『コンベンション会場へ行こう！』マガジンコンセプト
ここ数年コロナ渦で、コンベンション会場へ行かなかった方も多いのではないでしょうか？
社会人になって、見本市会場やコンベンション会場に仕事で訪問するのも新鮮な機会です。
でも、数年前に入社した社員の方々は先輩と一緒に会場に帯同する機会がないまま、数年が経ちました。そして、昨年、今年入社した社員の皆さんは、コロナ明けとなり、コンベンション会場に先輩と一緒に行くことになります。でも先輩も含めて、コンベンション会場で、どのようにふるまってよいか、分からないまま、会場を後にすることもあります。
せっかくの他社の会社の皆さんとの一期一会の機会がないまま、帰路につくのは大変残念です。
私ごとですが、入社した直後、工作機械見本市、セミコンジャパン、粉体工業展等を訪問、営業する機会に恵まれ、日本企業のものづくりの素晴らしさを実感しました。
その後、海外駐在時、セミコンウエスト、コムデクス、アドテック、CES、MWC等に営業で出張。北米、欧州、アジアでの出張経験のコンベンションでの新規開拓の機会に恵まれました。
そこで、私自身のコンベンション訪問の知見やウェビナー開催の経験、登壇経験をもとに、MICEビジネスに関わる企業の情報発信のお役に立ち、会場に訪問する参加者の方のお役に立てるデジタル情報を提供して行きたいと思います。
過去の話だけをするのではなく、現在でも毎月、東京ビッグサイトや幕張メッセに訪問し、最新のコンベンション ビジネスの事例を体感していますので、皆さんと一緒にコンベンション会場での活動を共有、学びたいと思います。
Before Convention（コンベンション会場へ行く前に）
Convention on the day（コンベンション会場訪問当日）
After Convention（コンベンション会場訪問後）
Before Convention（コンベンション会場へ行く前に）
コンベンション開催1週間前から10日前に行うこと
① 出展各社のリスト一覧を確認します。
出展ブースのコマ数が開示されている場合、10コマ以上の企業を中心に回ります。
また、自身が企業名を知らない場合でも、10コマ以上のブース出展企業であれば、ＨＰをチェックします。
現在のコンベンションでは出店各社の会社概要サービス内容等は事前に出展者の登録内容として盛り込まれていることが多いため、参加者は事前に予習することが可能です。
ただ意外なことに、こうした内容を確認しないまま、コンベンション会場に訪問する方が大変多いのではないでしょうか？
イベント初日は、各企業の上層部が講演会や出展のために頑張っている社員をブースに立ち寄り、励ます時間にもなりやすいのですが、取引先企業が、表敬訪問といった形で「どうもどうも」「いつもお世話なっております」といった会話で終え、面会したことで、訪問の最終目的になってしまっているケースが未だに多いのも現実です。
今後時間を有効に使うビジネスライフにおいて、そうならない取り組み方を若い方々にお勧めします。
日本のコンベンションビジネスにおいて改善を促したい点であります。
参加者側の事前の予習で、新規開拓やビジネスマッチングに対する心意気といったものが必要です。
出展企業各社はすでに主催者に自社の情報を提供、もしくはHPに登録しています。ですので、参加者は、イベントの主催者のHP内の出展企業リストからクリックするようにした方が圧倒的に効率的です。（企業名を検索窓に入力する作業だと疲弊してしまいますので。）
出展に関して、コマ数であれば、ほぼ同じ金額が装飾費用をかけて、数百万円。イベントは国内外を問わず、自治体や起業を支援する補助金等により、会場でのディスプレイが企業規模よりも煌びやかに見えることがあります。
・出展者がリストのみの場合のコンベンションも、外資系主催のイベントにはあるあるです。こうした場合でもコマ数の確認は可能ですし、何より会社のロゴマークの有無で、起業したばかりの企業か、否かすみわけが可能です。
国内外のイベントでは、BtoB企業では一般のい知名度のない上場企業が多数存在します。しかし上場企業でロゴマークのない企業はないと思います。
会社のロゴマークは何か月かの時間をかけて数十万円以上かけて、制作されます。ロゴマークのない起業したばかりの企業は、コーポレートコミュニケーションやブランディングの観点から、当面は仕事の接点が少ないと思われましたので、訪問の対象外としていました。
② 会場のMAP
出展者の立場に立てば、出展するからには、良い場所に出展したいです。
会場のMAPでは、入口から近くにありる大きなブース、企業への訪問の必要性があるか、否かを訪問前に仕分けします。時間に余裕のある時は黄色のラインマーカーで、囲っていました。
③ 訪問予定の確定（基調講演、主催者講演）
聴講したい基調講演、企業のカンファレンス、著名な方の予約は早めに埋まってしまいますので、コンベンション参加登録時と同時に日時を確認し、確定させる必要があります。
特に初日は人気のある講演とアポイントが重複しやすいため、絶対に聞きたい講演だけを先に確定させます。
最近は、講演ごとにカレンダー機能を備えたもので、自身の管理するカレンダーとシンクロが可能なものも増えてきました。コンベンションの日程を自身のカレンダーと連動させることで、より効率的なアポ取りが可能となります。
