上司とのコミュニケーションに悩んでいる方必見！4つの改善ポイントを解説。
こんにちは！
皆さんは上司とのコミュニケーション方法について、考えたことはありますでしょうか。仕事をする上で「上司とのコミュニケーションが難しい、とりにくい」という経験をした方も多いのではないでしょうか。
もし友人と趣味について話すことと同様に上司とコミュニケーションをしている場合は、必ず当記事を読んでみてください。
現状よりも上司とのコミュニケーションが円滑になり、かつ信頼度を増やすことができるかもしれません。あなたのコミュニケーションを少しだけ変えるだけで、上司からの評価も変わっていくことでしょう。
まずは目的を整理しよう
友人と話す際、事前に準備して話をすることは少ないでしょう。ひとつひとつ何を話すか考えて準備していては、せっかくの楽しい会話もつまらない時間になってしまいます。ですが、仕事上で上司とコミュニケーションをとる際は「事前準備」をすることが重要です。
・常に上司が忙しくしていて、時間をとってもらえない。
・上司がせっかちでコミュニケーションを上手くとれない。
上司側にも問題はあると思いますが、今回その点は置いておきます。部下が上司を変えることは難しいので、部下から歩み寄ったコミュニケーションをとっていく方が建設的な行動といえるでしょう。
重要なポイントは「話す前の事前準備」。あなたが上司に「何を話したいのか」ということです。
相談・共有・意思決定
雑談を除いて、あなたが上司に話しかけるタイミングは「目的」があると思います。要するに、話したいことがある程度決まっているケースが多いでしょう。
話をする前、もしくは冒頭で上司に対して「目的」を伝えずに話をしている場合、聞いている側は何の話なのか、どのように対応するべきか、不安になっている状態です。
上司とコミュニケーションをとる際は「目的」を先に伝えましょう。例えば「〇〇についての相談事項です」「〇〇についての共有事項です」「〇〇の事項について決めて頂きたいです」など。
仕事上で上司とコミュニケーションをとる場合「相談・共有・意思決定」の3つにある程度集約できるのではないでしょうか。事前もしくは冒頭に「目的」を伝えることで、受け手の上司のストレスもグッと減ること間違いなしです。
目安時間を伝えよう
上司だけではないが、仕事上でコミュニケーションをとる際に「目安時間」を伝えることは重要なポイントです。
・〇〇さん、△△について相談したいことがありますが、よろしいでしょうか。
・〇〇さん、今から5分程度お時間よろしいでしょうか。△△について相談したいことがあります。
基本上司は忙しいものです。日々様々なMTGなどでスケジュールがつまっている場合が多いでしょう。MTGの合間に話かける場合を想定してみてください。これからあなたが話したいことは「どれくらいの時間をとるのか？」すなわち受け手側の配慮です。仮に、30分必要であれば「次あるから後で声かけるね」と受けて側が判断して伝えることができます。
伝え方の内容を工夫しよう
前述では、話をする前もしくは冒頭でのテクニックについて紹介しました。次は話す内容の伝え方について解説します。「目的」や「目安時間」を伝えたのに、伝え方の問題で上司とのコミュニケーションが円滑に進まないことは多いです。
コミュニケーション方法については、多くの書籍が存在しており、細かいテクニック含めて色々とあります。今回は重要度が高い2つの要素に絞って説明していきます。
句点「。」を意識しましょう
句点「。」を意識するということは「、」ばかりで話をしないということです。例えば以下を読んでみてください。
この前の商談なのですが、〇〇の問題がありまして、先方から△△の要望をいただきまして、私としてはどのようにするべきか悩んでおりまして、社内の別チームにも相談をしたのですが、◇◇のアドバイスをもらったものの現実的に難しい気がしていて、方向性を決めてほしいです。
いかがでしょうか。伝えたいことは理解できるが、頭に入ってきづらいと感じませんでしょうか。例えば上記の文面を句点「。」を意識すると以下となります。
この前の商談にて〇〇の問題が発生しました。先方から△△の要望をいただき、私としてはどのようにするべきか悩んでいます。社内の別チームにも相談をして、◇◇のアドバイスをもらいました。ただ、現実的に難しいと感じています。次回商談の方向性を決めてほしいです。
いかがでしょうか。句点「。」があることで、内容が整理されて聞きやすいと感じたのではないでしょうか。できるだけ句点「。」を使うことで「短文」になり、聞き手に伝わりやすい内容となります。
事実と感想を混同させない
例えばあなたは営業です。商談後、会社に戻ったあなたと上司とのコミュニケーションシーンの例です。
（上司）商談はどうだった？受注できた？
（部下）商談は終始盛り上がりました。受注は大丈夫だと思います。
（上司）受注はできたの？できなかったの？
（部下）受注はまだ決まっていないです。
（上司）受注まで至らない理由、懸念事項について確認できた？
（部下）おそらく他社との料金比較で、うちのが高いので悩んでいると思います。
（上司）料金への不満を言ってきたということ？
（部下）いえ、直接的には言われていないですが少し不満そうな顔でした。
（上司）君の感想は聞いていない。先方が言った懸念事項を教えてほしい。
（部下）スミマセン、先方からの明確な懸念事項は引き出せてないです。
いかがでしょうか。このようなコミュニケーションはよくある話です。上記は「事実と感想」を部下が理解していない為、上司との間でコミュニケーションミスが生まれている一例です。
【事実】とは、実際に起きた内容のこと。【感想】とは、その人の解釈をいれた内容のこと。
上記の場合、事実の部分は「受注できなかった」「受注できなかった理由はわからない」が該当します。感想の部分は「受注できなかった理由は、直接言われていないが他社比較との料金」が該当します。商談後のコミュニケーションで上司に報告する場合は、以下のようにするといいでしょう。
即受注は出来ませんでした。受注できなかった理由を明確に引き出すことが出来ませんでした。ただ先方が「他社比較をしている」と仰っていました。これは私の予想ですが、先方側で予算がある可能性が高い為「料金部分」を多少ディスカウントすれば受注できると考えています。次回商談では予算感の確認をおこない、その他、他社比較した場合の懸念事項をヒヤリングします。できるだけ懸念点を解消させて受注に繋げていきます。
感想を述べることが悪いわけではなくて、事実と感想は混同させずに分けて伝えることが重要です。そうすることで、上司とより建設的なコミュニケーションがとれるようになっていくでしょう。
まとめ
重要なポイントは「話す前の事前準備」。あなたが上司に「何を話したいのか」ということ。
目的はたいてい「相談・共有・意思決定」にわけることができる。
相手側に「目安時間」を伝える。
伝え方を工夫する。そのひとつが句点「。」をつかい短文にすることで整理された内容になる。
「事実と感想」を混同させない。伝える際は分けて伝えることが重要。