Excelマニア、Toggl Trackに時間管理を任せてみました

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実は私、副業的なこともしています。
その副業は時間単価制サービス業的な感じなので、かかった労働時間に時間当たりの単価をかけて金額を出し、毎月請求書を出しています。
そのため日々の業務で時間管理が必要なのですが、ずっと疑うことなくExcelを使っていました。

こんな感じ。

そんな中ですが、少々使いづらさも感じたため、かねてから気になっていたToggl Trackという時間管理アプリを試してみることにしました。
Toggl（トグル）って何？という方はWikipediaなど見ていただくとして、ここからは実際に使った感想でも書いていこうと思います。

Excelで何がいけなかったのか？

Excelでもおおむね満足でしたが、いくつか不満点もありました。

開始時間・終了時間が手動管理だったため、作業時間は自分で算出する必要があった
私はExcelの数式を埋め込んで、開始時間と終了時間を入れれば自動計算できるようにしていました。
これが、クリック程度の作業で開始時間・終了時間・作業時間が自動でわかれば楽ではないでしょうか？

レイアウトなどを一から自作しないといけない
表作るくらいなら余裕ですが、これを使いやすいようにカスタマイズするのはなかなか面倒です。
例えば上記の問題も、ボタンを押せば自動で作業時間が入るVBAを組めばいいのですが、作るまでに少々手間がかかります。
すでに環境が整ったツールがあれば、そっちを使いたい…！

この辺が楽になればいいなぁと思い、Toggl Trackの使用を考えるに至ったのです。
今回は試用のつもりだったので、無料プランにしました。

Toggl Trackの機能

顧客別・プロジェクト別にタスクが管理できる
作業時間計測を始める前に、まずはマスタ画面で顧客（Clients）、プロジェクト（Projects）を入れる必要があります。
今回は試しにA社がクライアントのTestというプロジェクトを作ってみました。
プロジェクトコードなどあれば、プロジェクト名の冒頭に入れてもいいですね。
これを作っておくと、作業時間を記録した後で、プロジェクト別、顧客別にどの程度時間がかかったのか、把握することができます。

時間はワンクリックで自動計測
「Timer」をクリックしていただき、再生マークのアイコン（▶）をクリックすればその瞬間から時間が測れます。
その前に作業内容やプロジェクトを入力しておくと、あとで楽です。
ちなみに有料版だと、時間当たりの単価も入力できるようです。

作業が終わったらもう一度同じボタンを押せば、自動的に開始時間・終了時間・作業時間が記録されます。

何個か作業を記録すると、こんな感じ（下図参照）です。
個々の作業時間だけでなく、その日全体の作業時間まで出るのは本当に便利。
ここまで、開始時間や終了時間をどこかにメモしたり、自分で計算したり、ということは一切していません。

タグを作ってさらに作業時間を分析できる
作業時間はプロジェクトや顧客別にみることもできるのですが、タグを作ればタグ別にみることができます。
例えば、
・Aさんからの依頼とBさんからの依頼のどちらに時間をかけたか知りたい
・開発のフェーズ別で時間の分量を見たい
などの場合は、タグを使うのも便利だと思います。

作業時間をcsvでダウンロードできる
作業時間の詳細は「Reports」でも見られるのですが、csvでダウンロードできると非常に便利です。
取引先に提出する、などの用途にも使えます。

使用した感想

ひとしきり使ったところで、感じたメリット、デメリットは以下の通りです。

メリット：
使い方が簡単、直感的に作業ができる
こちらの計測作業が不要
WebだけでなくPCやスマホのアプリもある

デメリット：
現状日本語対応なし
細かなカスタマイズが効かない

簡単にまとめると、Toggl Trackはかなり直感的に作業ができて楽ですが、細かく自分でカスタマイズしたい方には当然不向きです。
一番ネックに感じたのは、個々の作業に対しメモが残せない点でした。
例えば私の場合、Excelに「作業量」という欄を設けていました。
この欄に「Word3枚分」や「3000語程度」などと納品物の分量を書くと、次に作業依頼があった際、概算の工数を伝える根拠になったのです。
Toggl Trackでは現状、こういった機能がなさそうです。
いい方法など、見つけたら追記したいと思います。

ただ、そういうデメリットがカバーできればすごく使いやすいツールだと思うので、しばらくは使っていきたいと思います。
「トグルって何？」という人のご参考になりますように！