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【Notion vs Asana vs Backlog vs Excel】タスク管理ツールはどれを使うべき？

DXゴリラ

こんにちは、はじめまして。DXゴリラです。
私はプログラマー暦10年超の経験を持ち、これまで社外CTOとして多数のDXプロジェクトに携わってきました。

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https://twitter.com/dxsoudan

顧客の1人から、「色々なタスク管理ツールがあるけどどれを採用したらいいですか？」という質問がありました。
今回はそちらのアンサーとして記事でまとめたいと思います。
様々なツールの特徴を比較しながら、どのツール優れているのか、イメージを湧きやすくしていきましょう。

結論：Asanaがベスト

結論から言えば、Asanaが一番いいと思います。
これらツールをどれも使ってみて、1ヶ月以上の利用経験がありますが、社内外の人のエンゲージメントが高くなるのはダントツでAsanaでした。

その理由を詳しく見ていく前に、まずは各ツールの特徴を比較してみましょう。

各タスク管理ツールの強みと弱み

Asanaの優位性

では、なぜAsanaが特に優れているのか、具体的に見ていきましょう。

1. シンプルで洗練されたTODOリストUI

Asanaのリスト画面は、シンプルでありながら必要な情報がすべて詰まっています。
チェックボックスをクリックするだけでタスクが完了となり、ドラッグ&ドロップで優先順位の変更も簡単です。
この直感的な操作性は、一番難しい「新しいユーザーに慣れさせること」をクリアできるという意味でかなり重要なポイントです。

2. 優れたモバイルアプリ体験

Asanaのモバイルアプリは、デスクトップ版の使いやすさをそのままモバイル向けに最適化しています。

  1. 起動速度が速い

  2. オフライン対応で、通信環境が悪い場所でも使える

  3. プッシュ通知機能で、重要なアップデートをリアルタイムで受け取れる

これらの特徴により、外出先や移動中でも効率的にタスク管理ができます。他のツールと比べて、モバイル体験の質が圧倒的に高いのもAsanaの強みです。

3. 同僚とのスムーズなコミュニケーション

Asanaには、タスクに直接コメントを付けられる機能があります。
これにより、タスクに関する議論をそのタスク自体に紐付けて行うことができます。
また、メンション機能やタスクの共有機能も充実しており、チームメンバー間のコミュニケーションがスムーズに行えます。

この機能により、プロジェクトの文脈を失うことなく、効率的なコミュニケーションが可能となります。
例えば、Excelでタスク管理をしている場合、コミュニケーションは別のツール（メールやチャット）で行わざるを得ませんが、Asanaではタスクとコミュニケーションが一元化されるのです。

Asanaの弱点と対策

ただし、Asanaにも弱点があります。最も顕著なのは「ガントチャートに弱い」という点です。
【2024/07/16 訂正】すでに実装されているとコメントをいただきました。
以下のコメントは読み飛ばしていただけますと🙇
https://help.asana.com/hc/ja/articles/18619303446939-%E3%82%AC%E3%83%B3%E3%83%88%E3%83%93%E3%83%A5%E3%83%BC

私個人としては、試行錯誤で開発するプロジェクト初期段階でガントチャートを使うのはナンセンスだと思うので全く気にならないのですが、コンサルタントやSIerはガントチャートを好む傾向があります。

そういった場合の対策として、以下の方法があります：

  1. Asanaのタイムライン機能を活用する

  2. Instaganttというサービスと連携させる

これらの方法を使えば、Asanaの優れた機能を活かしつつ、ガントチャートの需要にも対応できます。

Asana採用によるDXの実現

Asanaを中心としたタスク管理システムを構築することで、以下のようなDXを実現できます。

  1. 情報の一元化：すべてのタスクとそれに関連する情報が1つの場所に集約されます。

  2. リアルタイムコラボレーション：チームメンバー全員が最新の進捗状況を常に把握できます。

  3. 自動化の促進：APIを活用することで、他のシステムとの連携や定型業務の自動化が可能になります。

例えば、顧客管理システムと連携して、新規顧客が登録されたら自動的にAsanaにフォローアップタスクを作成するといったことが可能です。これにより、人的ミスを減らし、業務効率を大幅に向上させることができます。

他のツールと比較しても、Asanaは特に使いやすさとコミュニケーション機能の面で優れています。例えば、Excelは柔軟性が高いものの、リアルタイムの共同編集やモバイル対応が弱く、Asanaほど効率的にタスク管理や一元化を行うことは難しいでしょう。

最後に強調したいのは、ツールの選択も重要ですが、それ以上に重要なのは、チームがそのツールを積極的に活用し、効果的なコミュニケーションを行うことです。
Asanaは、その使いやすさとエンゲージメントの高さから、チームの協働を促進する最適なツールだと思います。

さいごに

お読みいただきありがとうございました。
次回もまた、具体的なDXについて説明していきます。

さて、さいごに宣伝させてください。
読者の中には、
「ゴリラの言っていることが全然わからんのだが・・・？」
「そんなDX人材身近にいないんだけど・・・？」
という方もいるかもしれません。

そんな方に、ゴリラが無料で相談に乗りたいと思います。
これからDXをはじめようとしている方、
DXをはじめたけど行き詰まっている方、
DXがそもそも何か分からない方、
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この記事が何かあなたのお役に立てると嬉しいです。
それでは。

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