チャットツールを使用する際の注意点について

今回は、チャットツールを使用する際の注意点についてお話しようと思います。

使用ルール・運用ルールを決める

チャットツールの使用については、リモートワークの普及によってたくさんの方がチャットツールを使用する機会が増えているので、何となく使うのではなく、しっかりと使用ルールや運用ルールを決めて使うほうが好ましいと思っています。
というのも、使用ルールや運用ルールを決めずに使っていると、そんなのつもりではなかったのに相手に不快感を与えてしまったり、トラブルの原因になることもあるためです。
もちろんうまく使うことでコミュニケーションの活性化や情報共有、スピード感を持った対応などのメリットも生まれますので、適切に、最大限に活用するためのルール作りが重要になってくると考えてもらうとわかりやすいかと思います。

非同期型コミュニケーションの理解

ルールを作成する際に重要なのは、ツールの特性としてチャットツールは非同期型のコミュニケーションツールであるということを理解することが重要です。
よくあるパターンですが、相手からの返事が遅いとか、逆に相手のレスポンスが早すぎてついていけないといった、個人間のレスポンススピードの差が問題になるケースがあります。
チャットでのレスのスピード感は、抱えている仕事やタスクによっても変わりますし、外出先やデスクに着席している時などの物理的な対応状況によってもかなり変わってきます。
それぞれのタイミングで、個人がレスを返す判断をしているので、レスを返すスピードは実は気にする必要はありません。
それぞれがそれぞれのタイミングで返しているものだということを理解すれば、ストレスになることもないかと思います。
なので、「非同期型のコミュニケーションツールである」ということを理解することが重要です。

相手への配慮をしよう

また、これは当然のことですが、チャットツールを使っているのは人間です。
なので、レスの返し方がぶっきらぼうだったり、言葉の使い方が荒かったり雑だったりすると、印象が悪くなるということもありえます。
また、言葉ではなく文字だけなので、印象としては本来のニュアンスより冷たく思われることのほうが多くなります。
自分が思っているよりも相手には冷たい印象で伝わるものであるということを理解することが大切です。
そのため、ツール側でも絵文字やスタンプなどの相手に与える印象を和らげる機能を搭載しているので、冷たくなりすぎているなと感じている場合は絵文字やスタンプを使用して場の雰囲気を穏やかなものにする心遣いもあっていいかと思います。
ただ、チャットツールを使用する目的は仕事にためではあるので、あまりくだけすぎないようにするということも大切です。
この辺は個人のバランス感覚によるので判断は難しいですが、運用ルールなどで絵文字やスタンプの適切な使用方法や活用例を用意することで対応はできるかなとも思います。

言葉選びは大切に

このように、チャットツールを使うときにも、きちんと画面の向こうにいる相手のことを思ってメッセージを送るようにしましょう。
個人的には、チャットで使用する言葉選びはすごく大切なことだと考えているので、送る前に一呼吸おいて「この文章で相手はどう思うだろう？」と考え、問題なさそうだと判断した時にメッセージを送信するくらいの感じでいいと思います。
うまく活用すれば仕事が円滑になるツールではありますが、反面使い方によってはトラブルの原因にもなるものだということを理解し、うまく付き合っていけるように考えてみるといいかなと思います。

＜ホームページで成果を出すWeb運用のポイントをわかりやすく解説します。＞
このチャンネル「Web運用のおっちゃん・ふにすチャンネル」では、「ホームページで成果を出す」ために、どのようにWeb運用を行うことが大切なのかということを紹介しています。
Web運用のおっちゃん・ふにすチャンネルは、ふにす株式会社のでぐちが作成しています。
ふにす株式会社
https://funnis.net/

------------------------------------------------------------------

ふにすに聞いてみたいことや、リクエストがある方はコメントしていただくか、SNSまでご連絡をお願いします。
いただいたリクエストには基本的にお答えするつもりでいます。

Twitter　@funnisnet
https://twitter.com/funnisnet

Facebook 　@funnisnet
https://www.facebook.com/funnisnet

お仕事に関するお問い合わせはこちらにお願いします。
https://funnis.net/contact/

阪急高槻市・JR高槻駅から徒歩5分にある古民家改装シェアアトリエ「福寿舎」にて、誰でも気軽に相談いただけるWeb相談所を運営しています。
https://funnis.net/fufu/

Web運用のおっちゃん・ふにすチャンネル
https://www.youtube.com/channel/UCKFOS2CFRMaNNzZqd0jq_bg/videos

------------------------------------------------------------------