スタートアップの入社受け入れ業務を型化しはじめました【100％リモートワーク＆業務委託ver】

こんにちは！
情シス支援サービス「シスクル」を提供しているDXER株式会社でコーポレート担当をしているササキです。

今回は、「入社受け入れ業務の型化」について実施内容とその振り返りについて書いてみました！

「これからメンバーが増えていく予定がある」「ゼロから入社受け入れ準備を進めなくてはいけない」「入社受け入れ準備を型化したい」そんなコーポレート担当の方々へ参考になれば嬉しいです！

それでは早速いってみましょー！

■全然できてなかった入社受け入れ準備

弊社は、1〜2人目くらいの入社までは、全くと言って良いほど入社受け入れ準備ができていない状態でした…。

入社受け入れ準備不足が明らかになったのは、「アカウント管理」を始めたことがきっかけです。

弊社のアカウント管理は、「事業部メンバーに事前申請をしてもらい、コーポレート部門側でアカウント付与をする」という運用です。
しかし、業務委託のフルタイムではないメンバーが多いことから稼働時間にバラつきがあり、申請からアカウント付与までに時間がかかりすぎてしまうことが課題でした。

そしてこの課題は、「入社タイミングで仕事に必要なアカウントの付与をきちんとできていれば」ある程度は解決することが分かっていました。

情報がクローズドになる

弊社は、ほとんどが業務委託メンバーで構成されています。

100％リモートワーク体制で中には海外から稼働してくださっているメンバーもいるため、稼働時間にはかなりバラつきがあります。

また、採用活動は社長が知り合いなどを通じて粛々と行っていたため、いつ誰が採用されているかも全く分かり得ない状態でした。

そうなると、「ある日突然誰かが入社してきた！」「この人は誰なんだ？！」という状況が発生します（笑）

新しいメンバーは入社することは嬉しいので歓迎したいという気持ちと、コーポレートとして予算やアカウント管理などもあるので事前把握しておきたい…という気持ちが錯綜しました。

対応ボールが浮きまくり

採用から契約締結、必要最低限のアカウント付与など、入社受け入れ準備は基本的に社長が全て対応していました。社長の役割と明示的に決めていたわけではなく、もともと連絡を取り合っていたので自然とそのまま対応する、という状況でした。

とはいえ、社長は事業やファイナンスや新たな採用まで常に時間がないので、急遽、差し込みでコーポレートへ入社受け入れ準備の依頼がされることも多々ありました。
しかし、先述の通り入社関連の情報がクローズドで全体像が分からず「この人は誰？！」「いつ入社するの？」「何が必要なの？？」というように混乱することがよくありました（笑）

その後に入社があった際も、情報共有の方法や入社受け入れ準備の型化がされていないので、

・この人には何の入社受け入れ準備が必要なのか
・入社受け入れ準備はどこまで終わっているのか
・誰が何をやるのか

ということが把握できず、準備不足のまま入社日を迎えてしまいました。

入社者にも負担がかかる

受け入れ準備がきちんとできていないので、その負担はやはり入社者にかかってしまいます。

招待できていないSlackチャンネルが後から判明したり、必要なツールのアカウントが付与できていなかったり、社内ルールの共有が漏れていたりすることが多々ありました…。（それでもスムーズに稼働してくれている業務委託のみなさまありがとうございます...！）

現段階では皆さんよしなに対応してくれていますが、今後入社者が増えて組織が大きくなったら、現状の運用では破綻することが目に見えています。

■少しずつ進めた入社受け入れ準備の型化

ということで、月次の入社者も徐々に増えて入社受け入れ準備がどんどんカオスになってきたので、いよいよ少しずつ入社受け入れ準備の型化を進めていきました。

現段階では、次の3つのステップを実施完了しているので、1つずつ紹介します！

ステップ①：Slackでオンボーディングチャンネルを作った

弊社は、Slackをメインのコミュニケーションツールとして利用しているので、入社が決まったタイミングで専用のSlackチャンネルを作成し、入社関連の連絡をチャンネル内で行うことにしました。

オンボーディングチャンネルを作る上でのポイントは、次の3つです。

1.入社者1人につき1チャンネル作る
　→他の入社者の情報と混同させない
2.入社者本人もチャンネルに招待する
　→入社者から依頼や質問ができる
3.関連部署の上長もチャンネルに招待する
　→他部署連携の工数を削減する

オンボーディングチャンネルを作ることで、準備の進捗が追いやすくログも残るので、入社関連の情報がオープンな状態を作ることができます。必要情報を伝えたかどうかを振り返りやすいのもメリットの一つです。

