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【後編】アイデア30選！社内イベントの目的や成功のポイント

株式会社エレクトロニック・ライブラリー

前編はこちら↓↓↓
https://note.com/elnet_note/n/nef56baeea4f0

【前編】
１.社内イベントの目的は? 実施のメリット
２.【事例あり】 社内イベントの企画アイデア30選
　◆コミュニケーションを促進する社内イベント
　◆モチベーション向上につながる社内イベント
　◆理念浸透や組織内の意識統一が図れる社内イベント
　◆コロナ禍でも開催できるオンラインイベント
　◆独自の企画で盛り上がる、ユニークな社内イベント

後編


3.社内イベント企画を実現する方法・手順

社内イベントの企画から実施までの流れは、以下の6ステップです。

・目的の明確化
・イベント運営チームの選出
・企画内容の決定
・日程の決定・会場確保
・社内への告知
・振り返りの実施

ここでは、それぞれの段階で行う内容や注意点などについて詳しく解説します。


STEP1.イベントの目的を明確化する

まずはイベント開催の目的を明確にします。目的を決めるには「なぜイベントを実施するのか」「実施後にどのような効果を期待するのか」のブラッシュアップが重要です。

目的をはっきりさせないまま企画を進めてしまうと、イベントの方向性がぼやけてしまうおそれがあります。
「社員のコミュニケーション促進」や「学び」など開催の目的をあらかじめ決め、運営者・参加者で共有しておくことで、成果が上がりやすくなるよう工夫しましょう。

また、最終的な目標だけでなく、それに至るまでの小さな目標を段階的に決めておくのも効果的です。このようにすると、企画進行中に目的からぶれそうになっても、早期に気づくことができます。


STEP2.イベントの運営チームを作る

目的を決めたら、それを達成するためのメンバーを選び、運営チームを作ります。

社内イベント開催までは、準備のための一定時間が必要です。通常は勤務時間をやりくりした時間を充てることが多いため、1人ひとりに負担がかかりすぎないような人員数の確保を心がけましょう。

だれをメンバーに選ぶのかも重要なポイントです。例えば社内で顔が広い社員をメンバーの一員に選んでおくと、「あの人が企画しているのなら参加してみよう」と多くの社員の興味をひくきっかけになりやすいのでおすすめです。

また、もともと仲の良いメンバーばかりでチームを構成するべきではありません。作業効率は上がるかもしれませんが、それ以外の社員には「内輪の盛り上がり」に感じられ、参加率が下がる可能性もあります。
運営メンバーは、さまざまな部署やコミュニティから選出しましょう。


STEP3.企画内容を決定する

企画内容を決める際には「目的に沿った内容であること」と「社員が参加しやすいイベントであること」に注力しましょう。社内イベントはあくまで目的を達成するための手段です。「これをやったら盛り上がりそう」と感覚だけで決めてはいけません。

また、企画内容は社員の就業スタイルなども考慮して決めるべきです。例えば、テレワークの社員が多いのであれば、オンラインイベントを企画するのもひとつの方法です。

また小さな子どもがいる社員が多い場合は、夜の外出が必要なイベントを企画するよりも、ランチ時間などを利用して勤務時間の範囲内で楽しめるものを提案したほうが喜ばれるでしょう。


STEP4.日程や会場を確保する

社内イベントの内容が決まったところで、日程調整に取り掛かります。イベント会場が社外になる場合は、この時点で会場も押さえておきましょう。

実施日や会場には、運営者を含めた参加者全員が集まりやすい日時や場所を選ぶと良いです。また、避けるべき日をあらかじめチェックしておく必要もあります。
部門によって忙しい時期に違いがある企業では、各部門の繁忙期とできるだけ重ならないように配慮しましょう。

オンラインイベントを開催する際には、どのツールを使って行うかも重要です。参加者が使いやすいと感じるものを選ぶようにしましょう。


STEP5.社内への告知を行う

企画内容や日時が決定したら、社内メールや回覧板などを利用して社内へ告知します。

告知は数回に分けて行うと、参加率の向上に効果的です。その際、毎回同じ内容のメールを送っていたのでは、見てもらえない可能性があります。
メールの内容は、毎回少しずつ変えましょう。

