを適宜変更
      const subject = "タスク期限が迫っています: " + data[i][2]; // タスク内容を件名に
      const body = "以下のタスクの期限が迫っています。\n\n" +
                   "タスク内容: " + data[i][2] + "\n" +
                   "期限: " + data[i][4] + "\n" +
                   "ご対応をお願いします。";
      GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
    }
  }
}

• このスクリプトをトリガー設定で毎日実行するようにします。

4. 応用例: 他部署との連携

顧客管理やタスク管理のデータを基に、以下のような応用が可能です。
• 営業会議資料の自動生成: 顧客シートから進捗を集計し、プレゼン資料を自動作成。
• チーム全体の可視化: ダッシュボードを作成して全体の進捗をリアルタイムで共有。

まとめ

スプレッドシートを活用した顧客管理とタスク管理の一元化は、コストを抑えながら業務を効率化する強力な手段です。
GASを組み合わせることで自動化を進め、作業負担を減らすことも可能です。
ぜひこの記事を参考に、自社での運用に取り入れてみてください。

まずは小さく始め、改善を積み重ねていくことが成功の鍵です。