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東京のオフィス解約を迅速に意思決定した話

Eiji

ウェブサークルという会社で役員をしています、ヨコヤマです。
弊社は現在日本国内に3拠点（東京2箇所・愛媛1箇所）のオフィスがあります。

もちろんどのオフィスも住所だけといったものではなく、どれも稼働しています、いや、「していた」オフィスです。

WEB系企業には珍しくもともとテレワークという働き方には反対派でした。
実は2019年9月から試験的に在宅勤務が導入されていたのですが、その時は個人が申請したら自由に取れるというもので、テレワークに関するルールも管理者がいないため様々な問題が勃発し生産性がぐっと落ちました。

しかし昨今の新型コロナウイルスの影響により状況はあっという間に変わります。

テレワーク移行、やれば出来る

もともとルールもなく、管理もされていない状態でこんな問題がおきていました。

・オンライン上のレスにタイムラグがあっているのかいないのかわからない
・オンラインMTGの時に顔出しNGとされる
・体調が悪いから在宅にしたい、みたいなことが勃発
・コミュニケーションがとれないことの不便さ

他の企業でももしかしたら同様の問題はあるかもしれないですが、勤務場所が会社から家になっただけなので提供しなければいけないものって変わらないよねって大原則がかけていたので上長許可制にして事実上廃止にしてました。

そして3月末、その日急遽意思決定をしてテレワークに移行しました。
失敗を踏まえてルールを厳し目に設定しました。

・勤怠開始／終了の報告
・チーム別オンライン朝礼・終礼
・オンラインMTGの時は顔出しすること
・日報の提出
・在宅ワーク用のグループで離席の時は共有
・文字のコミュニケーションはなんとなく冷たくなるので必要に応じて電話もすること
・オンラインに誘うこと、電話することを遠慮しないこと

最初こそ色々質問や問題がありましたが、今現在は完全移行出来ました。やれば出来る！

※PCなどの環境はもともと全員ノート、業務端末をもたせていたので問題はありませんでした。また殆どのデータをクラウド管理していて社内で書面を管理することはほとんどありませんでしたのでその辺はスムーズだったかも。

オフィス解約の経緯

さてここからが本題です。
3月末からリモート化し、現在ようやく1ヶ月が経過していく頃なのですが、今現時点ではコロナウイルスの影響がかなり続くと想定しており、長い時間オフィスの稼働率が0％に近いまま推移するだろうと予測していました。
そうなってくるともともと大事なものをクラウド化していて、オフィスは"集まる場所"であったり"コミュニケーションの場"という意味合いであったので長い間それらがないようであればもはや意味がない。
そしてこの1年で働き方の常識が大きく変わる、もうオフィスにいって仕事をすることはマイノリティになってくる、であればいち早く新しい形に順応して新しい価値を提供出来るようになろう、そんな意図を代表と話して約5分で決定しました。
我々は幸い、オフィスビルを借りて内装をいれたわけではなく本社もサテライトオフィスもいわゆるレンタルオフィスだったので入居も退去も普通に比べたら3分の1ぐらいの手間と予算で済むわけで、このスピードでの意思決定が実現しました。

オフィスレスはネガティブじゃない

オフィスがないということが信用のないこと、それはもう前の話かなと思います。この1年で大きく常識は変わるしオフィスの有無は事業にあまり関係がないということが実際の話です。
もちろんファイナンス上の側面では違うのかもしれないですが、オフィスがあることが信用に繋がるっていうのであればコワーキングスペースやシェアオフィスというのは信頼が無いことになってしまいます。今はそうじゃなくなってるし、事業の内容によってはいらないものだしコストだよねって判断も重要なポイントになってくるのかなと思います。

しかし弊社もずっとこういうわけではなく、もし今後また必要になったらその時に考えればいいと思っています。在宅で引きこもりで働くのは結構大変だったりしますし、コロナウイルスが落ち着いてきたら定期的に集まる場所や機会も必要でしょう。そうなったらコワーキングスペース会員になって、社員は定期的にそこで仕事をするようになったらいいなと思っています。
しかしこれから先しばらくはその必要もないので無駄なコストは一旦削ったほうが会社の財務体制としても良くなるよねっていう結論にいたりました。

今後の体制

まず1番最初に1番最近開設した東京サテライトオフィスが6月末をもって閉鎖します。そして9月末をもって東京本社（wework）のプライベートオフィスを閉鎖します。しかし本社はプランを切り替えて登記は残します。必要であればお客様のご来社によるMTGなどは引き続きweworkで行います。
愛媛のオフィスはこれまで通り稼働します。

まとめ

オフィスって無くても大丈夫っぽいよ

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