スプレッドシートで出欠管理！使い方解説編【高校向け】①

紙の出席簿に毎日出欠をつけ、学期ごとに担任と教科担当が科目ごとの出欠をつけ、その数をすり合わせてパソコンに入力する…

そんな手間を、タブレット端末に出欠を入力して自動で集計してもらえば学期末の大変な作業の時間を

生徒の試験振り返りなどの時間に使えるだろう！

そう思ったのがこのスプレッドシートを作り始めたきっかけでした。

そして、全国の高校でこのシートを使いより多くの時間を生徒の為に使えるようになれば

少しでも教育界に貢献したと思える！そんな気持ちでこのnoteを書いています。

なお、キタチャンネルさんの作ったExcelを大幅に参考にさせていただいています。本当に感謝しております。

※担任が使用しても、教科担当が使用しても良いと思います！

タブレットで入力しても、自分でパソコンで打ち込んでもOK。使い方はアレンジ次第で無限大です。

～全体の概要説明～

まずは全体の概要を説明します。

いくつかのシートに分けていますが、４種類に分けています。

①氏名入力用シート

②入力用シート

③出欠まとめシート

④欠席点検表シート

使う順番に並べてみました。順番に説明していきたいと思います。

①氏名入力用シートに関して

このシートは非常にシンプルです。

これ以降のシートでは、生徒の氏名が表示されるセルと科目を表示するセルがあります。

それらのセルには、この氏名入力用シートから文字を参照する設定がされています。なので、このシートに入力すれば他のシートに生徒の氏名、科目名を打ち込む必要は一切ありません！

なお、科目名の略称の列には２文字で打ち込み、正式の列には正式な名称を打ち込むことをオススメします。

②入力用シート

月ごとに、普段の出欠を打ち込むシートを用意しています。まずは、先生方が普段入力する部分の作りを説明します。

出席番号、生徒の名前を入力する部分には自動的に氏名入力シートから生徒の氏名が入ります。関数にはB4のセルには

=if('氏名入力'!B2="","",'氏名入力'!B2)

と入力しています。参考までに。

なお、B列までと３行目までをツールバーの「表示」→「固定」で固定しています。氏名や日付、科目名が動かないようになっています。

そして、C列からK列までが１日の欠席を入力する部分です。

日付に関しては、クリックするとカレンダーが表示され入力する日の日付を選択します。（データの入力規則を使っています）

こんな感じで、曜日まで自動で入るようになっています。自分でカレンダーから日付を選択するので、数字を入力する必要はありません。

続いては、３行目は科目を選択します。プルダウン方式になっており、氏名入力シートの略称部分から選びます。１日の時間割を入れるとこんな感じ。

さて、続いては生徒の出欠を打ち込む部分。この部分はプルダウン方式です。どこかから参照しているわけではないので、皆さんの職場の内規に合わせてアレンジしてください。全て入力するとこんな感じ。

休みが多いのは気にしないでください。練習用に色々なパターンを用意しただけです。笑

そして、最後に担任欄を打ち込んでいきます。欠席、遅刻、早退、忌引など基本的なものは一通り準備しています。足りないもの、要らないものは各自でアレンジしてください。（なお、公欠は出席としてカウントするため空欄になっています。学校によって違う場合はアレンジしてください。）

ここまで入力すると、こうなります。そして、これを右側にスクロールしていくと…

こんな画面になっています。（突然名前が出てきました。失礼。）

これで、担任として把握すべき数が自動で集計されています。

科目ごとの欠席も、氏名入力シートから科目を自動で反映されるようにしているので自動で入力されています。

何度も言いますが、各校の教務内規ごとに細かいアレンジは加えて下さい！

前半の説明はここまで。次のnoteでは「出欠まとめシート」と「欠席点検表シート」を説明します。