幼稚園の制服販売をWEB化したお話③

お話のまとめ

こんにちは。でのぞです。
２０２１年度の冬頃に、幼稚園の制服販売を１園で試験運用を開始しました。そして、最近残り２園も無事運用がスタートして、ようやく足並みが揃った感じです。なのでメモとしてnoteに残しました。

財務課分室の佐々木さん

今回のWEB化には、財務課分室の佐々木さんのアイディアがフルで盛り込まれれています。

実は、私が図書館スタッフだった頃、一度もお話ししたことがなくて、初めての打ち合わせで、すごーく緊張したのを覚えています。笑
でも、話してみると佐々木さんはとても気さくな方で、アイディアマンで、「こうしたい」「こうしたかった」が止まらない。面白い人なんだ！と新しい発見でした。

kintoneの画面操作についても、佐々木さんは必ず「とりあえずやってみる！」と言ってくれます。これって結構すごいことなんですよね。

「パソコンが苦手だから」と跳ね除けない姿勢に感謝しています。kintoneのマニュアルを読みながら色々試してくれたり、今後佐々木さんから生み出されるアイディアが楽しみで仕方ありません。

佐々木さんにお話聞いてみた。

財務課分室の佐々木さんに、今回のWEB化について、お話伺ってみました。

佐々木さん、佐々木さん。いきなりですが、幼稚園の制服販売をWEB化して良かった点はありますか？？

紙をファイルする作業が無くなった事です。
以前は、紙の注文書を受け取って、日付を記入して、ハンコを押して、保管して、なんて作業が発生していましたが、これが一切無くなり、紙の管理をやめて、kintoneでの情報管理に移行することができました。
紙を一枚一枚めくって探すことなく、すぐに必要なデータを検索できるようになりましたね。

確かに、以前の作業は手間がかかってましたね！領収書の発行はどのように作業していましたか？

領収書の発行には、紙の注文書をデータ化する必要がありました。
Excelに入力して、そのデータを基に領収書発行して、という作業です。
今ではWEBフォームから直接データが入ってくるので、そのデータを基にプリントクリエイターのボタンクリックするだけで作成できます。またその作業は現場で行ってもらうので、領収書を発行してお渡しするやり取りも、発生しなくなりました。

現在、一緒に業務の効率化を進めているところですが、効率化して達成したい、佐々木さんの目的（目標）はなんでしょうか？

お客様（生徒・保護者・教職員）に対する”サービスの向上”です。

なるほど。何か具体的に、サービス面で困っていることが？

例えば、お客様との連絡です。
以前は保護者・生徒に対しての連絡手段が電話しかなく、時間帯を気にして、結局数日後のご連絡になってしまった、なんていうこともありました。
また、連絡したいけど働いている時間は人それぞれだから、どのタイミングで連絡すればいいかわからない。さらには、一人体制なので事務室不在時に折り返しの電話も受け取ることが出来なかった、なんていう状態でした。

もしかして、既に連絡手段についての悩みは徐々に解消されつつありますか？

そうなんです！今では、お問い合わせフォームの活用やkMailerによるメールの配信などが基本になってきたので、時間帯を気にせずメールを一通入れておくことが出来ます。

確かに、高校の制服販売会で取り入れたお問い合わせフォームは大活躍でした。目標であるサービス向上が、少しずつ達成されていますね！

はい。今後は、別の販売業務にも、こういったノウハウを展開してきたいと思っています！

面白そうですね。今後も、佐々木さんの新しいアイディアとっても楽しみです！いきなりインタビューありがとうございました👏

お話の終わり

kintoneとトヨクモ製品は、一人体制である財務課分室の佐々木さんを支える強力ツールとなっているようです。財務課分室の佐々木さんとの効率化チャレンジは、これからも続いていきます。

kintoneについてnoteを書くのは初めてです。記事というより、構築したお話しメモのような感覚で、これからもkintoneと連携サービスを活用した学校法人での事例を、主に事務部門になりますが、超マイペースに書いていければなと思います^^

ではでは✋