ミュンヘン留学日記 ＃40 研究滞在ビザの更新 申し込み編 2021.4.2
Guten Tag! Dr.U@ドイツ生活も早4ヶ月です。
ドイツに来てから一日一日を乗り切るのに必死で、気がつくと渡独してから4ヶ月も経過していました。
まさに「光陰矢の如し」ですね・・・って言ってる場合ではありません！
渡独前に日本で取得した研究滞在ビザの有効期限はわずか6ヶ月だったので、ドイツでの留学を続けるにはビザを更新しなければいけません。
しかし新規のビザ取得に比べて、ビザ更新に関する情報ってググっても意外と見つからないんですよね。
そこで、今回は研究滞在ビザ更新の経緯について書きます。
ロックダウン真っ最中のビザ更新
私が渡独した2020年12月から、ドイツ全土はずっとロックダウンを継続しています。ロックダウンが12月に始まった当初は1ヶ月で終了するはずでしたが、延期に延期を重ね、この記事を書いている時点ではロックダウンは4月18日まで継続することになっています。
しかし3月下旬から急激に新規感染者数が増加してきているので、4月中にロックダウンが終わる気配はまったくありません。
そんなコロナ禍の影響で外国人局の行政手続きもオンライン化が急激に進んでいるようです。ビザ更新というと、大混雑の外国人局で長時間待たされるイメージがありましたが、ネットで申込みができるとの情報を聞いたので、さっそく(入国時に住民登録の予約をした)ミュンヘンの公式サイト"muenchen.de"でビザ更新の方法を探してみます。
しかし英語でビザ更新について検索してみましたが、それらしい情報を発見できませんでした。ビザ更新は最重要課題ですので、遠慮なくドイツ人の力を借りることにしました。
職場の同僚Nさんにお願いしたところ、快くビザ更新について調べてくれました。しかし、ドイツ人のNさんでも公式サイトから研究滞在ビザの更新に関する情報を発見することはできませんでした。
情報にアクセスできなかった原因は私の語学力不足ではなく、サイトのアクセシビリティの問題のようです。
ネットで情報が見つからないため、Nさんは外国人局へ直接電話で問い合わせてくれました。こういうときドイツ語の語学力の必要性を痛感します。
電話で対応してくれた職員からは、Muenchen.deの問い合わせフォーム(ビザに限ったものではなく全般的な質問をする問い合わせフォーム)へ申請書、パスポート、ビザ、住居の契約書等を添付して送信するよう指示されたとのことでした。
Nさんも「こんな一般的な問い合わせフォームでいいのかしら？」と若干不安そうです。
しかし言われたとおりするしかありませんので、必要書類を準備してその日の夜に指示された問い合わせフォームから申請しようとしたところ、その問い合わせフォームが「メンテナンス中」になっていて、問い合わせ(申請)できませんでした。
翌日、気を取り直して問い合わせフォームにアクセスするも「メンテナンス中」。その翌日、そのまた翌日と連日アクセスしてみますが、ずっと「メンテナンス中」です・・・。
1週間たってもメンテナンスが続いているので、Nさんに再度助けを求めます。するとNさんも「さすがにおかしいわね」ということで、もう一度外国人局に電話で申請方法を聞いてくれました。
すると、今回対応してくれた担当者からは郵送で以下の書類を外国人局まで送るように指示されたそうです。
・ビザ更新の申請書 (↓の書類、muenchen.deからダウンロードできます)
・パスポート
・研究滞在ビザ
・Hosting agreement (留学先との契約書類)
・カバーレター (添え状)
今回対応してくれた担当者は事情に詳しかったみたいで、Nさんも「この方法で大丈夫よ！」と今回は自身たっぷりでした。
しかし「郵送はちゃんと書留にしないとダメよ！届いていないって言われたらそれまでだからね」と念を押されました。
確かに・・・
適当な担当者に書類が届いたら、返事が来ない可能性も十分考えられます。
書留で申請できる！？
しかし、ドイツで郵便を送ったことがない私はどうやって書留を送ればいいのかまったくわかりません。
こういうときはGoogle先生が頼りです！
辞書で「書留」と調べるとドイツ語で"Einschreiben"と言うそうなので、さっそくググってみます。
するとドイツの郵便局、Deutsche Postの公式サイトに"Einschreiben"の詳細が書いてありました。
書留には"Standard"と"Einwurf"の2種類があるようです。辞書で"Einwurf"を調べると「投函、投入」という意味でした。
一体どちらを選べばいいのでしょう？？？
さらに調べてみると、DHLの公式サイトで通常の"Einschreiben (standard)"と"Einschreiben Einwurf"の違いが書かれていました。
Beim EINSCHREIBEN EINWURF bestätigt der Zusteller mit seiner Unterschrift, dass er die Sendung in den Briefkasten, das Postfach oder eine andere Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt hat.
