小企業の弊社がリモートワークに対応できた理由

新型コロナウィルスの感染拡大防止に関する要請を受けて
弊社では4月9日からリモートワークによる勤務体制に移行しました。

リモートワーク（テレワーク）について、
皆さんは
「上場会社のような人数規模の大きな企業でしかできない」
と思われていませんか？

答えはその通りです。
しかし、弊社の従業員は5名で流通業です。
にも関わらず、お客様への影響を最小限に、実現できました。

1）リモートワーク環境への下準備が出来ていた
2）社内業務の仕分けが進み、
　「人がやらないといけない仕事」
　「人がやらなくてもいい仕事」　の切り分けが出来ていた

簡単に言うとこの2つです。

そして何よりも大切なことは、
・就業地である大阪府に緊急事態宣言発令されたこと
・従業員やお客様への安全を講じる必要があったこと
この2つが迷いを吹っ切ることに繋がりました。
というよりは、「自社でなにが出来るか」を考えた結果です。

弊社では、3月の段階で、時短営業（9時〜16時）に切り替えて
時間外は留守番電話に切り替えて対応していました。周知は、
ウェブサイトやFacebookページでの案内をしました。
検証を重ねる必要性もあり、取り組みました。

基本的な考えとして、
「時間外の時は営業の携帯に連絡があるだろう」
「メールでの問い合わせもあるだろう」
が前提にありました。

一方で、事務所にしか連絡しないお客様もおられます。
その場合は、折り返し連絡を入れて、事情の説明を行いご理解頂けました。

弊社の傾向として、
「16時以降に掛かってくる電話の件数が圧倒的に少ない」
そして、
「注文電話は、明日以降での対応で十分可能」
という事実がありました。
従って、果たしてそうか検証を含めて取り組みました。

また、弊社では複合機やパソコンの販売をしています。
当然のことながら故障などの修理依頼もあります。
これはさすがに待ったなしですね。
しかし、これもほとんどの連絡は営業に掛かってきます。

複合機の対応はメーカー依頼なので大きな影響はありませんでした。
事務所に掛かってきた時に留守番対応にした場合に影響があるかを検証する必要がありました。

これらを3月の1ヶ月間、検証をしていました。
結果として、
お客様も同じような状況で時短営業などをされており、
検証結果としては、
お客様に多少のお手間を取らせるものの、大きく影響はしない
ということでした。

その多少のお手間として、
時短営業時間外にリアルタイムでの対応が出来ないことですが、
折り返し連絡をすることで解消されました。

そして下準備としてまだまだあります。
これは次回に書いていこうと思います。