コミュニケーションで役場職員の課題を部分的に解決した話。

こんにちは。
地域活性化起業人の角南（すなみ）です。

普段、役場職員の方からさまざまな業務を相談されますが、1番か2番目に多いのが、「このEXCELを効率化して」です。
(前回の記事参照)

今回は、慎重に扱わないといけないデータだったので、EXCELをカスタマイズする事で解決しましたが、主にコミュニケーションで解決した話を紹介したいと思います。

解決する前の業務内容はざっくり書くと以下のような内容でした。

• 残業時間を書いた申請書が担当者に届く。

• 残業時間を入力すると、1ヶ月分の金額が計算されるEXCELのシートがあり、残業時間を入力。

• 基幹のシステムがあり、残業時間を入力。

• 基幹のシステムにも1ヶ月分の金額が表示。

• EXCELと基幹のシステムの金額が合っているか目視で突き合わせ。

この業務を楽にできないか？というざっくばらんな相談でした。

雑ですが、こんな感じです

話を聞いて、図解しつつ、最初はkintone化も含めて色々提案してみましたが、ことごとく却下・・・

色々提案するも却下・・・

最終的には、
「EXCELからCSVをインポートして、基幹システムに投入できないか？そうすれば、入力作業は部分的に楽になりますよね。」と投げかけてみた所、
「えっ！？そんな事できるんですか？」
と逆質問されてしまいました。

その後、
基幹システムのマニュアルを一緒に確認。
どうやらできそうという事が解ったので、職員の方に基幹システム業者に問い合わせてもらい、詳しい仕様確認しました。

その後、

EXCELへ手入力
↓
基幹システム投入用のCSVダウンロード （ここはVBAでカスタマイズ）
↓
基幹システムへ一括インポート

というフローを構築する事ができました。
現在、お試しで運用してもらっています。

最終的にこうなりました

今回の業務のように、職員の方は自分の作業に疑問を持たずに黙々と作業されている方が多い印象です。秘伝のスープのように、脈々と受け継がれている作業もあります。
そういった方に対して「変えれるんだよ！」という事を言える、身近な存在になれればいいなと思える事例でした。

前回の記事では、chatGPTが職員の業務の右腕になり、私の存在はなくなりそう・・・と書きましたが、こういった事ならまだまだ出番はありそうです。