例えば、送信のタイミングに応じてイベント内容の一部詳細を明かしたり「今からの参加も大歓迎！」などの文言を加えたりすると、参加を迷っている社員の背中を押す効果が期待できます。


STEP6.イベント開催後の振り返りを実施する

イベント開催後は毎回振り返りを行い、次回以降に活かしましょう。

社内イベントは開催すれば終わりというものではありません。
イベント終了後に、運営メンバーは各自の担当業務や当日の進行などについてレポートを作成します。
また、参加者にアンケートを実施しリアルな声を聞くのも大切です。

イベントを振り返る際には、参加率だけでなく目標達成度や社員の満足度も重視しましょう。
出てきた改善点や評価すべきポイントは次回以降のイベントの参考にします。

そうすることで、より多くの社員を巻き込みながら目標達成ができる企画案が生まれやすくなります。


4.社内イベントを成功へ導く3つのポイント

社内イベントを成功させるためのポイントは次の3つです。

・負担が少なく参加しやすい企画立案
・プログラムやマニュアルの作成
・外部サービスの利用

目標達成や満足度向上のためにも、ここで紹介するポイントを事前に把握しておきましょう。

◆負担が少なく、参加しやすい内容にする

社員は業務に関する時間やプライベートの時間を使って社内イベントに参加します。
そのため中には「参加したくない」「面倒くさい」と感じている社員もいるはずです。

イベントを企画する際には「社員の負担になりすぎないか」「参加しやすい内容か」という視点も忘れてはいけません。

「参加しやすい」と感じる内容は、社員の年代や性別、ライフステージなどによってさまざまです。
企画を決定する前に、社員に事前ヒアリングを行うなどしてニーズを確認しておきましょう。

また、参加してみたくなるような景品を用意するのも効果的です。
景品にはイベント内容とリンクしたものを選ぶと、イベントの印象が強くなり次回の参加動機にもつながります。

◆プログラムやマニュアルを作成する

事前にプログラムやマニュアルを作成しておくと、イベント当日の進行がスムーズになります。

プログラムにはイベントの目的や当日のスケジュールを盛り込み、事前に配布しておきましょう。
さらに当日の冒頭にも再度内容を確認すると、イベントが段取りよく進みます。

マニュアルには考えうるトラブルの対処法をまとめ、運営メンバーと共有しましょう。
トラブル発生を防げるほか、万が一何か問題が起きたときにも、迅速に対処できます。

また、作成したプログラムやマニュアルは、ナレッジとしてストックすると、次回以降のイベント進行に役立ちます。

◆イベント代行など外部サービスの利用も検討する

イベントの内容や集められる運営メンバーの人数によっては、思ったような企画が実現できないこともあります。そんなときには、外部サービスの利用も検討しましょう。

他社のナレッジや経験を参考にしたい場合は、コミュニティを活用するのがおすすめです。

株式会社エレクトロニック・ライブラリーが提供する「ELspot＋(イーエルスポットプラス)」は、広報担当者が企業の枠を超えて交流するためのコミュニティです。
社内イベントに関するノウハウや新たな手法の習得、企画立案などのアイデアを得ることができるでしょう。

その他、イベント代行サービスを利用すると、下準備から当日の進行まで任せられるので、社内イベント実施にかける労力を大幅に削減できます。
また、さまざまな社内イベントに関するノウハウを持っているので、目標達成に有効なイベントのアイデアを提供してもらえる点も利用のメリットです。

他社の事例を実際に聞きたいときは！
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5.まとめ

社内イベントは、「コミュニケーションの促進」や「モチベーション向上」など明確な目的に沿って実施する必要があります。もしも自社だけで企画・運営するのが難しい場合は、外部サービスの利用を検討するのもおすすめです。

工夫を凝らし、企業にも社員個人にもメリットの大きいイベント開催を目指しましょう！