kintoneでWEB出願システムを構築したお話②
はじめに
こんにちは、でのぞです。
今回の「kintoneでWEB出願システムを構築したお話②」では、kintoneと連携サービスで構築したからこそ「学校の制度に合わせたシステムを作れたぞ」というお話を書きます。
WEB出願システムと入試システム
ここで一旦、本学における入試業務の各システムの用途を整理します。
WEB出願システム＝志願者情報を受け付けるところ。
入試システム＝成績の処理や入学金管理など。
本学ではこのように「WEB出願システム」と「入試システム」と入試業務の役割を分けて考えていました。
というのも、既に入試システムは存在しており、紙の願書を受け付けて入試システムに入力するという業務が従来の流れだったためです。
なので計画としては、WEB出願システムを導入して「志願者情報をWEB出願で取得→入試システムに流し込む」ということが想定していました。
このような感じです↓↓
WEB出願システムで願書を受け付ける。
↓
データを書き出して入試システムに取り込む。
↓
入試システムで成績処理などを行う。
しかしこの計画が、以下の理由で「WEB出願構築だけでなく入試システムもkintoneにリプレイスしちゃおうぜ～」という計画に変更になります。
①入試システムの動作が驚くほど重い。
②特待生情報など学校独自の制度に対応できずExcelを併用していた。
③上司に入試システムの保守停止したいな～とやんわり言われた。（ん？）
という経緯からWEB出願導入だけでなく入試システムのkintone化も決まったんです。
少しややこしいですが、WEB出願システムといっても入試システムと言っても結局入試業務なのねっていうことは理解していただければ幸いです（汗）
kintoneだからできたこと
kintoneで構築して良かった点は、学校の制度を全て盛り込むことが出来たことです。
例えば、本学は特待生の制度が細かく設定されているのですが、旧入試システムでは対応しきれず別途Excelで管理する必要がありました。その為、志願者１名の情報があちこちに散らばっている状態に。
今回、kintoneで構築したことで「部活の情報」「減免制度の管理」「減免割引率の計算」など入試に関わる情報を一つにまとめる事が出来ました。
入試業務だけでなく学校独自の制度に対して通常の校務システムだけでは対応しきれずということが良くあります。
対応するには機能を追加してもらうか、丸っとシステム開発を外注するしかありませんでした。しかしそうなるとコストは膨大で、学校の規模によっては導入が難しいという現状があります。
なので、学校の制度をそのままシステムにサクっと反映できたことがkintoneで構築して良かった点だと思います👏
連携サービスフル活用
今回のWEB出願システムでは、契約している連携サービスさんを全てフル活用しました。
gusuku Customine = 画面デザインの変更など
krewData = 点数結果の集計や志願者数の集計など
krewSheet = 点数結果の入力画面や教務システムへの取り込みデータの作成
フォームブリッジ = WEB出願フォームとお問い合わせ窓口に使用
kViewer = WEB出願サイトの構築など
プリントクリエイター = 受験票から入学金振込依頼書などとにかく大活躍
kMailer = 各種お知らせの送信
kBackup = 大切な受験生の情報とマスタデータをバックアップ
gusuku Customineは４スロット契約していて、残り１つ大事に温めていて「ここだ！」と思って使いました（笑）
旧入試システムの動作がとても重かったので、別アプリからのデータの呼び出しもサクサクと動くしとにかく現場スタッフに大好評でした！
krewSheetを活用することで、エクスポート後に加工することなく簡単に教務システムに入学者情報を取り込めるようになり、こちらも大好評です👍
別のWEB出願システムの場合、書き出した後にさらに教務システムへ取り込める形にする為の作業が必要でした。
トヨクモ製品さんは相変わらずのフル活用ですが、今回の構築で個人的に好きなポイントは、kViewerのデザインテンプレートを活用してWEB出願サイトを簡単に構築できたことです。
気が向いたら覗いてください↓↓👀
デザインテンプレートは学内用の求人掲載サイトにも使ってまして、おしゃれなデザインがどれも好みなのでラインナップ増えないかな～って密かに思ってます（笑）
最後に
ざっくりしたお話でしたが簡単にまとめると「kintoneは学校独自で導入している制度や業務の特性に合わせて構築できる寄り添い型システムなんだな」と感じた構築でした🦆
最初はWEB出願の構築？規模でかすぎやないか？と不安だらけでしたが、無事運用が開始されほっとしているところであります。
次の③では、現場のスタッフさんにWEB出願構築の感想を聞いてみました。ぜひご覧ください。^^