Backlog World 2021 旅 ~Journey~ オンライン 登壇レポート

昨日、3月13日に、10分間という短い時間でしたが、JBUGという、Backlogのユーザー会の年に1度のビックイベントでLT登壇させていただきました！

間違いなく登壇者で一番技術がなく、PM職の経験もなかったのですが、それでも登壇させていただいたことは、本当に良い経験でした！

思わず長くなってしまいましたが、10分で語れなかったことを、noteにしました。

何を話したか

私はITスタートアップを中心とした企業さんに、リモートでリーガルサービスを提供しています。平たくいうと、契約書のチェックをしたり、サービスの利用規約やプライバシーポリシーを作ったりと言ったことが多いです。いわゆる「顧問弁護士」という立ち位置です。

その、顧問弁護士としての仕事で、契約書や利用規約のレビュー・作成のやりとりをするのに、Backlogを使っています。

BacklogWorld2021では、なぜBacklogを使おうと思ったのか、使ってどうだったのか、そして何が課題として残っているのかについて話しました。

なぜBacklogを使おうと思ったのか

顧問弁護士を持っている企業の方は、どんなツールでやりとりをされていますか？今でも圧倒的に多いのが、メールだと思います。

最近は、Chatworkなどの、メッセージアプリも使われ始めていますよね。私も、許可がいただけた場合は、事務所のSlackに招待させていただいています。

でも、メッセージサービスに共通した問題として、「情報が流れること」と、「情報がアカウントに紐づいていること」があると思います。

例えば契約書のレビュー１つをとっても、一度私がレビューしたものが、２回目以上のやりとりが発生する場合があります。その場合、１つのメールスレッドだとしても、やりとりが１０回以上になると、「え〜と、今私にボールがあるっけ？最新ファイルどこだっけ？」という状況になります・・・（上記でいう、「課題が追えない」「最新ファイルがどれかわからない」）。

もっと深刻な問題は、メールの場合、Ccなどで複数人にシェアがされているとしても、基本的にはここのアカウントに紐づいた情報なので、アカウント保持者がいなくなれば、情報も消えるということです。メールの魚拓をとって全て残すなんてこと、まさかできないですよね。。そうすると何が起こるかというと、これまでのレビューの経緯が消えてしまう恐ろしいことが起こります。これは法務系の方でないと恐ろしさがわからないかもしれませんが、「自社の契約書レビュー基準が不明」というのは、新人の法務担当者にとっては、かな〜り恐ろしい状況です。もちろん、別途詳細な記録をとっていれば別ですが、メールのやりとりの全てを転記するか、そのようなシステムを自前で作るか、APIでなんとかする（？）か。。いずれにせよ、私には無理です。これが、ナレッジたまらない問題ですね。

また、案件が複数ある場合に、どの契約書レビューにどのくらいリソースがかかっているのか、レビュー開始からどれくらいでクローズしたのかも、メールの最初のスレッドと最新スレッドを見直すとか地獄です（スレッドが別れる可能性もあります。。）。そんな状態での定量化は、作業量が膨大になるなぁというのが、私の課題でした。

1人で寂しい、というのは、ウケ狙いも正直ありましたが笑、顧問先様との距離をどうにか縮めたい！という心の叫びでもあります。

Backlogを選んだ理由

そもそもBacklogというのは、プロジェクト管理ツールです。

私が悩んでいたのは、１つ１つの契約書レビューを単体で考えていたという平面的な思考にも原因がありました。

「そもそも、これは継続的なプロジェクトの課題の１つずつと考えたらいいのでは？」という思考の元、顧問先様の快い承諾もあり、Backlogを導入しました。

上記のように、Backlogの機能で、だいぶ私が抱えていた課題感は解消されるのでは？という目算はありました。

結果どうだったか。

目算はほぼ的中し、1ヶ月の契約書レビュー数が多くても、それぞれのステータス管理が本当に楽になりました！

会社員時代に、がっちりBacklogを使っていたわけではなかったので、とてもほっとしました笑

気をつけている点

契約書というのは、法務の人以外にとっては、もしかしたら、面倒臭い、できればすっ飛ばしたい工程かもしれません（私だって、Wordの右側にコメント欄が入りきらない状況まで契約書の応酬が続くと、😱ってなります。）。

しかし！契約書がある以上、そこに書かれたことは、（別途合意がない以上）守らなければならない義務として重くのしかかってくるわけで、締結した後になって、「やっぱあれなし！」とは言えないわけなので、守るべきは守らねばなりません。

ということで、できるだけ課題設定のストレスを減らすように（心理的にもハードルを下げるように）、必要情報を最初に選択型で入れ込んでもらえるように工夫をしました。

可視化のため、課題設定月をマイルストーンで設定し、ダッシュボードでステータスが月毎に一覧化するようにして、視覚的にも滞留の有無をチェックできるようにしました。

また、法務以外の方にとっては、「この契約書、一体どれくらいで戻ってくるの？」が不明だと思うので、期限設定と目安時間もレビュー開始時に入れるようにしました。

これらは、定期的に見直しもしています。

課題の設定時に、これからレビューする契約書の大体のことがわかると、とっても快適です！また、ステータス管理や定量化を行うことで、私自身の稼働の把握にも役立ちますし、顧問先様内でも、法務にどれだけのリソースを割くべきかの指標になるのではないかと思っています。企業内にいたときに、自分の仕事の定量化について非常に悩んでいたので、ベースとなるマテリアルが抽出できる状態になっているのは望ましい状況だと思います。

残された課題

とはいえ、まだまだです！

圧倒的な技術力をはじめとする数々の課題が残されており、毎日KAIZENです。

LT後に、契約書のWord呪縛に対応する、Excel呪縛なるものもあるようで、どの業界でも、皆さん苦労されているのだな、と思いました。。

Backlogの真の力を享受できるようになるべく、精進します！

これから

BacklogWorld2021のテーマは「旅」でした。

私の業務改善はまだまだ終わらないし、プロジェクト管理の最適かもきっとこれという完全解のないものであって、「旅」なのだと思います。

まだ、弁護士でBacklogを使っている方は少ないと思いますが、ツールは違っても、プロジェクト管理の考え方、やり方には役立つものがあるのではないかと思います。それに、皆さんのやり方をもっと知りたい！

それに何より、Backlogを使いこなしていらっしゃる皆様のお知恵を借りたい！

これからも続く旅の仲間を見つけたい。そんな想いで、BacklogWorld2021に登壇させていただいたのでした。

幸いにして、色々な方がLTを聞いてくださって、つぶやいてくださって、共感やヒントをいただきました。とてもうれしかったです。

これからも、日々精進！皆様の実践も、是非シェアいただけると嬉しいです。