【広報コラム】社内報とは? 運用の目的やメリット、事例を紹介！～後編～
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3.社内報の作り方
効果的な社内報を作るには、しっかりとした制作計画と手順が必要です。そこで以下では、社内報を作成する際の基本的なステップについて解説します。
ステップ1. 社内報の目的と掲載する媒体を考える
社内報を作成するにあたり、第一に決めなければならないのが「なぜ社内報を発行したいのか」という目的です。
目的は、社内報の内容や形式、掲載する媒体を決定する重要な基準となります。たとえば、社内情報の共有を主な目的とするのか、あるいは社員のモチベーション向上が目的なのかなど、目的によって企画の内容や形式は大きく変わってきます。
また、社内報の掲載媒体も考慮するべき要素です。主に社員のみに向けて情報を発信するのであれば、社内のWebサイトやメーリングリスト等、素早い伝達と共有が可能な電子媒体を用いることが適しています。一方、社員の家族や取引先などの社外関係者にも情報を提供したいと考えているなら、見せやすい紙媒体の社内報が適しています。
ステップ2. 社内報を制作するメンバーを選ぶ
次に、社内報を制作する担当者を選びます。一般的には広報担当者が社内報の制作を主導しますが、社内報の制作は記事の執筆、校正、レイアウト作成など、多くの工程を含むため、広報担当者の業務量を考慮することが重要です。
また、社内報の目的や規模、媒体によっては、専門的なスキルや知識を持った人材が必要になる場合もあります。たとえば、Web媒体であれば基本的なITスキルが要求されますし、長文記事を掲載する場合には高い執筆スキルが必要です。そのため、メンバー選びに際しては必要なスキルを持った人材を選出し、必要に応じて人員を増やしたり、外部のリソースを活用したりすることが求められます。
ステップ3. 社内報の企画・構成・デザインを考える
次に社内報の企画を考えます。この段階で目的にあわせた具体的な内容を検討し、それをどのように構成するのかを決定することが重要です。
たとえば、社内報を定期的に発行するのなら、あらかじめ連載に適した企画を考案しておくことで、後でネタ切れに悩むリスクを減らせます。
また、初回の社内報には、なぜ社内報を始めるのかという目的や、経営陣からのメッセージなどを盛り込むと、社内報の存在意義や目指す方向性を社員に共有ができます。
社内報のデザインも重要な要素です。視覚的に魅力的な社内報は、読者の興味を惹き、読む意欲を高めます。社内報のデザインは、掲載する内容や社内報の目的、企業のブランドイメージなどにあわせて考えるのがおすすめです。
また、レイアウトや構成に応じて、各コンテンツの想定文字数を明確化しておくことで、具体的なコンテンツ作りがはかどりやすくなります。
ステップ4. 発行日から逆算してスケジュールを組む
企画が固まったら、次は実際の制作スケジュールを組む段階に移りましょう。まずは年間で何回社内報を発行するのかを決定し、それぞれの発行日を設定します。
発行日が決まったら、そこから逆算して各工程のスケジュールを設定します。たとえば、資料収集はいつまでにするべきか、記事の入稿やデザインはいつまでに完了させるべきかなど、各工程の期限を決定していく形です。
このスケジュール作りは、社内報の品質を保つためにも、メンバーの業務負荷を調整するためにも重要なステップです。
ステップ5. 取材・執筆を行う
次のステップは、実際に取材を行い、記事の執筆を始めることです。企画とスケジュールに従って、社内報に掲載する内容の取材や執筆を進めていきましょう。
記事によっては、社内または社外のメンバーに執筆を依頼することもあります。その際、記事のボリュームや内容が決まっているものは、事前にフォームやテンプレートを提供することで、執筆者がスムーズに記事を作成できます。
記事が完成したら、原稿の配置や校正・校閲を行います。これらは記事の体裁を整え、誤字脱字や表現のミスなどを修正する大切な作業です。
ステップ6. 社内報の配布や公開を行う
社内報が完成したら、配布や公開を行います。紙媒体の場合は、直接社員などに配布します。Web媒体の場合は、自社のホームページなどで公開する形です。せっかく作っても誰にも読まれないようでは意味がないので、社内SNSやイントラネットなどで社内報の発行を周知するようにしましょう。
