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【事業所DX】Google カレンダー
日程調整に便利なGoogle カレンダーの使い方についてご紹介します。
予定の見える相手との調整
誰かと打ち合わせをするとき、Google カレンダーで作成した自分の予定に他者を招待するのは基本動作です。自分と相手の共通の空き時間を見つけ、招待して返事を待ちます。
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全員の空き時間から提案してもらえて便利
予定の見えない相手との調整
スタッフとワーカーは別ドメイン
デジKAMAのワーカーがスタッフとの面談希望を出すとしましょう。「スタッフもワーカーもGoogle Workspaceを使っているなら、相互に予定が見えるのでは?」と思いませんでしたか。
実際には双方は別のドメインに属していて、お互いのカレンダーを参照することはできません。
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アクセス権限の設定は、デジKAMAではしません
なぜドメインを分けているか
スタッフはデジKAMAを運営する企業の従業員でもあり、ワーカーとはいわばBtoCの関係です。日頃ワーカーのメールアドレスを指定してファイル共有などしていると感覚がつい薄れてしまいますが、異なるドメイン(組織)の相手の予定は参照できなくて当然です。考えてもみてください、顧客訪問の時間や場所とか、競合他社に知られてしまったら困りますからね。
社外の業務委託先であるワーカーにとっても、運営企業の内部事情などノイズになるだけです。プロジェクトに参画して業務を遂行するのに必要最小限な情報を得られるように留めます。
だからと言ってこのご時世に電話やメール、Slackで「ご都合のよい日時をいくつかください」と相手に空き時間を聞いてすり合わせるのは、あまりにも非効率的。
そこで、今回ご紹介する機能が役に立ちます。Google カレンダーは、単に自分が今見えている予定を管理するだけのものではないのです。
自分の予約枠を公開する
インターネットでレストランを予約したことがある人は、入店時間を選ぶ画面をイメージできると思います。17:00、17:30、18:00、18:30…と30分刻みになっていることが多いでしょうか。あれと同じことが、自分のカレンダーでできます。ドメイン内外を問わず使えます。
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予約スケジュール
詳しくはGoogle カレンダーの公式ヘルプをご参照ください。
スタッフの面談予約枠設定
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予約の長さは30分。
毎週繰り返しで、平日の10時~17時(土日は予約不可)。
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この予約スケジュールを作ったときが開始日。終了日は設定なし。
約2か月前(60日前)から予約枠を先取りできる。
最短で1時間後の予約枠を取れる。
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月~金曜日の10時~17時に予約枠を作るが、閉所日(祝日と年末年始)はその限りでない。
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30分の予約枠の後に5分のバッファを設ける。
ネットワークの接続不良などで数分遅れて開始した場合でも焦ることなくお話を聞けるし、次の予約が入った場合でも合間に他のスタッフと連携したりお手洗いに行ったりもできる。予約件数の上限はなし。
予約する人は他の人を招待できる。
たとえば休業中のワーカーが関係機関の支援者や離れて暮らす家族を呼ぶなど。
ここまでスクロールやメニュー展開をしながら設定したら、Google MeetのURLが自動生成されるようにして保存します。
予約する人からの見え方
スタッフが設定した10~17時の予約枠は専用のページとして発行され、図の右下のようにインターネット上に公開されます。予約する人は、画面上の指示に従ってご自身の都合の良い日時を選び、必要な情報を入力します。最後に、「予約が完了しました」と、Google MeetのURLが付与されたメールが自動的に双方に届きます。
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予約する人からの見え方
余裕を持って
デジKAMAは平日9時に開錠し、掃除やお休みのワーカーが出たときの業務割り当てし直しなどをしながらワーカーの稼働開始に備えます。在宅ワーカーの中には「朝になったらすぐ話したい」と夜中に面談の申し込みをする人がいますが、開所すぐの時間帯はスタッフが最もバタバタしており、まずもって落ち着いてお話ができません。それで、②のとおり一番早い予約枠が10時、それも③のとおり1時間前までに予約完了しておくことで双方の心の準備ができているようにします。夕方はスタッフ会議を行うため、面談は17時までに終わるようにしています。
スタッフは最初に予約ページさえ作っておけば、面談が入ってくるのを待つだけです。メールの自動返信があるので「カレンダーを確認しました」といった返事も別にしなくてよく、あとは余裕を持って当日を迎えるだけです。
自分を犠牲にしない
予約スケジュールの導入前、ワーカーに「いつでもいいですよ」と言うと、稼働終了後すぐに面談となることがありました。午前中に働いた人にとっては12時以降がよいわけですが、終日働くスタッフにとっては昼休みです。建前は「いつでも」だけど、本音は「昼は避けたい」という自己矛盾があることに気づかされました。
予約スケジュールを導入してからも、最初の頃は「11:45」、「12:20」、「12:55」の枠がありました。先の理由で、これらの枠に面談が入ると昼休みがずれ込み、下手するとなくなります。それで、後から1時間の不在時間を繰り返しで入れることにしました。
※ここまで書くと1時間の昼休みを死守したい人みたいですが、臨機応変に対応しています。
メールが届いていたのに気づかず、本文内で提示されていた日程を大幅に過ぎてしまったときに新たな日程候補を聞くのも気が重いものです。しかし、最新のスケジュールがリアルタイムに反映されていく予約スケジュールは、スタッフから「この範囲だったらいつでも」と提示されているもの。予め合意が取れているから、予約する人も気を揉まなくて済みます。
罪悪感のないキャンセル
2か月先まで設けられた予約枠を先取りしても、都合が悪くなったら気軽にキャンセルできます。画面上の操作ですから、これまた「やっぱり都合が…」みたいなウェットなやり取りがいりません。
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対等な予定調整
デジKAMA運営の4本柱の1つに対等主義があります。スタッフが「ワーカーの要求にはいつ何時でも応えないと」と思い込んでいたり、ワーカーが「面談日時の希望はありません、お任せします」とすべて委ねたりすると、途端に対等でなくなります。
スタッフとワーカーには立場や働く場所・時間の違いこそあれど、一緒に仕事をする場においては対等でありたい。自分の意思でもってスマートに予定を調整するのも、その気持ちの表れなのです。