EDIとは？種類、問題点などを徹底解説！
今回のテーマは「EDI」です。
今や企業間取引の情報を社内の基幹システムで管理することが当たり前になっていますね。しかし、FAXで受け取った紙帳票の内容を基幹システムに手入力するだけで満足していませんか？FAXでやり取りしている部分の代替えをするEDIという仕組みをご存知でしょうか。受発注・経理業務のDXを進めている企業様や、EDIの導入を検討している企業様は是非最後までご覧ください。
EDIとは
EDI（電子データ交換）とは、異なる企業間でやり取りされる注文書や請求書などの伝票類を電子データ化して、専用回線や電話回線により送受信するシステムのことです。主に、BtoBの企業間取引の際に利用されます。
現在、多くの企業が取引において、契約書や発注書・受注書・納品書・請求書などさまざまな帳票を主にメール・FAX・郵送でやり取りを行っています。しかし、各企業で帳票の項目名が異なっていたり、取引の方法がバラバラだと業務の負担は増える一方で、取引情報の管理が難しくなります。
これらの煩雑な作業の負担を軽減するために、EDIを活用した受発注業務のデジタル化が進められています。
EDIの種類
企業間の取り決めや各企業の運用方法によって使用するEDIは異なります。まずは、従来型のEDIの種類についてご説明します。
・個別EDI
個別EDIとは、取引先ごとに利用するフォーマットを設定する仕組みです。取引先ごとに通信を行う形式や識別コードなどのルールを取り決める必要があります。発注者主導で個別EDIを導入するケースが多く、受注者は発注者指定フォーマットで受注業務を行わなければならないため作業負担が大きくなります。取引先企業が少ない企業様に向いているEDIです。
・標準EDI
標準EDIは、フォーマットが標準化されているため複数の企業間で取引が出来る仕組みです。業務アプリケーションとデータ連携するための変換システムが標準EDIに搭載されていた場合、受信したデータをそのまま業務アプリケーションにダウンロードすることが出来ます。代表的な標準EDIとして、流通事業者が利用するための「流通BMS」があります。
・業界VAN
業界VANとは、特定の業界に特化したネットワークサービスです。業界VAN内では、商品コードや取引先コードが標準化されています。そのため、業界VANは標準EDIとしての特徴も備えています。業界VANを使用すると、他業界との取引が行い難い側面はありますが、業界内共通のコードを使用することで取引情報の管理が楽になります。
電話局交換機の老朽化により、2024年に全ての電話回線がIP化します。そのため、ISDN等の電話回線を使用した従来型のEDIが使えなくなります。いま一度、自社で使用しているEDIをご確認ください。
現在、この問題の解決策として「Web-EDI」の導入が急速に進んでいます。
・Web-EDI
Web-EDIとは、インターネットなどの通信回線網を使用して、ユーザがウェブブラウザから電子取引をする仕組みです。システムは、ウェブサーバ上に構築されます。現在、多くのWeb-EDIがクラウドを活用しているため、導入を簡単に進めることが出来ます。
Web-EDIの導入を進めた方が良さそうですね。しかし、実はWeb-EDIに切り替えても、解決が難しいEDI運用上の問題があります。
EDIの現状問題
EDIの導入方法を間違えると、FAX・電話で処理をしていた時より作業が煩雑になってしまうかもしれません。EDIを運用するにあたって生じる問題をご紹介します。
従来型EDIの問題
・多端末現象
多端末現象とは、取引先ごとに端末が異なり、それぞれに入力、出力の作業・手間が発生することです。
また、取引先ごとに端末を用意しなければならないため、コストがかかります。事業規模が小さい会社には負担が大きいですね。
・変換地獄
変換地獄とは、取引先ごとにデータの形式が違うため、データ変換の仕組みを取引先ごとに用意しなければならないことです。
Web-EDIの問題
・多画面現象
多画面現象とは、端末は１つだが、画面表示項目やレイアウト、画面遷移などは取引先ごとに個別であるため、運用に手間がかかることです。具体的に以下の問題が挙げられます。
①取引先ごとの画面切り替えの手間、パスワードの氾濫
②社内システムにデータを取り込めないことによる再入力の手間
③取引先ごと、IDごとの課金による利用料の発生
中小・中堅企業は、主導的な立場にある取引先に指定されたEDIを導入しなければならないため、運用・管理やシステム投資が追いつかない問題が発生しています。
これらの問題を解決するために策定されたのが、「中小企業共通EDI」です。
中小企業共通EDIとは、簡単・便利・低コストに受発注業務の IT 化を実現できる汎用性の高いインターネットEDIです。中小企業共通EDIは多画面問題を解消するために、業界横断型の標準EDIとして普及を進めています。
令和２年９月１５日に経団連は、中小企業共通EDIを大企業から中小企業に導入を促すことや、大企業自社システムとの接続を推奨する報告書を発表しました。
弊社のEDIサービス「EcoChange」は中小企業共通EDIの仕様に準拠しています。
中小企業共通EDIは国連CEFACTに準拠した辞書項目を用いて、データ変換を行います。そのため、業種・業界を問わずにデータ連携をすることが出来ます。
業務アプリケーションとEcoChange
業務アプリケーション（販売管理システム等）とEcoChangeの連携イメージをご説明します。
まず、業務アプリケーションとEcoChangeを連携するためにはデータマッピングという作業が必要です。以下の図の場合、A社の業務アプリケーションの注文情報項目と中小企業共通EDIの注文情報項目の項目名が異なります。そのため、同じ意味の項目を結び付ける作業が必要になります。
※ EcoChangeは中小企業共通EDIに準拠したEDIプロパイダなので、中小企業共通EDIのメッセージ辞書項目を標準として使用しています
そこで、同じ意味の項目名を整理する、データの授受があった際に項目名が変換される設定を行うなど一連の作業が必要となります。それらの作業を、データマッピングと呼びます。データマッピングを行うことで、業務アプリケーションが出力したデータをそのままEcoChangeに取り込むことが出来ます。
また反対に、もし発注者と受注者で項目の並び順や項目名が異なっていても、受注者側の業務アプリケーションとEcoChangeとデータマッピングを行っていれば、自社の業務アプリケーションに取り込めるフォーマットでEcoChangeからデータが出力されます。取引先ごとに異なる業務アプリケーションを用意する必要がなくなりますね！
業務アプリケーションとEcoChangeの連携方法は、APIを使用した直接連携とCSVファイルなどによる間接連携があります。
連携方法についてはこちら
EDIの導入をお考えの方は、ぜひEcoChangeをご検討ください。
EcoChangeには他にも便利な機能がたくさんあります。
DX推進、ペーパーレスを目指す受発注・経理業務の社内システムの刷新をご検討の方はぜひお問い合わせください。資料のお取り寄せ・デモのご依頼もお待ちしております。