(WINWERFは、配達人がレターボックスに入れたことをサインで確認します)
Beim EINSCHREIBEN bestätigt der Empfänger selbst, sein Bevollmächtigter oder ein anderer Empfangsberechtigter, dass er die Sendung in Empfang genommen hat.
(EINSCHREIBENは、受取人本人、その委任された代理人、または商品を受け取る権利を有する他の人が、その商品を受け取ったことを確認します)
つまり、Standardは受取人に手紙を渡しますが、Einwurfは受取人のポストに手紙を届けたことを記録するというところが違うようです。
いざ郵便局(代理店)へ
"Einschreiben"の基礎知識を頭に入れたところで、さっそく郵便局へ行くことにｄしました。ネットで近くの郵便局を検索します。
すると、近所の電気屋さんが郵便局の代行業務をやっていることがわかりました。言われてみると、いつも職場からの帰宅途中その電気屋さんの前に荷物を持った人達がよく行列を作っていました。あの人達は電気屋さんに並んでいるのではなくて、郵便や宅配をしたくて並んでいた行列だったようです。
その代理店は夕方はいつも混雑しているので、平日の昼間に職場を抜け出して書留を依頼しに行きました。店に着いたのが平日の午後2時頃だったので、お店は空いていてすぐ受け付けてもらいました。
片言のドイツ語でｈ"Ich möchte Einschreiben senden (書留を送りたい！)"と伝えたところ、店員さんは私の要望を察してくれて「3.75ユーロよ」と料金だけ伝えてくれました。
"Standard"と"Einwurf"のどちらを選択したのかよくわかりませんでしたが、言われるままに3.75ユーロを支払います。
するとレシートを2枚渡してくれて、そのうちの1枚に"Sendungsnummer (発送番号)"が記載されていました。無事に書留を送ることができたようです。
外国人局からE-mailで返事が届く
書留で書類を送りはしたものの、オンライン申請じゃなくてよいのか若干の不安がありました。
しかし、返事を待つしかありません。
そして待つこと数日。週末をはさんで4日ほどで外国人局よりE-mailが届きました！
親切なことに、その返事はドイツ語だけでなく英語も併記されていました。
返事には約3週間後にアポイントメントの予約をとったこと、以下のものを準備して外国人局(KVR)に来るようにという内容が書かれていました。
・パスポート
・証明写真
・料金
ちゃんと書留が届き、予想していたより早く返事がもらえたので正直ホッとしました。
返事には書類に関する修正依頼や質問はありませんでした。これでなんとかビザ更新ができそうです。
まとめ
・ビザ更新に関する情報は意外と入手困難
・外国人局に聞いても担当者によって言う内容が異なる
・郵送で必要書類を送ったが、すぐに返事がもらえた
後で知ったのですが、(ミュンヘン在住の知人によりますと)以下のURLでもネットでもビザの更新手続きができるそうです。
http://www.muenchen.de/dienstleistungsfinder/muenchen/10185205/
ビザという大事な書類の話なので、担当者によって言う内容が変わるのは本当に勘弁してほしいところです。
なんとかアポイントメント取得までたどりつけたので、あとは当日片言のドイツ語と英語でがんばります！
ビザ更新当日の経緯については、また別のnoteで書きます。
この記事が皆さんのお役に立てると嬉しいです。
今後もミュンヘンの状況、自分が経験したことを書いていきます。アウトプットの励みになりますので、スキ、フォローをよろしくお願いします。