④ 訪問予定の確定（各社とのブースまたはミーティングルーム）
アポイントを取る際、アポイントを取る際、どのようなメールを入れてお時間をいただくか、なかなか、腹落ちする雛形やテンプレートは存在しないように感じています。
自身の経験では、
『今回の御社の新製品やサービスについて勉強させていただきたいと考えています。またすぐにユーザになるとは限らないのですがまずは概要だけ10分から15分だけご説明いただければ幸いです』
といったアポイントの取り方をしていました。
Convention on the day（コンベンション会場訪問当日）
コンベンションに合わせて多くの企業は商品発表やサービスのローンチを展開します。
これらに関心があり、話を聞いてみたいと思う企業のブースには直接コンタクトし、アポイントを取ることをお勧めします。
コンベンション訪問時、午前１件、午後１件のアポイントまでとして調整します。
訪問予定の確定（基調講演、主催者講演）で前述した通り、聞きたい講演の時間を鑑み、半日に2件以上入れてみたものの、アポを入れたブース間の距離が遠いため、アポイントの時間に遅れてしまうことのないように、無理なスケジュールは組まないことが肝要です。
また、いわゆる飛び入りに近いブース訪問となっても、ブースの担当者には、話をしたい部署や担当者の具体的なお名前を調べておき、聞くようにします。
そのためにも、アポイントを取る際は会場のマップも確認しながら、同時に進めることが大切です。
After Convention（コンベンション会場訪問後）
コンベンションを終えた当日、もしくは訪問した翌週月曜に、こちらからメールを出しましょう！
コンベンション訪問の目的が新規開拓方、会話の弾んだ方のメールは、こちらから先に送信するようにしています。
ブースで、応対いただいた方で、相性の良かったは、こちらのニーズを良く理解いただいた方の場合が多いです。
こうした方との接点はできるだけ、キープできるように、こちらから、面会した当日か、コンベンション終了日、遅くても、コンベンション終了後の翌週の月曜に、メールを打つようにしています。
企業側からのブース訪問に対するサンキューメール
企業側の営業体制が分業化していると、ブースで応対した方は、展示会、コンベンションのブース専門の方で、いざ、対象企業からのフォローアップメールが来る際はインサイドセールス専門の部署からの雛形、テンプレートと思われるサンキューメールが多いように思います。
このサンキューメールも頂戴する会議は大変有難いですので、いちから、ブースで説明したことを説明するとなると、気持ちが萎えます。
サンキューメールから、優秀なインサイドセールスの方に遭遇するここともあります。中には副業の方で、起業しながら、こうしたインサイドセールスの作業を支援されている場合もあります。
新規開拓で情報交換する際、インサイドセールスの担当者の所属部署と異なる部署への紹介を依頼する場合がありますが、ここで相手先企業の横連携の有無が明確に出ます。
問い合わせだけして、今回は不要と返信してくるケース
問い合わせ部署を明確にした上で、今回は不要、または問い合わせ部署の具体的な担当者名を共有。
担当者名共有後、こちらから、担当者宛にメールを入れるよう、段取り、調整してくれる方。
担当者名共有後、担当者から、こちらにメールが入るように調整してくれる方。
４の作業までしてくれる企業は、大変風通しの良い企業と言えます。
サンキューメールにある日程調整自動化サービス、アポ設定支援ツール
日程調整自動化サービス、アポ設定支援ツールといった呼称で利用する企業が増えているようです。コロナ渦前は、こうした機能をつけてフォローアップメールを頂戴した記憶はほとんどなかったと記憶しています。
受信しても、ワンクリックで、テレビ会議の設定まで、確定するので、コロナ渦前よりも、テレビ会議受託のハードルが自分自身下がった気がします。
何度もフォローアップメールで、複数のURLを閲覧ください、といったメールを頂戴しても、なかなか、クリックしてから、テレビ会議までには到達していなかった自分がいましたので。
以下、フォローアップメールで良く頂戴するようになったツールは以下の各社さんのソフトです。
株式会社 RECEPTIONISTの調整アポ
https://scheduling.receptionist.jp/
ミクステンド株式会社のTimeRex
https://mixtend.com/products/timerex/
ミクステンド株式会社の調整さん
https://mixtend.com/products/chouseisan/
飲み会・サークル・会議等では大変お世話になったソフトです。
キャレンドリー（Calendly） https://calendly.com/
英語ですが、Google Calenderとの連携が便利で利用企業が日本でも増えているように感じます。
コンベンション訪問前後にレポートします！
訪問したコンベンションに関して、訪問後にレビューとしてまとめていきますが、今年訪問したコンベンションは来年も同じ時期に訪問することを前提にします。
翌年、開催前に振り返り、昨年の訪問と課題を備忘録としてまとめておけるように記述していきます。