導入事例：決め手は「安さ」「導入の早さ」ー株式会社ミナジン様
注：当取材はオンラインで実施させていただいております。
（弊社のインタビューに答えくださったミナジン経営企画室の髙野様）
「働き方改革」によって、近年ますます注目されている業務効率化やコンプライアンス。株式会社ミナジンは、「人事のチカラで会社を“みんながいきる場所”にする」ために、企業内で手の回りにくい「人事」サービスに特化。人事制度のコンサルティング、給与計算のアウトソーシング、就業管理システムの販売などを提供し、のべ数百社の企業を顧客に抱えていらっしゃいます。
2020年3月から「どこでデスクトップ」をご利用いただいている株式会社ミナジンの経営戦略部髙野様に「どこでもデスクトップを導入した理由」「どのような業務で利用されているのか」「リモートワーク時の問題点や独自の社内ルール」などについて今回お話をうかがいました。
リモートでもお客様の社員情報が守られて安心
ーー「どこでもデスクトップ」を導入してよかった点はなんですか？
社内からは「セキュリティ上で安心だよね」という声があがっています。お客様の個人情報などをPCに入れて持って帰るのは、お客様の社員情報などが流出する心配がありました。「どこでもデスクトップ」なら、個人のPCに情報が残らないので安心できます。
VDI（仮想デスクトップ）を導入する際には、他社サービスとも比較しましたが、金額がとても高く、導入に３ヶ月かかると言われて、難しいなと感じました。
それに比べて、「どこでもデスクトップ」は、価格が他社さんの何分の一、導入も1日でできるというスピード感がうちに合っていたため導入を決めました。
ーー4月8日から全従業員が原則在宅勤務になるとのことですが、社内から反発などはありませんでしたか？
大阪に本社があり、東京にもオフィスを構えています。もともと東京オリンピックに備えて、東京の従業員のみを在宅勤務にする予定でしたが、今回、東京都と大阪府の緊急事態宣言を受けて、急きょ全社でやらなければいけないという決断にいたりました。
お子さんがいる従業員もいるので、出勤することで感染リスクも高まることを考えたら、「家で仕事ができるなら、どんどんやっていったほうがいい」という意見もありました。
ーー以前から、従業員の在宅勤務をされていたとのことですが、始められたきっかけはなんですか？
「やりたいことは、とりあえずやってみよう」という会社なので、従業員から「家でやりたい」という声があり、始めました。
勤怠管理のクラウドサービスを販売する「HRクラウドシステム部」では、顧客サポートソフトウェアの「freshdesk」を利用していて、PC上に電話もかかってきます。
「どこでもデスクトップ」があれば、すべての業務が各自のノートPCでできるため、出社する必要がありませんでした。そのため、「家でできることは家でしたい」という声が上がってきたのです。
社内データサーバーにアクセスする業務で利用
ーー緊急事態宣言を受けて、全従業員が「どこでもデスクトップ」を利用されるということですが、これまでは主にどのような業務で利用されていましたか？
主に社内のデータサーバーにアクセスしないといけない業務で「どこでもデスクトップ」を利用しています。
部署名でいうと３つあります。勤怠管理システムを販売する「HRクラウドシステム部」、お客様の給与計算を行う「労務管理サービス部」の一部、そして管理部です。
サービス導入のコンサルティングでは、お客様とのやりとり、データの保管、システムへの登録など、すべてクラウド上でできるので「どこでもデスクトップ」を利用しています。
労務管理サービス部も給与計算の期間以外は「どこでもデスクトップ」から社内のデータサーバーにアクセスし、家で業務改善等を行っています。
社内の経理も「どこでもデスクトップ」から社内のデータサーバーにアクセスし資料を確認したり、会計ソフトfreeeにアクセスしたりして経理業務を行っていました。
反対に、社内でデザインの仕事をしている者は各自のPCで作って、サーバーにアクセスする必要もないので利用していませんでした。
ーー全従業員の在宅勤務を行う中で、どうしても会社に行かないとできない業務はありますか？
管理部では振込業務、請求書等郵便物の確認、入社者のノートPC等の設定を行うくらいです。勤怠仮システムの「HRクラウドシステム部」は打刻機の設定や発送業務ですね。
あとは、給与計算の「労務管理サービス部」は、給与計算の期間などはフレックスで出社しています。
ーーこれまで、全従業員の在宅勤務に踏み切れなかった理由はなんですか？
先ほど申し上げた「どこでもデスクトップ」を利用している内労務管理サービス部、管理部の２部署は、基本デスクトップPCでの業務のため在宅勤務の場合ノートPCなどデバイスの確保をする必要がありました。また家では集中して仕事ができない人は「そもそもテレワークができない」という理由でやっていない者もいました。
あとは、固定電話に電話がどんどんかかってくるので、誰かが電話をとらないといけない状況がありました。
とはいえ、新型コロナでそんなことも言っていられないので、緊急事態宣言の発動期間中は、電話がかかってくると「メールで連絡して下さい」というようなメッセージが流れるように対応します。
