ビジネス英語：書きやすくて、読みやすい英文メールの構成

2022年11月6日 16:05

英語でメールを書く時に、何をどの様に書けば良いか
悩んだことはありませんか？

思いつくままにOutlookなどに書き込んでいっても
なかなか上手くまとまらない。。。

そんな時は、このテンプレートを使ってください。

テンプレートの名前は「PREP」です。

「PREP」の構成に沿ってメールを書くと、
書く方は構成通りに項目を並べるだけなので書きやすく、
読む方は上から順番に読めば良いので分かりやすくなります。

これは、英文メールの構成で有名なパターンで、
以下の４つの単語の頭文字を取っています。
P　Point　要件を伝える
R　Reason　その理由（必要な場合）
E　Example　具体例（必要な場合）
P　Point　要件を再度伝えて念を押す

私がカナダのビジネスカレッジで「Business Writing」の時間に、
最初に習ったのもこのPREPです。

このPREP法は、仕事の英文メールのかなり多くの場面で使えますので、
メールを書く時間が大幅に節約できます。

PRERに沿って作った英文メール

オーディオプレーヤーを作っているメーカーが、
顧客からABCプレーヤーの無償修理の依頼を受けた際の返信メールです。

※日本語訳は記事の最後にあります。訳文は、わざと、
チャンク（意味のかたまり）単位で日本語にしています。
日本語の文としては非常に読みづらいですが、
英語が書かれた順に内容を理解して欲しいのでご了承ください。

（挨拶）Thank you for your request for free repair of our ABC player.

（P）We are afraid we have to ask you to bear the repair charge.

（R）According to your message about your use, you used it under the sunlight. The user manual's prohibitions include using this product under sunlight. So, this damage is not eligible for free repair.

（E）The prohibition also includes dropping the product and using it in high temperatures. Again, please refer to the user manual for details.

（P）Please let us know if you wish to have the product repaired for a fee.

（終わりの挨拶）Thank you for using our ABC player.
with best regards,

もし、（R）＝理由から書き始めると結論が後になってしまいます。

（E）The prohibition also includes dropping the product and using it in high temperatures. Again, please refer to the user manual for details.

（P）Therefore, we are afraid we have to ask you to bear the repair charge.
（終わりの挨拶）Thank you for using our ABC player.
with best regards,

PREPの利点

１．書きやすい

PREPの各項目の内容を順番に書くので、
文章構成を考える必要がなく、書きやすくなります。

２．読みやすい

結論が最初に書かれているので、直に知りたいことが分かります。
今回の例文は（R）と（E）は短めですが、
これらが長いと結論＝知りたいことが分かるまでに時間が掛かり、
イライラしてしまいます。

これからあなたが英文メールを書く際には、
是非、このPREPを使ってみてください。

例文のチャンク（意味のかたまり）単位での日本語訳

（挨拶）Thank you for your request for free repair of our ABC player.
ご依頼ありがとうございます／無償修理の／当社のABCプレーヤーの

（P）We are afraid we have to ask you to bear the repair charge.
申し訳ございませんが／弊社は（お客様に）ご依頼しなければなりません／修理費の負担を

（R）According to your message about your use, you used it under the sunlight.
あなたのメッセーによると／あなたの使い方について／あなたは使用しました／太陽光の下で
The user manual's prohibitions include using this product under sunlight.
ユーザーマニュアルの禁止事項は／含んでいます／本製品の使用を／太陽光の下で
So, this damage is not eligible for free repair.
ですので／この故障は／該当しません／無償修理としては
（E）The prohibition also includes dropping the product and using it in high temperatures.
禁止事項は／～も含んでいます／製品の落下／高温での使用
Again, please refer to the user manual for details.
もう一度／ご参照ください／ユーザーマニュアルを／詳細は
（P）Please let us know if you wish to have the product repaired for a fee.
お知らせください／もしご希望なら／製品を有償で修理することを
（終わりの挨拶）Thank you for using our ABC player.
感謝申し上げます／当社ABCプレーヤーのご使用を
with best regards,
宜しくお願い致します

この記事があなたのビジネス英語力アップにお役に立てばうれしいです😊

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