交通費精算を効率化！　zapier（タスク自動化ツール）＋オンライン秘書

コロナ禍で地方出張は減ったけど

久しぶりのnote投稿です。

コロナ前は週に３〜４回地方出張していましたが、今はコロナ禍で月に１〜２回ほどの地方出張になりました。クライアントの多くは病院なので、特に地方の場合、訪問を自粛しています。

とはいえ、月に１回に待っているのが交通費精算。１時間ぐらいで終わるとはいえ、いつもこの仕事が憂うつなのです。。

少しでも効率化するために、zapierとオンライン秘書を活用することにしました。

zapierとは、コードが無くてもできるプログラミングです。プログラミングを全く知らない私でも、交通費精算を自動化できたという事例をご紹介します。

まずは予約メールをGmailラベルに

交通費精算で金額的に大きいのは新幹線と飛行機。飛行機（JAL、ANA）については、法人で支払っているので、個人精算が必要なのは新幹線です。

新幹線は主に東海道新幹線と東北新幹線を使っていますが、いずれもネットで予約ができるので、予約メールを元に精算をしています。

この予約メールを秘書の方にどう伝えるか？

月に１回まとめてメールをそれぞれ秘書に送るのか？

それとも

取っておいた領収書をまとめて秘書に渡すのか？

いずれも効率的ではありません。

そこで、まず東海道新幹線、東北新幹線の予約時のメールをまずGmailのラベル「交通費精算」にまとめます。

zapierでGmailからチャットワークへ自動送信

ただ、ラベルにまとめたとしても、それは私のメールアドレスで見れるだけ。秘書の方が見れるようにするためにどうしたらいいのか？

届いたメールを秘書のメールアドレスに転送する方法があります。特定のメールアドレスから届いた場合、全て転送というような形で。

しかし、私の場合は秘書とチャットワークで常に連絡をとっているため、メールからチャットワークに転送する必要があります。

そこで登場するのが「zapier」。

「zapier」を使うと、Gmailからチャットワークへの転送が可能になります（ただし、GmailがGoogle Workspaceという有料サービスに加入していることが条件）。

ここで、

１　Gmailの「交通費精算」というラベルに届いたメール

を

２　チャットワークの「交通費精算　新幹線明細」

に転送するというプログラミングを作ります。

オンライン秘書がチャットをもとに交通費請求エクセルを作成

私が依頼している秘書は事務所に出勤しているわけではなく、在宅で勤務されているフリーランスの方です。基本的には、領収書といったアナログな紙を渡すことなく、オンライン上で全て完結させる必要があります。

秘書はいわゆる「オンライン秘書」と呼ばれている方です。

上記プログラムによりチャットワーク上で、秘書が交通費の明細を確認することができるようになりました。

チャットワーク上で交通費明細を提出

で、後はエクセル上に交通費の明細を入力するだけです。

秘書とはGoogleカレンダーの共有をしているので、日付と行き先を確認しながら、EXCELで入力することができます。

年間で12時間節約！

いかがでしたでしょうか？

交通費精算にかかっていた時間をzapierと秘書に依頼することにより、月1時間節約することができました。年間にすると、12時間。10年間で120時間。

時間の節約もありますが、個人的にはルーチン業務から解放されることによる心理的負担の軽減が大きいですね。