６つの課題～身近な課題を洗い出し！
目次
はじめまして、野球バカこと陽介です！
先日は、偏愛マップを作成し、自己分析をやってみました。記事投稿しておりますので、是非興味がある方は、下記をクリック！誰も興味ないか、、、(笑)
日頃の業務
私は、今年の4月から、ある小売業グループの本部スタッフ(情報セキュリティ、ITガバナンス担当)として、働いております。日頃の業務は、グループ全体において、セキュリティ事故やインシデントが発生しないように、WEBサイト管理(ドメイン運営・管理)、WEB脆弱性診断、各事業会社へのフォローアップを行い、ブランド毀損やお客様、全てのステークホルダーに悪影響を与えないように、日々の業務に精進しております。
上記でカッコつけた事を言っておりますが、本部スタッフに異動してくる前は、子会社の都内小型店舗の店舗責任者として、２店舗管理しており、日々汗をかきながら、現場で働いておりました。今も会社の籍自体は、子会社にある状況で、本部には、出向としてきております。 ↑ 使いものになっておりません、、、ピンチ！(笑)
本部スタッフもアナログ業務が多い！
以前いた都内小型店舗は、もちろんと言っては失礼ですが、アナログ業務が多く、毎週紙の印刷だけで50枚以上。何を印刷しているかというと、売場変更の紙、従業員の勤務計画表、店舗の掲示連絡、業務引継票まで、多岐にわたります。作業完了のCKを行うと、直ぐにゴミ箱！(笑) デジタル化が非常に重要であると日々感じておりました！
現在の部署に異動してきて、本部スタッフは、「最先端で、デジタル業務が多くついていけるかな」「使っているツールが多すぎて理解できるかな」など、不安が多くありました。
しかし！！！！そんな事がなかったのです！
アナログ業務が多く、手作業や目視で確認している事が多かったのです。
会社・組織を変えるため！！！
そこで今回、表向きだけだと分からない潜んでいる課題を洗い出す為に、会『個人の課題』・『部署の課題』・『会社全体の課題』３つの視点で、広い視野で、考察してみることにしました。
『個人の課題』
課題① 上長から指示・指導頂いた事をメモに自動で残したい。
【タイプ】個人課題 実現度:100％
【課題】会議発表時に上長の指導内容をメモに自動で残したい。
【改善案】議事録、メモの自動化
【実装案】自身が発表時、自動で文字おこし機能を立ち上げ、記議事録を作成し、会議終了後、自身のOutlookかteamsに自動通知。
『部署・チーム内の課題』
課題② 各社からの提出物を自動格納したい！
【タイプ】セキュリティ・ガバナンス担当部署課題 実現度80%
【課題】本部から、グループ各社へセキュリティ対策ツールを送付し、各社から、提出頂いているが、全て手作業で格納して管理している。
【改善案】グループ各社から提出頂いた資料を自動検知、格納、提出お礼メールを自動送付。弊社担当者にも作業完了の自動通知。
【実装案】RPAツール(PowerAutomate、Excel、teams、outlook)を連携させ、一連の流れを自動化できるシステムを制作。
課題③ ポータルニュースサイト投稿＆登録者へお知らせ通知を自動化したい！
【タイプ】ポータルニュースサイト担当者署課題 実現度60%
【課題】ポータルサイトニュースサイト投稿、登録者へ投稿のお知らせ通知が全て手作業で実施している状況。
【改善案】指定のニュースサイト(URL)を登録し、ニュースを自動抜き出し投稿。また、Outlook、teamsと連携させ、お知らせ通知の自動化
【実装案】RPAシステムとMicrosoftのツールの連携。ポータルニュースサイトのプログラミングを修正、条件も指定し、欲しい情報だけ自動ピックアップ。
課題④ 週間業務で印刷している資料のデジタル化を図りたい！
【タイプ】都内小型店舗営業部の課題 実現度80%
【課題】週間業務で実施している紙印刷業務を削減したい。具体的に、売場陳列指図書(毎週20枚程)、業務引継票(毎週20枚)、掲示連絡(毎週10枚程度)
【改善案】全て店舗に設置しているタブレット端末で確認できるようにする。
【実装案】タブレットシステムに、各ページを作成する。(売場陳列指図書、業務引継票、掲示連絡など)本部から、一括で毎週発信し、作業完了報告もタブレット上で実施する。ペーパーレス、社外秘漏洩を防ぐ。
『会社全体の課題』
課題⑤ デジタル人材育成を強化したい！
【タイプ】都内小型SM会社 実現度88%
【課題】デジタル人材育成の強化を会社全体で取り組んでいるが、単発の研修プログラムしかなく、育成出来ていない。
【改善案】プロトアウト研修を導入し、継続的に学べる環境を作る。
【実装案】まずは、成功体験を作る為に、無料の学び舎という研修プログラムで、自身が企画し、実際に参加型で学べる環境を提案する。組織内にデジタルツールを使いこなせる人材を増やし、会社に22年度より、教育投資をしてもらい、本格的かつ長期的に学べる構築していく。
課題⑥ 会社全体に、気軽に情報共有できるシステムを導入したい！
【タイプ】某小売業親会社 実現度50%
【課題】各部署どのようなツールを導入し、どういった施策を実施しているのか、直ぐに確認できない。横連携が組織として足りない。
【改善案】親会社、グループ子会社含め、全従業員が会社全体の施策、情報を確認できるツールを開発する。
【実装案】ポータルサイトに会社全体、グループ子会社の取り組み事項を投稿し、アルバイトの従業員が確認できるように登録者、サイト管理含め、拡大していく。
まとめ
偏愛マップから始まり、個人・部署・会社全体の課題も洗い出ししてみました。ここから、実装できる仕組みを開発していく事が非常に重要かと感じております。ここまで深掘りをする事が重要である事を教えてくれたのは、プロトアウトスタジオです！ここからが本番です！実装できるシステムを開発し、noteに投稿していきますので、お楽しみに！