GPTsを活用した業務効率化例
ChatGPTは、GPTs技術を基にした人工知能であり、多岐にわたる質問への回答やテキスト生成が可能です。特に教育分野では、教員の業務を効率化し、より質の高い教育の提供を支援する可能性を秘めています。今回は、研修や進路集会、授業、LHRで使用するパワーポイントの作成を助けてくれる「パワーポイント作成アシスタントGPT」を作成しました。また、パワポ作成で利用しやすいと思ったものをご紹介します。
ChatGPTのGPTsでパワーポイント作成アシスタントGPTを作成
できること：パワーポイント(pptx)の作成すること
※パワポを作成する際の内容の選定や検索と要約を代行してもらえるように設定しました。
URL：https://chat.openai.com/g/g-n58bEYECp-pawapointozuo-cheng-asisutantogpt
【手順】
1. 資料のテーマを入力
2. 必要な情報を入力
3. 項目について出力されたものをチェックする
4. 「GO」と入力してパワポを出力してもらう
5. ダウンロードして内容を確認する
Chatパターン1
ダウンロードしたスライドに、表紙、背景などの設定をして、内容の調整を行って完了です。内容を検索して、コピペする作業が省けます。
Chatパターン2
結局Googleスライド？
GPT Workspaceを利用してスライドを作る方法は、比較的簡単で良いなと思いました。無料で利用できることがプラスポイントです。ただし、作成してくれたものはチェックして手を加える必要があります。
ご紹介するものは、Google Workspace Marketplaceでインストールする、Googleの拡張機能です。Google Workspace Marketplaceで「GPT Sheets Docs Slides」「MagicSlides」をそれぞれ検索してインストールします。
1. GPT Sheets Docs Slides
Googleスライドの「新規」を開き、拡張機能→「GPT for Docs™ Sheets™ Slides™」→「Start」の順で開きます。
Chatが開くので、「Generate slides」を選択します。
Type a message に作りたいスライドを入力する。
今回は、
日本史の授業用スライドを作成したい。「織田信長の生い立ち」「織田信長の性格」「織田信長がしたこと」「織田信長が残した名言」以上の項目についてスライドを作成してください。
と入力しました。
結果、以下の4枚のスライドを作成してくれました。
・・・作業は簡単でした。
2. MagicSlides
無料で使用する場合には、1か月に3回しかスライドを生成できないようです。これはマイナスポイントです。ただ、細かい設定ができるという点ではこちらの方が使い勝手がいいと感じました。
Googleスライドの「新規」を開き、拡張機能→「MagicSlides App」→「Generate PPT (Open)」の順で開きます。
MagicSlides.appの枠が右側に表示されます。最初の表示はSkipして大丈夫です。
次は、Textの表示に変わりますので、設定をしていきます。
Text設定で、以下の部分を確認します。
・スライドの枚数は10枚する。
・Replace Existing Slides（既存のスライドを置き換える）のチェックは外す。
・Show Content Source（内容源を表示）は気になるのでチェックする。
・Send Email when done（終わったらメールを送信）の必要はないのでチェックを外す。
・言語はJapaneseを選択する。
次に、Designの設定をしました。タイトルなどの文字や背景色を設定しました。
最後に、Promptの入力です。
若手教員向け研修のスライド資料を作成したいです。内容は、「中高生のSNS利用上の注意と対策」「特別指導と家庭連絡について」です。〜〜
と入力しGenerate Outline をクリックします。
この後、内容に問題がなければ、Genarateをクリックするとスライドを作成してくれます。
今回は、以下のようなスライドが生成されました。
3. User Local
こちらのパワポ生成AIは、株式会社ユーザーローカルが無料で提供しているパワポ生成AIです。
URL : https://ai-tool.userlocal.jp/powerpoint_maker/ から以下の画面に移動して、必要な項目をチェック、必要な情報を入力して[パワポ(.pptx)ファイルをダウンロード]をクリックするとパワポが生成されます。パワポ資料の内容が明確であれば、0→1の部分で非常に使えると思います。
出力したパワポは、以下の通りです。全部で10枚のスライドを生成してくれました。
GPTs（GPTビルダー）について
GPTs（GPTビルダー）とは？
GPTs（GPTビルダー）は、自然言語処理技術を活用し、テキスト生成やデータ解析を自動化するツールです。よく行う作業であれば、その作業を省くことで時短につながります。また、複雑なタスクを簡素化することもできます。
GPTs（GPTビルダー）ができること
GPTビルダーを使えば、文章作成、要約、言語翻訳など、幅広いテキストベースの作業を効率化できます。例えば様々な文書の叩き台を自動生成することや初段階の英文添削を自動化できます。またビジネスシーンでは、ビジネスレポートの自動生成や顧客からの問い合わせに対する自動応答が可能になります。これにより、作業時間の短縮や品質の向上が実現します。
GPTs（GPTビルダー）の業務効率化への活用例
教育分野では、カスタマイズされた教材作成や学生の質問への自動回答にGPTビルダーが利用されます。授業用ワークシートの叩き台作成を自動化したり、生徒の特徴を入力することで所見の叩き台を作成することが可能になります。これらの自動化によって時間コストが削減されます。
パワーポイント作成で時間がかかるポイント
パワーポイント作成では、情報の収集と整理、デザインの選定が時間を要します。生成AIは、これらのプロセスを自動化し、プレゼンテーションの質を向上させ、0→1で活用することで作成時間を大幅に削減します。
まとめ
スライド資料が必要とされるシーン（プレゼン）を考えてみると、視覚的に複雑な情報を伝える必要がある場合や大勢の聴衆に情報を伝える場合、教育的な目的で情報を伝える場合、個人的なプレゼンテーション、説得力を高める必要がある場合が考えられます。
私は、研修や進路集会、授業、LHRなどの場面で使用していた経験があります。毎回、大変な思いをして作成していましたが、現在は生徒が授業でパワポを使用していますし、便利なツールが沢山あります。
ご紹介したもの以外にも、スライド作成に役立つツールはあります。是非様々なツールを活用して、業務の効率化に役立てていただければと思います。
この度も最後までお読みいただきありがとうございました。