公開後は、社員からアンケートを取るなどして、読者の反響を確認します。その結果を次回の制作に活かすことで、より効果的な社内報を制作していくことが可能です。
4.社内報の取組事例
事例1. 株式会社マクロミル
株式会社マクロミルはウィズワークス株式会社が開催する「社内報アワード2023」でグランプリを獲得した企業です。2022年から2年連続でグランプリを受賞しています。受賞したのは『ミルコミ』という社内報で「リアルを伝える」ことをコンセプトに制作されています。
169号の講評では、社内報全体を通して「まじめさと遊び心を同居させた表現」が高く評価されました。
また、170号ではグループ会社をアメリカンコミックのヒーローに見立て、各社の歴史や事業を楽しく紹介しています。
『ミルコミ』は2020年から社外にも公開されているので、関心のある方はご覧になってはいかがでしょうか。
◆マクロミルのリアルを伝える社内報『ミルコミ』│MACROMILL
事例2. アフラック生命保険株式会社
アフラック生命保険株式会社は、ウィズワークス株式会社が開催する「社内報アワード2022」で4つの賞を受賞しました。同社は従来の冊子形式だけでなく、Webや動画形式などさまざまな仕方で社内報制作を進めています。
Webや動画形式の社内報はコロナ禍においてテレワークを導入した際にも効果を発揮し、社員への定着を促進しました。Web社内報ではリレー形式での部署紹介や社員紹介などを掲載し、テレワークで不足しがちな社員同士のコミュニケーションや相互理解を補っています。
◆「『社内報アワード2022』における『ゴールド賞』の受賞について」Aflac
5.社内報に使えるネタ
社内報は、自社の現状や社員の関心に合わせて多種多様な企画ネタが考えられます。一般的なネタとしては、以下のような例が挙げられます。
・経営層からのメッセージ
経営層が直接社員に向けてビジョンや目標、時事的な問題に対する見解を伝えることで、社員の理解を深めることができます。
・事業活動の紹介
新製品の開発、プロジェクトの進捗、成果など、自社の活動を詳細に伝えることで、社員が自社の状況や業績を把握し、自分たちの貢献を理解する機会を提供します。
・社員紹介/新入社員紹介/部署紹介
ほかの社員や部署を紹介することで、社内のコミュニケーションを助け、仲間意識を高めることができます。
・社内イベント
社内のイベントの内容や実際の様子などを紹介することで、社員同士の話題作りや参加率向上を促進可能です。
◆関連記事：社内イベントのアイデア30選! 目的や成功のポイントを解説
・社内表彰者へのインタビュー
優秀なパフォーマンスを上げた社員を紹介し、彼らの経験や学びを共有することで、ほかの社員にとっての学びやモチベーションの向上につなげられます。
・業界トレンドニュース
業界のトレンドや重要なニュースについて情報共有したり、社内の意見を共有したりすることで、知識や洞察を深めることにつながります。
・ユーザーの声の紹介
顧客からの感想やフィードバックを社内全体に共有することで、社員のモチベーションの向上やサービス改善への志向を促します。
・オフィス周辺のグルメ情報
おすすめのランチや朝活スペースなどとして、オフィス周辺のグルメ情報をピックアップするのも社内コミュニケーションの促進になるでしょう。
6.社内報のネタ探しなら「ELNET」
社内報のネタに困った時は、時事ニュースから着想を得るのも良いでしょう。例えば、業界全体のニュースがあった場合、それに対する自社のポジションや考え方を周知する機会になります。
とはいえ、日々膨大にあるニュースの中から社内報に適したニュースを探すのは大変です。そんな時には、クリッピングサービスがおすすめです。
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すべての情報は著作権許諾済みなので、安心して情報を利用できます。フリートライアルも利用可能なので、ぜひお試しください。
7.まとめ
社内報は社員の自社理解や共感を深め、組織力を強化するために役立つ有用な手段です。
昨今ではWebや動画など多様な形態で制作されています。社内報で使うネタは、社内報を発行する目的とマッチしていることが重要です。
社内報で使うネタを効率的に集めたい場合は、ぜひクリッピングサービス「ELNET」をご利用ください。
※本コラムはELNET外部の筆者が執筆しています。