忙しくて病まないための、私のタスク管理術！

noteをご覧頂いているみなさま！
はじめまして。Naoki@ゆるいマーケターと申します。（初noteです）

本業ではクリエイティブカンパニーのNAKEDにてマーケ担当、副業ではCreww株式会社、フレンバシー株式会社で同じくマーケ担当、上記に加えてマーケ志望の就活生支援、個人で代理店的な動き等々、多くの仕事が同時並行的に動いています。
（どれも本当に楽しいです🎉みなさんありがとうございます🎉🎉）

お仕事はとっても楽しく、日々ハッピーなのですが、めちゃくちゃ忙しいです🏃‍♂️

きちんとタスク管理しなければ、何が何だかわからなくなります😱
タスクの波に飲まれて、２度と帰って来れなくなります😱😱

ということで、
日々のタスク管理は私の最も注力すべきポイントとして、常に試行錯誤してきました。

現状は漏れなく病まずに運用できており、
下記のタスクあるあるがほぼ無くなりました！

『あれ？何か忘れてる気がする・・・で、スラック鬼漁り』
『やっば！！あれ完全に忘れてた！！！〇〇さんごめんなさい！！』
『いっつも中長期のタスクが先延ばしになるな・・・』
『タスクに追われすぎて病みそう・・・』

タスク管理にお悩みの皆さんの少しでもお役に立てればと思い、私の運用方法を公開します！ぜひ参考にして頂けると嬉しいです😊

活用しているツール

ITやベンチャー界隈にいらっしゃる方は、
ご存知の方も多いのでは無いでしょうか？そうです。Trello大先生です。

Trelloのページから説明を引用すると、

『Trelloなら、チームは効率的なコラボレーションでより多くの仕事を片付けることができます。Trelloのボードやリスト、カードを使用すると、チームでプロジェクトを楽しく柔軟に効率よく整理して優先順位をつけることができます。』

ということで効率的に楽しくタスクを整理できるツールとして捉えてください！

これは全員知ってますね。グーグルカレンダーです。これは特にこだわりは無く、カレンダーアプリであれば何でも良いです。

私にとって理想のタスク管理とは？

人のよって理想のタスク管理は異なると思っておりますが、私にとっての理想は下記を満たす管理方法です。

・タスクが漏れない
・タスクが遅延しない
・毎週の振り返りと改善が出来る
・中長期のタスクが短期タスクに埋もれない
・関わっている企業のタスクの進捗がバラバラ追える
・未着手のタスクとやりかけのタスクと完了タスクが明確

上記を満たす方法を模索し、
ほぼほぼ網羅することが出来たのがTrelloとカレンダーの組み合わせ技です。
これからタスク管理の手順を説明します！

タスク管理の手順

①月曜日の朝に先週のタスクの進捗や結果を【K・P・T】で振り返る

②カレンダーで予定を確認、作業時間を確保して使える総時間を把握する。

③Trelloにて今週のToDoのリストに優先度順にタスクを記載する。

④その日に実行するタスクは今週のToDoリストに毎朝移動させる。

⑤終了したタスクをDone🎉のリストに移動させる。

⑥その週の日曜日までに全てのタスクを終わらせて①に。終わらないタスクは次週に持ち越し。

上記の文字だけだと何が何だか分からないと思うので、具体的にTrelloの画面を用いて説明していきます！！

Trelloの画面公開

これが私のTrelloの画面です！
もちろん企業やタスク内容はマスキングしております。

左からTask、今週のTo Do、DONE、先週のDONE、となっています。
加えて縦は各企業毎に分けていますが、本業のプロジェクト毎でも良いかと思います！最後には私の個人的なタスクを記載する欄があります。
これから上の手順毎に詳細を説明していきます。

タスク管理の具体的な手順と方法

①月曜日の朝に先週のタスクの進捗や結果を【K・P・T】で振り返る。

毎週の月曜日の朝に先週やったことを、
下記をベースに振り返ります。

k：keep（今週も継続していくこと）
p：problem（先週に発生した問題や課題）
T：try（今週挑戦すること）
今週の振り返り：感じたことを日記の要領で書き連ねる

