看護師のためのExcel活用術：スタッフ管理をもっと効率的に
看護師として日々の業務をこなす中で、スタッフ管理に手間がかかっていると感じたことはありませんか？
多忙な現場では、名簿や帳票を使った管理に限界を感じることもあるでしょう。
そこで今回は、Excelを使ったスタッフ管理の効率化について具体的な方法をご紹介します。特に、スタッフデータを視覚的に把握できる「ダッシュボード化」に焦点を当てます。
スタッフ管理にExcelを活用するメリット
データの視覚化で状況を一目で把握
従来の名簿形式では、スタッフの年齢構成や経験年数、ラダーレベル（看護師の能力を段階的に表す評価基準）などを一覧で確認することはできても、全体のバランスや傾向を感覚的に掴むのは難しいものです。
しかし、Excelのダッシュボードを活用することで、これらの情報をグラフやチャートとして「見える化」でき、一目で状況を把握できるようになります。
例えば、自部署の年齢構成を円グラフで表示したり、各スタッフのラダーレベルを棒グラフで比較したりすることで、必要な情報をすぐに得られるようになります。
専門的な知識がなくても作成可能
「Excelでダッシュボードなんて難しそう」と思われるかもしれませんが、実際には基本的な関数やツールを使うだけで十分作成可能です。
特別なスキルがなくても、誰でも手軽に始められるのがExcelの魅力です。
ダッシュボード作成の具体例
スタッフ情報の一覧を作成する
まずは、スタッフの基本情報を一覧表にまとめます。以下の項目を例に挙げてみます：
名前
年齢
ラダーレベル
経験年数 など
この情報をExcelのシートに入力し、表として整えます。「テーブル形式」に変換しておくと、追加した時に自動で列が作成され、後々の操作が楽になるのでおすすめです。
グラフを挿入して視覚化
次に、この一覧表をもとにグラフを作成します。
年齢構成の円グラフ
年齢層ごとの人数を集計し、円グラフを作成します。例えば「20代」「30代」「40代以上」などの区分を設けると分かりやすくなります。
ラダーレベルの棒グラフ
各ラダーレベルに該当するスタッフの人数を集計し、棒グラフにします。レベルごとの分布を一目で確認できます。
経験年数のヒストグラム
スタッフの経験年数を範囲ごとに分けて棒グラフにします。これにより、部署全体の経験バランスを把握できます。
ダッシュボードとしてまとめる
最後に、作成したグラフを1枚のシートに配置し、ダッシュボードを作成します。
このシートを見れば、部署のスタッフ構成が一目で分かるようになります。
グラフにタイトルを付けて分かりやすく整理します。
色やデザインを統一して見やすく調整します。
データが更新されるたびにダッシュボードも自動で反映されるよう、元データとグラフをリンクさせます。
参考になるリソース
今回のダッシュボード作成には、以下のYouTube動画を参考にしました。
初心者にも分かりやすく解説されているので、ぜひチェックしてみてください。
Excel初心者でもできるダッシュボード作成方法（YouTube）
動画では、Excelの基本操作から応用テクニックまで丁寧に説明されています。この動画を参考にしながら作業を進めれば、誰でも簡単にダッシュボードを作成できます。
まとめ
スタッフ管理を効率化するために、Excelを使ったダッシュボード化は非常に有効な手段です。視覚的に情報を把握できることで、スタッフの適切な配置や教育計画の立案がスムーズになります。
また、データの更新や分析も容易になるため、時間と労力の大幅な削減が期待できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務に役立つダッシュボードを作成してみてください。業務の効率化が進むことで、看護業務にさらに集中できる環境を作り出せるはずです！