爆上げ：よしたか株 ①
かわいいっすね。
それは置いておくにしても、普段ドラマ(というかテレビ)を見ない僕が、割とちゃんと見ているのが「わたし 定時で帰ります」です。
我が家のドラマ・マイスターのママが録画しているのを、一緒に見たりします。そんな今回のお話は「サビ残しないために効率化しよう」的な話でした。
で、吉高さんが話す内容に「それ、俺が現場で言ってることだわ」とシンパシー。
ということで、今回から数回に分けて、僕なりのお仕事時短術を紹介します。
断っておきますが、特殊なことは一切やっておりません。ホント、どこにでも書いてあることばかりです。
でも、どこにでも書いてある基本を守るだけで、これだけのことが出来るというサンプルにはなるかと思います。
敬愛するザック・ワイルドも、昔ヤングギターで言っておりました。
基本が出来ないとギターなんて弾けないさ。
幾ら高い機材をそろえても、腕前がショボいと、いい音なんて出ない。
弾けるようになりたいなら基本的な練習を続けるんだ。
自分自身を高めるしかないのさ。
そういう事なんですよ。働き方改革も。
昨今はやれテレワークだ、ITだと手段が先のように捉えられがちです。ですが、真に大切なのは、その手段を扱う「人」の意識そのもの。”制度よりも風土”。いつもイクボスセミナーで伝える基本のキです。
ということで、第1回目は「整理整頓」を語ります。
★整理整頓
最近まで、勤務していた時の僕の机は、デフォルトでこうでした。
※撮影時期 2018年5月
まず僕は、机に「必要なもの以外は一切置かない」という事を重視します。その日の仕事で使った書類は、①継続使用するもの⇒項目別に分類し整理、②使わないもの⇒データ化もしくはバッサリ処分、としています。処分するのは、主に会議の資料が多いかな。だって、事前にメールで来てるんですよ？それをいちいちプリントアウトして保管して…。地球にも優しくない。データで来てるんならデータでしまえばいいんですよ。更に言えば、どうせ後で議事録来るんだし、振り返りはそっちでいいじゃんと。
これは今でもそう。ともかく仕事に係るものを体系的に整理し、必要か否かを常に考えています。
※もしかして使うかも…と思ったものも、極力データで残し、”参考・○○”のようなファイル名で集約します。大体にして、もしかして…と思って2年近く取ってるものは、その後も使う事はほぼありません
なぜか。それは、「探し物」が嫌いなんです。時間ばっかり食って仕事が進まないから。
こちらの記事によると、年間ビジネスマンが探し物に使う時間は、約150時間。よしたかさんも言ってましたね。大体の人が8時間労働とすれば、およそ19日、つまりほぼ1か月の出勤時間を探し物に費やすことになります。
年間の約12分の１を探し物に使ってるって、普通に考えたら物凄く勿体なくないですか？その時間で仕事進めたら、もっと高い成果出せるでしょって。
以前いたこの現場は、所謂行政関連の3セクで、行政方式で紙ベースでファイリングしたりする報告が多かったんです。
そうなると、急な監査や諸々の場面で「あれいつのだっけ？」とペラペラ～と1枚1枚確認するのが、物凄く効率悪くてストレスでした(僕には…ですけどね)。
だから、報告自体をA４で収めるように配慮したり(これはチームメンバーにも優しいです)、またはデータ化して、タイトルや日時を工夫し、共有ファイル開いて誰でも一発で見つかるように配置したりすることで、電話しながら「ああ、あの件っすね～。えーと…、あ、これは〇〇ですね」なんて、その場でスパッと対応出来ます。それも、チームみんなが。
これだけで仕事の速度も大幅に上がりますし、なによりビジネスは相手あってこそ。素早い対応は相手の時間も奪いません。
こうした取組をしただけで(その他にも色々ありますが)、僕の最終勤務時の残業は「年間ゼロ・有給完全消化」でした。
一方で、当時の事業で行っていた研修等の回数は、毎年過去最高件数を更新していたと思います。
テレワークや、グループウェア導入といった方法よりは、圧倒的に地味ですが、それでも、されど整理整頓。
「わたし、定時に帰ります」って言いたい！っていう人は、まず身の回りの整理から始めてみてはいかがでしょうか。
★次回は「情報共有」について、実践していたことを書いてみますね
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