よく頑張りましたのカードをクリックしたアクティビティログの所に記載、
何を感じてどういう改善をしようと思ったのかを毎週蓄積していきます。

＜ポイント＞
①を実施することによって週を重ねる毎にタスク管理が改善していきます。
ただtryの数が多すぎると挫折の元になるので、原則は1つがオススメです！

②カレンダーで予定を確認、作業時間を確保して使える総時間を把握する。

今週のカレンダーで空いている時間を作業時間として確保します。
（バッファ込みで少し多めに時間を確保するのがオススメです！）
また確保した時間を把握しておきます。

＜ポイント＞
多めに確保してしまうと挫折or結局カレンダー通りに進まなくなるので、
気持ち抑えめにタスクの時間を登録するのがオススメです！

③Trelloにて今週のToDoのリストに優先度順にタスクを記載する。

Trelloの一番左の列には取り掛かるべきタスクを記載しており、
その中から今週やるべきタスクを選択して今週のToDoの列に移動させます。
またTaskの列には無かったタスクを追記して今週のToDoに記載します。

上記のように今週のToDoにやるべきことを優先度順で追加していきます。
加えて、今週のToDoの横にかかる時間を記載しておきます。

記載することで今週はどの位の時間が必要なのかを可視化、また先週と比較してどうかを把握することが出来ます。
（自分の時間と業務の時間や副業の時間を分けて書くのもオススメです！）

＜ポイント＞
1つ1つのタスクの進捗をひと目で把握出来るように、タスクの粒度は1時間単位がオススメです。もし仮に3時間必要なタスクの場合は、ダッシュボードのように①、②、③と数字を振って分けましょう。

④その日に実行するタスクは今週のToDoのリストに毎朝移動させる。
⑤終了したタスクをDone🎉のリストに移動させる。
⑥その週の日曜日までに全てのタスクを終わらせて①に。終わらないタスクは次週に持ち越し。

最後はそのままですね！
今週のToDoから当日やることを今日のToDoに移動させる。
→終わったものをDONE🎉に移動。
→その週に終わらなかったものは来週に持ち越すorTaskに戻す。

で、①に戻って振り返りと今週のタスクを記載と続いていく形です！

＜ポイント＞
最初から完璧にしようとしすぎないことです！
完璧を求めすぎると挫折してしまうので、
先ずは取り敢えず走らせることが大切です。

取るべき時間を10hとしていたはずが、
3hしか取れなかった。時間はとったが集中できずタスクが終わらなかった。

最初は上記のような問題のオンパレードかと思いますが、毎週改善されるような仕組みになってますので是非試してみてください！

このタスク管理の良いところ

細かなタスク管理を漏れなく、分かりやすく、各プロジェクト毎に可視化できるのは勿論、毎週の振り返りを実施することで、自分にフィットした管理方法になっていく点だと考えています。

上記はあくまでも私に最適化された方法ですので、毎週毎にどんどん自分にあった形でカスタマイズして、最適なタスク管理方法にアレンジしてみてください！

最後に

いかがでしたでしょうか？

私は各企業毎のタスクはもちろん記載するのですが、パーソナルなタスク、例えばスキルの向上だったり、将来のために決めるべきことも一緒に運用することで短期的な業務を消化しながら中長期的に進めたいことも一緒に管理して日々を過ごしています。

短期的なタスクに追われすぎると、
目線が近眼的になってしまって、日々業務に追われるマシーンになってしまったり、気持ちが疲れてしまったり、それによって仕事が嫌いになってしまったりと、負のスパイラルに巻き込まれる可能性が高くなると思っています。

それ自体はタスク管理で解決できると考えておりますので、是非タスクに追われて疲れている方は試してみてくださいー🎉

もし本noteでの不明点や、
タスク管理に関しての疑問等ございましたら、
TwitterにてDM頂けると出来る限り対応しますので、お気軽にご連絡ください✨

以上です！
最後までお付き合い頂きありがとうございました！！