【海外駐在員に1番必要なスキル】出張者の送迎に役立つ3つのテクニック
2011年3月11日、僕はタイのバンコクにいました。
東日本大震災は体験していません。しかし、日本
からの出張者の帰国対応にあたふたしていました。
海外駐在員に1番必要なスキルは英語でも
マネジメント能力でもなく、出張者の送迎です。
出張者の送迎に役立つテクニックを3つ紹介します。
この記事をオススメしたい人は
✅いま海外駐在している人
✅将来海外駐在したい人
✅はじめて海外出張に行くサラリーマン
です。
出張者の送迎に役立つテクニック3つ
出張者の送迎に役立つ3つのテクニックは
✅スケジュール管理シート
✅コーポレートレート
✅ファストトラック
です。
スケジュール管理シート
出張期間は1週間程度です。お客様や事務所、観光地など
様々な場所を案内する必要があります。
出張者が不満にならないようにきめ細やかな
スケジュール管理が必要です。出張者が多い場合は
現地法人のメンバー総動員で対応する必要があります。
駐在員が混乱しないよう出張スケジュールの
情報を見えるようにしたいですね。僕が作成したのは
スケジュール管理シートです。
スケジュール管理シートは
✅出張者名
✅フライト(行きと帰り)
✅日ごとの行先
✅宿泊先
✅送迎者(配車)
など出張スケジュールを一覧表にして記載したものです。
僕はエクセルでフォーマットを作って、A3用紙に印刷し
ホワイトボードに貼って駐在員がスケジュールを
いつでも見えるようにしました。
コーポレートレート
コーポレートレートとはホテル料金の会社割引です。
海外出張で泊まるホテルの料金が安く抑えられているのは
コーポレートレートが設定されているからです。
しかしコーポレートレートはいつでもどこでも
使えるわけではありません。実は現法とホテルの
間で契約を結ぶ必要があるのです。
新しいホテルを予約する場合は必ずコーポレートレートの
契約をホテルと結びましょう。また日本本社の出張者が直接
ホテルを予約するとコーポレートレートが適用されません。
ホテルの予約は必ず駐在員にお願いしましょう。
ファストトラック
海外の空港で1番おっくうなのは入国審査、出国審査に
待ち時間がかかることです。その待ち時間を短縮できる
優先レーンに案内するサービスがファストトラックです。
社長や重役などVIPが出張に来る時はファストトラックを
利用しました。
ファストトラックを申込むのは日本本社ではなく、
出張先の現地法人です。現地の旅行会社に電話か
メールで申し込みます。伝える情報は
✅出張者の名前(アルファベット)
✅フライト便名、日にち
✅カートを使うか否か
などです。
タイのファストトラック料金は1人5,000円程度です。
ただし現地法人の経費負担になります。ご利用は
慎重に考慮してください。
まとめ
✅海外駐在員に1番必要なスキルは出張者の送迎です。
✅出張者の送迎に役立つテクニックを3つ紹介しました。
✅スケジュールを把握する管理シート
✅ホテル料金を安くするコーポレートレート
✅空港の入出国手続きをラクにするファストトラック
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