リモートだからこそ、従業員同士のコミュニケーションは密に
ーー在宅勤務で、何か気をつけられていることやルールはありますか？
社内のコミュニケーションは、ビジネスチャットの「slack」とWeb会議サービスの「zoom」または「Hangouts Meet」で行っています。
管理部の例でいうと、slack上で出勤したときと退勤したときに一言投稿することになっています。弊社の「MINAGINE就業管理」でも各自が勤退の報告をしていますが、それだと他の従業員には見えないので、そのようにしています。
管理部では毎朝９時15分からは、zoomで15分間の「朝会」を行っています。そこでは、「今日やることは何か？」「誰が会社に行くのか？」を話します。前日の夜までに、各自がスプレッドシートの「業務報告シート」にタスクの進捗管理を記入しているので、「昨日ここまでやって終わりませんでした。誰か手伝ってください」などといったことも共有しています。
もともと週に１回１時間、部内のミーティングを行っていましたが、全従業員が在宅勤務になるということで、しっかり時間をとって話す機会を増やした方がいいだろうと考えて、週に１回が２回になりました。
常時WEB会議の部屋に接続していつでも質問・相談ができる状態をつくるなど、各部署・各チームやり方や時間は異なりますが、それぞれでこれまで以上に密なコミュニケーションを意識して業務にあたっています。
社内では部署を横断した「オンラインコミュニケーション委員会」を立ち上げなども行いました。「オンラインになる前より質・量ともに密なコミュニケーションを可能とする方法を探す」という目的のもと課題解決、ルール作りなどをすすめています。
ーー他に、リモートワークで利用されているクラウドサービスはありますか？
明細書などの紙はすべてPDF化して共有ファイルサーバーに入れることになっています。これによって、会社に行かなくてもデータがクラウド上で確認できるので、経理の振込業務などが社外にいてもできています。共有ファイルサーバーは自社用に構築したものをAzure（マイクロソフト社）で使っています。
あとは、弊社が提供している「MINAGINE就業管理」、給与計算ソフトの「給与奉行i8」と「V10」、法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」、請求書作成・見積書発行システム「board」、従業員同士のコミュニケーションサービス「Unipos」、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」などです。
ーーリモートワークをしていて、何かトラブルなどはありませんでしたか？
在宅勤務に移行する際の問題はいくつかありました。
そもそも家にPCがないという従業員が、５〜６人いました。ほかにも「家のPCが遅くて仕事にならない」という人がいたので、よりスペックの高いPCをレンタルして自宅に送り、使ってもらうということにしました。
家にネットワーク環境がない者もいたため、ポケットWi-Fiをレンタルして自宅に送り、使ってもらうことにしました。
全従業員の在宅勤務というのは弊社も初めてなので、やっていく中で何か質問あれば、そのつど対応していくことになるかと思います。
slackの「オンライン／オフライン機能」で今そこにいるのかいないのかを確認していますが、本当にいるのかどうかが、やや確認しにくいのは不便な点かもしれません。
会社で顔を合わせていれば「あの人困っているな、大丈夫かな？」とわかりますが、在宅勤務だとそれができないので、在宅でも従業員がすぐにSOSを出せる状態にしておく必要があると思い、在宅での働き方を考えて進めています。
もっと日本にテレワークを広めるお手伝いをしたい
ーーコロナ終息後も在宅勤務は継続されますか？
部署によりけりだと思いますが、「家でやってみてどうだったか？」従業員たちの意見を踏まえて、今後考えていく予定です。
インターネットの利用料をどうするか？ などどうやって精算をするか、現段階で検討中の部分もいくつかあります。在宅勤務を本当に取り入れるなら、社員に負担をかけないよう制度としてしっかり作らないといけないなと認識しています。
最後に
企業のテレワーク導入のお手伝いもしていますが、「リモートワークで効率化したい」「打刻のサービスだけでも利用したい」というお問合せはきています。
将来的には、ドコデモ株式会社さんと一緒にテレワークの普及をしていきたいですね。
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会社概要
企業名：株式会社ミナジン
「すべての会社に人事部を」を経営理念として、
・就業管理やWEB給与明細などのクラウドサービス
・人事評価のコンサルティング
・給与計算など人事業務のアウトソーシングサービス
など、一部上場からベンチャーまで幅広い企業にソリューションを提供している。
本社所在地：大阪府大阪市北区堂島1丁目5番17号 堂島グランドビル6F
設立：1976年
資本金：40,000干円
従業員数：35名（2020年４月１日現在）
URL：https://minagine.co.jp/