仕事におけるメモの取り方の工夫とは
先日こんなことがありました。
「あ〜言いたいことを言えなかった～」と話す人がいました。
こんなことってありませんか？
例えば・・・「伝えなければいけないことを言い忘れてしまった～」とか。
そんな経験があり、なんとかしようと考える人は成長します。
そんな経験があり、何か工夫をしようと考える人は成長します。
はじめに
では、先ほどご紹介したような後悔をしないために、どうすればいいのでしょうか？
例えば・・・
「メモの取り方」を考える！
頭の中だけで記憶しようとしてもなかなかできないものです。
そんな時は、メモが有効です。
私も長年手帳を愛用しています。
今はアプリやスマホでスケジュール管理やメモをする人もいますが、私はまだまだアナログ人間なので、手帳に書き込んでいます。
おかげさまで、手帳にメモをする習慣が身についています。
メモをしてもダメだ～
しかしメモをしても「伝えなきゃいけないことを言い忘れてしまった〜」ということが起きてしまったのです。
その言い忘れてしまった人は、全社員が集まる朝礼で「伝えなきゃいけないことを言い忘れてしまった〜」のです。
そこまで、緊張していたわけではなかったそうです。
メモも準備して話したのに、なんで忘れてしまったのでしょうか？
その人のメモを見せてもらうと、次のようなものでした。
これでは「言い忘れてしまうかもしれない」と思ったのです。
もちろん字が汚いとか、そんな理由ではありません。
メモの工夫
仕事におけるメモの取り方には工夫が必要です！！
まずメモの書き方の前に、明確にする必要があることが２つ・・・。
①優先順位！！
何の優先順位かというと、伝えなければいけない優先順位です。
例えば「１分間のスピーチ」であれば、伝えられる内容はせいぜい２つです。
だから・・・
絶対に伝えなければいけないことは何か？
これだけが明確になっているだけでも、全然変わってきます。
続きに興味がある方は、こちら（ 誰でもできる 簡単 １分間スピーチのコツ ）をご覧ください。
次に、明確にする必要があることが・・・。
②マインドセット！！
具体的にいうと「全てを完璧に伝える」という目標を持たないことです。
つまり「全てを完璧に伝える」のではなく「これだけは必ず伝える」という意識を持つことです。
もう少し具体的にいうと「忘れても良いことは、忘れても仕方がない」と気持ちを割り切るようにすることです。
伝えたいことがある時に、一語一句正確に予定していた文章を読む必要はないのです。
でも・・・、そこで１つの疑問が・・・。
「そんなことは分かったけど・・・いったいどんなメモを書けば良いのよ？？」
それは・・・、
メモを「絵」にする
「絵」？？
メモの取り方の工夫は、文ではなく、絵で描くことです。
例えば・・・先程のメモを次のように書き換えるというイメージです。
これは「全てを完璧に伝える」というメモではなく「これだけは必ず伝える」というメモです。
今回の事例でいうと、忘れずに伝える内容は次の３つです。
自動販売機が撤去されること
その理由は２つのコスト高であること
3月10日まではフリードリンクとなること
先ほど説明した「優先順位」が、「絵」を書くことによって明確になります。
ひょっとしたら、この３つだけを箇条書きで書くメモでも、良いかもしれません。
さらなるメリット！！
しかし、メモの取り方を「絵」にする工夫をすることでさらなるメリットがあります。
メモを「文章」から「箇条書き」にすることで、優先順位が明確になります。
さらにメモを、「箇条書き」から「絵」にすることによって・・・
「これだけは忘れずに伝える」という話したいストーリーが、頭に描きやすくなるということです。
そして「絵」のメモのおかげで、次の事は忘れないでしょう。
話すべき３つのこと
話す順番
極論、それ以外はどうでもいいのです。
さらにさらに、この「絵」を描く習慣が身に付くことで、さらにメリットがあります。
それは、瞬時に頭の中で「絵」を描けるようになるということです。
瞬時に頭の中で「絵」を描けるようになるということは、準備をしていなくても話せるようになっていくということです。
つまり「現場対応力」が身につくということです。
ここでいう「現場対応力」とは、いきなり話を振られても、その場で黙ってしまうことなく、その場で自分なりに対応ができるようになるというものです。
しかし・・・、
たかが「絵」ではありますが、すぐに「絵」を頭の中で描けるようになるわけではありません。
当たり前のことですが、訓練が必要です。
その訓練とは難しいことではなく「絵」を描くという経験値を増やすことです。
それだけのことです。
たかがメモではありますが、日々「絵」を描くことで、コミュニケーション能力も向上していきます。
もし「絵」というメモに少しでも興味がわいた人は、ぜひ実践してみてください。
仕事におけるメモの取り方の工夫は「絵」で描くことです！！