また、入社者本人や関連部署のメンバーも招待することで、情報伝達の工数を削減できました！

ステップ②：Googleフォームで入社者フォームを作った

オンボーディングチャンネルで情報がオープンな状態は作れたものの、入社者の個人情報についてはセンシティブであるため、別途DM等で連絡をしていました。

しかし、採用までは社長が個人的に連絡を取っているため、入社者→社長→コーポレート担当 という情報伝達になっていることや、入社に際してどの個人情報が必要なのかが型化されていないので、コミュニケーションロスが発生している状況でした。

そこで、Googleフォームで入社者が個人情報を入力するフォームを作成し、採用が決まったタイミングで入社者に入力してもらうことにしました。

①社長が採用を決める
②入社者にフォームを入力してもらう
③フォームの情報からコーポレートが入社受け入れ準備を進める

という流れを作ることができるので、コーポレートは自発的に動くことができるようになり、社長の対応工数は削減されました！

また、入社者フォームは個人情報を収集するためのフォームなので、フォームの回答を閲覧できる範囲は必ず確認しましょう。

ステップ③：Notionで入社受け入れ準備テンプレを作った

これまでは、Slackのオンボーディングチャンネル内で入社受け入れ準備の進捗を管理していましたが、Notionでテンプレートを作成し管理することにしました。

実際に弊社で使っているテンプレートがこちらです↓

上段のタスクボードは、フェーズごとに実施すべきタスクを作成し、対応が完了したものをDoneのカラムに移動させます。

下段のガントチャートは、上段のタスクボードと連携されており、各タスクの期限を設定することで入社受け入れ準備のスケジュールがタイムラインで表示されるようになっています。

アカウントやSlackチャンネルなど、配属ポジションによって変動があるものは、タスクのテンプレートを複数作成することで使い分けられるようにしました。

タスクの中には、担当者・対応期限・具体的な実施内容を記載できるようにしています。
実施内容はチェックボックスを付けることで、進捗が分かるようにしました。

Notionで入社受け入れ準備テンプレートを作ったことで良くなったのは、

・入社受け入れ業務が型化されたので抜け漏れしない
・カンバンなので進捗が視覚的にわかりやすい
・各タスクの担当者やスケジュールが明確

という点です。

■これから解決したい課題

現時点で、解決する必要がありそうな運用部分を紹介します！

オンボーディングチャンネルが溜まっていく

入社者が増える度にオンボーディングチャンネルを作成するので、このように蓄積されてしまっています（笑）

現段階ではアーカイブルールを定められていないので、入社後◯日でアーカイブするなど明確なルールを定める必要があると考えています。

テンプレートと実態の同期が不十分

コーポレートが全てのポジションの実態を常に把握することは難しいので、入社受け入れ準備のタイミングで「入社受け入れ準備テンプレートが実態に沿っていない」ということが発生します…。

また、同じ業務委託でも契約形態が異なると準備内容が変わる場合があります。
例えば、「直接契約ではなく間に仲介会社がいて、勤怠管理は自社ではなく仲介会社がするので、勤怠ツールは不要だったが付与してしまった」ということがありました。

こうした細かい情報の同期はまだまだ上手くできていない印象があります。

アカウント管理ができていない

冒頭で述べたように、今回の入社受け入れ準備の型化をするに至ったのはアカウント管理の運用が上手くいかなかったことがきっかけでしたが、結局のところアカウント管理は上手くいってません（笑）

その原因は2つあります。

1.一度に複数の申請をしなければならず手間なので事前申請をしなくなってしまった
2.入社受け入れ準備もアカウント管理も同じ担当者（わたし）なのでやる意味を感じられなくなってしまった

しかし、現段階では具体的な解決策は見出せていません…。

■情報がオープンな入社受け入れ準備体制が作れた

入社受け入れ業務の型化で重要なポイントは、「情報をオープンにする」という点です。

情報がクローズドな状況での入社受け入れ準備は、

・いつ誰が入社するのか分かりづらい
・誰がどこまで準備しているか把握できない
・情報収集にコミュニケーションコストがかかる

という課題がありましたが、情報がオープンな入社受け入れ準備体制を作ったことで、これらの課題を解決できています！

特に、リモートワーク+業務委託メンバーが多いという環境だからこそ情報の共有がしづらいため、情報がオープンであることの重要度は高いと思いました。

弊社の運用方法が参考になりましたら、ぜひみなさんもお試しください！
また、改善ポイントがありましたらフィードバックもお待ちしております！！

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